ЭДО для МСП в разрезе лишних расходов.
Планом “глобальной налоговой цифровизации” в масштабах страны озвучены следующие цифры: к концу 2024 года перевести в электронную форму 95% счетов-фактур (за исключением счетов, отнесенных к государственной тайне) и 70% товарных и транспортных накладных.
Уже сегодня при работе с прослеживаемыми/ маркированными товарами и при сдаче некоторых форм отчетности, обойтись без ЭДО не получится.
Бизнесу для включения в ЭДО предлагается следующая схема:
- Подключение к системе ЭДО (платная услуга) и с помощью ЭПЦ свободно обмениваться документами с контрагентами.
- Через модуль обмена (платная услуга) загружать полученные/ выгружать готовые на платформу, например, 1С.
Расходы на ЭДО напрямую зависят от объема документооборота, проходящего через оператора ЭДО.
Построение внутри компании разумной схемы документооборота - это ежемесячная экономия значительных средств.
Само по себе ЭДО дает возможность бизнесу снизить расходы на канцтовары, почтовые/курьерские затраты и пр. НО! есть возможность и более серьезной экономии:
- Отказаться от приобретения модуля обмена данными или/ значительно снизить объем документооборота, проходящего через модуль.
- Настроить ЭДО/ большую часть ЭДО через е-мейл.
Как работать без модуля обмена
Модуль нужен для “перегрузки” документов от оператора ЭДО в базу 1С.
Операторы ЭДО активно рекламируют именно платную обработку, а вот о существовании бесплатного варианта переноса документов умалчивают.
Для крупных компаний с достаточным объемом “первички”, без модуля обмена не обойтись. А вот для сектора МСП есть возможность сэкономить.
Если объем документов в компании невелик, то в “копилочку снижения расходов” можно смело относить 15 тыс. рублей в месяц.
Эти средства вам сэкономит программа 1С - в ней предусмотрен обмен данными с любым оператором.
Загрузка документа легко укладывается в 3 движения мышкой - процесс несложный и требует не так уж много времени.
Поисковики и Яндекс и Гугл при запросе “как загрузить в 1С эл документ из, например, Диадок?”, в один голос подтягивают несколько страниц со ссылками именно на платную обработку. Большинство бухгалтеров МСП попросту не знают о бесплатном варианте выгрузки документов.
Операторы ЭДО умело манипулируют фразой “если документы в 1С загружать вручную, то ФНС не засчитает такую загрузку оригиналом документа, и в любой момент, может затребовать “бумажный” экземпляр”.
Они лишь не уточняют, что именно подразумевается под фразой “загрузить вручную”.
Да, если бухгалтер загрузит в 1С документы в формате ПДФ (скрин/фото), то налоговая, действительно, такой документ не сочтет оригиналом.
Если же бухгалтер выгружает документы, как описано выше, то никаких претензий со стороны фискалов быть не может.
Как настроить ЭДО через е-мейл
Электронный документооборот - это избавление бухгалтера от кип бумажных документов и “плюсик в карму” за сохранение лесов.
УБ предлагает простой пошаговый алгоритм настройки ЭДО по е-мейлу. Такой вариант ЭДО является бесплатным, но подходит не всем.
Если компания
- не являются плательщиком НДС,
- не работает с прослеживаемыми/ маркированными товарами,
- большую часть контрагентов составляют ИП/самозанятые/ УСН,
то она вправе организовать ЭДО посредством электронной почты и ПЭП.
В качестве электронной цифровой подписи, которой должный подписываться документы, может выступать ПЭП (простая электронная подпись) руководителя.
ПЭП - это комбинация логина и пароля от электронной почты.
Моментом подписания считается момент завершения отправки электронного письма по е-мейлу.
Подписание - это транзакция. Запись об этой транзакции сохраняется в вашей почтовой программе и у почтового оператора на почтовом сервере. Именно эта запись превращает почтовое сообщение в оригинал документа.
Вариант подписания документов ПЭП прямо предусмотрен в ФЗ-63 “Об электронной подписи”, соответственно, признается ФНС и судами, НО, при соблюдении определенных условий.
Предложенный алгоритм настройки ЭДО по е-мейлу даст возможность МСП легально обмениваться документами с контрагентами.
В каких случаях ПЭП признается легальной
- В случаях прямо предусмотренных законодательством.
- В случаях, когда использование ПЭП оговорено соглашением сторон (договором).
- В случаях, предусмотренных правилами платежных систем.
Для избежания каких-либо разночтений с фискалами, УБ предлагает разработать в компании форму договора, в котором учтены следующие условия:
- В договоре прямо
- указывается на легитимность подписания документов ПЭП,
- прописано, что простой электронной подписью считается е-мейл,
- зафиксированы юридически значимые е-мейлы сторон.
- В договоре присутствует перечень документов, которые подписываются ПЭП:
- акты оказанных услуг,
- дополнения к договору,
- технические задания и пр.
- Договор содержит:
- обязательства сторон сохранять конфиденциальность доступа к ПЭП,
- указание на то, что договор составлен в электронной форме (без привычной фразы о 2-х экземплярах для каждой из сторон).
При грамотно разработанном договоре, алгоритм подписания документов и алгоритм их сохранения предельно прост.
В зоне ответственности компании остается сохранение:
- архива переписки на протяжении 4-х лет,
- доступов к электронной почте.
Перечень документов, которые можно подписывать ПЭП для ЭДО
- Договоры,
- Изменения условий договоров (допсоглашения),
- Приложения к договорам/ Технические задания,
- Уведомления контрагенту,
- Претензии контрагенту,
- Акты,
- Возражения на акты.
Основные ошибки предпринимателей при работе с ПЭП
Эти ошибки предпринимателей при настройке ЭДО через е-мейл дарят фискалам возможность не признавать такие документы оригиналами:
- В договоре не предусмотрено подписание документов простой электронной подписью,
- В договоре не прописан пункт о конфиденциальности доступа к ПЭП.
- Документы не сохраняются в электронный архив.
- Потерян доступ к е-мейлу, указанному в договоре.
- Обмен документами происходит с адреса/адресов не указанных в договоре, как юридически значимые.
- В электронную базу сохраняются лишь вложения без самого письма.
- Контрагенту отправляются сканы документов без соблюдения всех необходимых процедур (алгоритм подписания документов).
Настроить работу системы ЭДО через е-мейл, несложно. А в ряде случаев и необходимо.
К примеру компания регулярно заказывает услуги по настройке рекламы с соцсетях; по созданию и техподдержке сайта и пр. Подрядчиками выступают ИП/ самозанятые лица. Очень немногие из этой категории налогоплательщиков имеют усиленную электронную подпись, а оформить простую электронную подпись под силу всем.
Хотите избавиться от вороха бумажных документов, которые попросту съедают время/деньги/площади?
УБ поможет выстроить оптимальную и экономную систему ЭДО именно для вашей компании.
Схеме работы и настройка системы выполняется один раз, а значительное снижение расходов компания получает ежемесячно.
Контакты для связи:
+7 999 589 44 09
zakaz@uralbuh.ru