С 2023 года изменяется порядок использования электронной подписи в организациях. Начинается внедрение в деловой оборот машиночитаемых доверенностей, которые будут подтверждать делегирование полномочий руководителей бизнеса в цифровом формате. По новым правилам представителю компании необходимо будет получить сертификат электронной подписи физлица, а право подписывать электронные документы за организацию обеспечит электронная доверенность.
Предлагаем вместе разобраться в нововведениях.
Виды электронных подписей
С 1 января 2023 года все физические лица (в том числе – сотрудники, кроме самого руководителя организации или ИП), при представлении интересов организации или ИП должны использовать свои электронные подписи (сертификаты физического лица). При подписании такой электронной подписью документов от имени организации или ИП, полномочия представителя необходимо подтвердить машиночитаемой доверенностью. В настоящее время осуществляется поэтапный переход на применение таких цифровых доверенностей в соответствии с положениями Федерального закона от 30.12.2021г. № 443-ФЗ.
Уже с марта 2022 года физические лица, представляющие организацию или ИП в госорганах, могут использовать личную электронную подпись (сертификат физического лица). Однако при использовании такого сертификата требуется электронная доверенность в машиночитаемом виде (машиночитаемая доверенность или МЧД), подписанная сертификатом электронной подписи (ЭП) доверителя. Такие сертификаты ЭП должны применять лица, которые не уполномочены действовать от имени организации или ИП без доверенности, то есть – все сторонние физические лица и все сотрудники, кроме руководителя или ИП.
А вот в сертификате самого юридического лица указывается его владелец – руководитель организации. Такой сертификат выдается только законному представителю организации, который вправе действовать от имени организации или ИП без доверенности, и запись о котором внесена в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Не позднее 1 января 2022 года все руководители организаций и ИП должны получить такие сертификаты электронной подписи в инспекции Федеральной налоговой службы (ФНС) или в удостоверяющих центах ФНС (Сбер, ВТБ, Промсвязьбанк и др.), так как сертификаты ЭП, выпущенные до этой даты, станут недействительными с начала 2023 года.
Напомним, что для получения сертификата ЭП руководителю организации или ИП необходимо иметь с собой:
- Паспорт руководителя (ИП)
- СНИЛС руководителя (ИП)
- ИНН руководителя (ИП)
- ИНН организации
- Физический носитель (токен).
До 31.12.2022г. можно применять сертификаты, одновременно содержащие реквизиты организации и сотрудника организации (в этом случае МЧД не требуется). Однако с 01.01.2023г. применение МЧД для юридических лиц и ИП станет обязательным. Такие правила установлены Федеральным законом от 06.04.2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Отметим, что сейчас рассматривается возможность продления применения сертификатов ЭП сотрудников, однако решение пока не принято. Дело в том, что еще летом Министерство цифрового развития подготовило законопроект, сдвигающий срок перехода на обязательное применение МЧД на 1 сентября 2023 года. Если внесенные поправки будут приняты, то до окончания переходного периода можно будет продолжать использовать выдаваемые коммерческими Удостоверяющими центрами сертификаты, в которых наряду с информацией о сотруднике указываются сведения о юридическом лице.
Для чего нужна машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронный документ, подписанный сертификатом электронной подписи руководителя организации или ИП, и подтверждающий полномочия конкретного физического лица подписывать от имени этой организации (ИП) электронные документы и передавать их в государственные органы и другим контрагентам.
МЧД является полноценным аналогом бумажной доверенности, оформляемой на сотрудников компании или сторонних физических лиц, и имеет равную с ней юридическую силу. Но, в отличии от бумажной доверенности, МЧД преимущественно используется при работе с электронными документами и создается в формате, позволяющем проверять ее подлинность в автоматическом режиме, без участия сотрудников контрагентов или представителей контролирующих органов.
Главной целью МЧД является подтверждение полномочий на подписание электронных документов и совершение других юридически значимых действий в рамках электронного документооборота (ЭДО).
Поскольку при работе с электронными документами в рамках ЭДО подтвердить полномочия на подписание и передачу того или иного документа с помощью обычной бумажной доверенности довольно проблематично, требуется оформление именно МЧД.
Повторим, что до нового 2023 года применение и использование МЧД не является обязательным. Что, однако, не мешает организациям и ИП добровольно перейти на использование МЧД уже в текущем году. Дело в том, что применение МЧД рано или поздно станет обязательным, и чем раньше компания перейдет к оформлению МЧД на своих работников, тем больше времени у нее будет для освоения новых требований к работе с электронными документами.
Как оформляется машиночитаемая доверенность
Переход к новому порядку подписания электронных документов начинается с оформления электронной подписи работника, которому будет доверена работа с документами в рамках ЭДО. Оформить такую подпись можно в любом коммерческом удостоверяющем центре. После получения работником электронной подписи на него нужно будет оформить собственно саму МЧД.
Сделать это можно непосредственно в программах отправки отчетности либо через специальный сервис ФНС (m4d.nalog.ru -> опция «Создание XML-доверенности»). В будущем предполагается, что каждый контролирующий орган будет устанавливать свой собственный формат МЧД для приема документов от организаций и ИП, но пока машиночитаемую доверенность разрешается оформлять произвольно.
Тем не менее, МЧД должна соответствовать обязательным требованиям, установленным законодательством, и иметь в своем составе все необходимые реквизиты и сведения. Так, в соответствии с Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857, доверенность обязательно должна содержать следующие реквизиты:
- наименование документа
- сведения о доверителе
- сведения о представителе
- дату совершения доверенности
- срок действия доверенности (при наличии)
- перечень полномочий представителя
- номер доверенности
- усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность
- возможность передоверия доверенности.
МЧД создается в электронной форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации. Если доверенность создается для передачи в информационную систему, в которой не реализована возможность автоматизированной обработки и визуализации МЧД, она может быть составлена в машиночитаемой форме в формате PDF (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858).
Создав работнику МЧД, ее нужно подписать электронной подписью руководителя организации или ИП, а также зарегистрировать в ФНС. После этого сведения о сотруднике, на которого была оформлена МЧД, добавляются в учетную запись ЭДО, где указывается сертификат электронной подписи сотрудника и номер оформленной доверенности.
При этом, храниться электронная доверенность может как в используемой компанией информационной системе, так и на сервере оператора ЭДО. Также сведения об электронной доверенности хранятся в государственных информационных системах, в которые организация направляет свои электронные документы, на сервере ФНС и в информационных системах компаний-контрагентов.
Использование машиночитаемой доверенности в работе
После внесения сведений о доверенности в используемые информационные системы сотрудник получает право на самостоятельное подписание электронных документов от имени организации своей электронной подписью физлица. При этом каждый подписываемый электронный документ автоматически будет дополняться и сведениями о доверенности, на основании которой действует работник.
Таким образом, направляя подписанные документы своим контрагентам или контролирующим органам, компания одновременно будет направлять им и сведения об МЧД. При этом, в составе направляемых контрагенту универсальных передаточных документах (УПД) уже будет содержаться номер МЧД подписавшего их сотрудника. А для обмена другими документами со своими контрагентами, необходимо будет сначала направить им необходимые МЧД произвольным документом по ЭДО.
Получая подписанные электронные документы, адресат сможет легко проконтролировать их подлинность путем проверки регистрационного номера МЧД. Например, проверка МЧД, содержащихся в УПД, осуществляется автоматически: система направляет соответствующий запрос в реестр МЧД на сайте ФНС (m4d.nalog.ru) и при получении подтверждения о действительности электронной доверенности дает разрешение на дальнейшую обработку полученных документов. Если программа не находит сведений об МЧД, она информирует пользователя о том, что доверенность является недействительной, а документы - неподписанными.
Отметим, что у компании есть право в любой момент отменить выданные физлицам МЧД. Отменить доверенности можно в своей информационной системе, у оператора ЭДО или при помощи сервиса ФНС. Для отмены потребуется указать номер отменяемой доверенности и причину ее отмены (например, увольнение работника организации).
Особенности доверенности страхователя в ПФР
С 10 января 2022 вступили в силу новые нормы Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», согласно которым уполномоченный представитель страхователя (организации или ИП) осуществляет свои полномочия, в том числе на основании доверенности в форме электронного документа.
Иными словами, уполномоченный представитель страхователя (юридическое или физическое лицо) может представлять в ПФР отчетность на основании машиночитаемой доверенности, подписанной электронной подписью доверителя (страхователя). ПФР утвердил формат отдельного электронного документа, подтверждающего полномочия представителя страхователя.
Документ получил название «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» и представляет собой аналог машиночитаемой доверенности. То есть, такое уведомление используется для информирования ПФР о предоставлении права уполномоченному представителю страхователя подавать отчетность и иные документы в электронном виде в Пенсионный фонд, подписывать документы электронной подписью от имени страхователя, осуществлять ознакомление с актами, решениями, требованиями ПФР и их обжаловать. Формат Уведомления о предоставлении полномочий представителю действует с 19.08.2022г.
Однако на сегодняшний день Уведомление может применяться представителем только при отправке персонифицированной отчетности по форме СЗВ-ТД. Пенсионный фонд обещает, что в ближайшее время список отчетных форм и документов, отправляемых на основании Уведомления, будет расширен.
При необходимости, зарегистрированное в ПФР Уведомление о предоставлении полномочий представителю можно отозвать. Для этого потребуется заполнить «Уведомление о прекращении полномочий представителя».
И в заключение сказанного …
Поскольку машиночитаемая доверенность выдается физическим лицам, необходимо будет контролировать доступ к ЭДО и, например, при увольнении работника вовремя аннулировать МЧД. Это позволит избежать возможных рисков неправомерного использования электронной подписи.
До начала нового года осталось достаточно мало времени, поэтому нельзя оставлять процессы получения подписей и оформления МЧД на самые последние дни декабря, так как потребуется время, чтобы оформить сертификаты ЭП всем сотрудникам, которые подписывают документы. А также научить сотрудников работать с МЧД.
Бухгалтерская компания "Правильный расчет": подписывайтесь, чтобы не пропустить важные новости налогообложения и учета.
#Машиночитаемая доверенность #мчд #декларация #электронная подпись #укэп #отчетность