Этот вопрос встает перед каждым руководителем или менеджером по персоналу минимум раз в год. Крупные компании могут позволить себе обратиться в event-агентство и заказать праздник «под ключ». Но как же быть фирмам поменьше, финансовые возможности которых ограничены? Чаще всего их сотрудникам приходится брать все хлопоты по проведению мероприятия на себя. Не за горами любимый праздник россиян - Новый год, а значит, по всей стране будут греметь вечеринки, в том числе и корпоративные. Подготовка к такому событию занимает немало времени, поэтому стоит начать ее заранее, а не за неделю до дня «X». Ведь выбор подходящего места, программы и меню, музыки и артистов - задача не из легких! Чтобы праздник удался на славу, мы решили составить для вас небольшую памятку.
Шаг первый. Определитесь с количеством участников, датой и бюджетом торжества. От этого будет зависеть вся дальнейшая подготовка.
Шаг второй. Выберите тему корпоратива. Вариантов множество! От кругосветного путешествия до бала-маскарада, от дискотеки 90-х до вручения Оскара. При выборе в первую очередь стоит ориентироваться на возраст сотрудников и, конечно, на их пожелания. Ведь важно, чтобы на празднике все чувствовали себя комфортно. Если времени до заветного дня еще много, можете даже ненавязчиво провести опрос среди коллег и узнать их предпочтения по тематике вечеринки.
Шаг третий. Найдите подходящий ресторан или банкетный зал. Помогут в этом сайты служб бронирования, например «Ресторанный рейтинг» или «Рестоклаб». Основные критерии отбора: удобство месторасположения, вместимость, стоимость банкетного меню. Посмотрите фотографии, почитайте отзывы и (обязательно!) съездите лично в выбранные заведения, ведь даже самые качественные фотографии не могут до конца передать атмосферу места. В случае с рестораном - уточните у администрации, сколько будет стоить его закрытие, если вы остановитесь на банкетном зале - выясните, какова стоимость аренды. Узнайте, можно ли заказать алкоголь, если нет - есть ли пробковый сбор (и какой!). Поинтересуйтесь, есть ли сервисный сбор за обслуживание и сколько процентов он составляет, чтобы в дальнейшем это не для вас оказалось неприятным сюрпризом. Многие рестораны включают сервисный сбор в общий счет за мероприятие. Если выбор сделан, забронируйте зал и внесите предоплату, заключите договор с заведением.
Шаг четвертый. Выберите ведущего - посмотрите видео с мероприятий, почитайте отзывы. Плюсом будет наличие праздничного реквизита. Расскажите, какая тематика вам нравится, какие идеи хотелось бы воплотить в жизнь. Спустя какое-то время ведущий предложит вам сценарий. Если вам все понравится, смело заключайте договор и вносите предоплату, чтобы забронировать дату.
Шаг пятый. Закажите артистов и шоу (танцевальное, фаер-шоу и так далее), если это необходимо. Исполнителей вам может порекомендовать ведущий.
Шаг шестой. Как правило, за полторы-две недели до праздника, Вам нужно будет встретиться с банкетным менеджером и утвердить меню. Постарайтесь учесть вкусы всех сотрудников, в том числе вегетарианцев. Что касается алкоголя, то следует купить или заказать в заведении алкоголь нескольких видов, но в умеренном количестве. Тем более, если следующий день за корпоративом рабочий.
Шаг седьмой. Решите вопрос с трансфером. Будут ли сотрудники добираться сами? Если да, то узнайте, как проще всего это сделать и сообщите информацию коллективу. Если до места проведения мероприятия “своим ходом” добраться сложно, необходимо организовать трансфер от офиса или ближайшей к нему станции метро и обратно. Обратитесь в транспортную компанию, предварительно почитав о ней отзывы, и заключите договор.
Шаг восьмой. Сообщите коллегам о предстоящем корпоративном вечере на совещании и продублируйте информацию по электронной почте. Напишите дату, время, место, как добраться до заведения, тематику вечера, дресс-код.
Шаг девятый. Подготовьте сувениры для конкурсов и необходимый реквизит, если об этом просил ведущий. Также стоит задуматься о подарках и грамотах для коллег.
Шаг десятый. Постарайтесь сделать так, чтобы как можно больше сотрудников пришло на корпоратив. Например, расскажите им, что на празднике состоится розыгрыш ценных призов. Иногда руководители даже применяют штрафные санкции в случае неявки на корпоратив, но такие «драконовские» меры чаще всего излишни. Люди, как правило, и сами хотят повеселиться и отметить с коллегами окончание года.
Шаг одиннадцатый. За несколько дней до мероприятия созвонитесь с менеджером ресторана или банкетного зала, ведущим, артистами, представителем транспортной компании и убедитесь, что ваши договоренности в силе.
Шаг двенадцатый. Накануне мероприятия проследите, чтобы в ресторан привезли алкоголь и другие напитки, если у Вас есть такая договоренность с заведением.
Итак, все готово к празднику.
А за помощью в организации корпоратива в формате бизнес игры ''Денежный поток'' можете обращаться :
Сайт: cashflow-mo.ru
E-mail: info@cashflow-mo.ru
Tel: +7(977)285-39-04
Подробнее читайте в профиле или на сайте.