1. Краткая информация о клиенте
Компания ООО «Корстоун» предоставляет консалтинговые и управленческие услуги по внесению продукции в реестр Минпромторга - https://corestone.ru/ . Основной офис в Москве, филиалы в г. Казань, Омск, Пенза. Сегмент b2b. Ввиду специфики деятельности компании договорные отношения с контрагентами представляют сложную и разветвленную систему документации.
2. С какими задачами к нам обратился клиент?
Перед нами стояла задача автоматизировать систему контроля за задержками сроков на каждой фазе проекта. Нужно было решение, которое позволит руководству оперативно отслеживать статистику просроченных дней. Отчёт должен был формироваться автоматически, с ежедневным обновлением. Кроме того, необходим был как индивидуальный учёт по каждой сделке, так и общее число задержек по всем проектам на текущую дату. Также эти данные должны были использоваться в отчёте по качеству.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Всю работу мы реализовали при помощи инструмента «конструктор отчётов» и бизнес-процесса, который называется «запись количества дней до конца этапа».
При помощи роботов в воронке «проекты» мы зафиксировали количество дней, которые клиент закладывает на выполнение каждой стадии, день начала новой стадии, а также день планового окончания фазы без просрочки.
При помощи бизнес-процесса «запись количества дней до конца этапа» в этом же поле фиксируется результат: есть задержка по фазе или нет, указывается количество дней просрочки и количество дней до конца фазы. Таким образом, эти данные автоматически обновляются и в сделке, и в отчётной таблице.
Для того, чтобы данные обновлялись ежедневно, мы создали ещё один бизнес-процесс «запуск ежедневного пересчёта», который запускается автоматически каждую ночь и пересчитывает количество дней просрочки. Здесь мы столкнулись с небольшой трудностью: у заказчика в работе бывает до 400 сделок, и система не справлялась с проверкой всех проектов одновременно за 60 секунд. Мы решили эту проблему, добавив счетчик на каждые 50 сделок. То есть система проверяет 50 проектов, затем делает паузу на 10 минут и проверяет следующие 50 сделок, и так до конца списка. Заканчивается этот процесс обнулением и новой задачей на следующую ночь о полной проверке списка.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Руководство пользуется предложенным решением ежедневно. Отчёт формируется просто, обучение функционалу не вызвало затруднений.
5. Преимущества от внедрения
Существенно упростилась процедура контроля за просрочками по фазам. Это позволило руководству оперативно принимать решения по проблемам, возникающим на любой стадии любого проекта. А также контролировать качество и эффективность работы менеджера, ответственного за сделку.
6. Отзыв заказчика о проделанной работе.
Решение классное. Работает ещё не в полном масштабе из-за того, что есть старые сделки, где нет нужных стадий, и они не попадают в отчёт. Но это нюанс, и он не портит общую картину по новым сделкам. То, что уже работает очень нравится. Взаимодействием в процессе настроек довольны. Интегратор всегда на связи по любому вопросу.
