Сегодня происходит активная трансформация всех отраслей производства. Повышение цен на материалы и фурнитуру, сложности с поставками, уход основных дистрибьюторов — то, с чем пришлось столкнуться производителям мебели. Потребители же стали ближе знакомиться с отечественными брендами и внимательнее следить за качеством локальных изделий.
В регулярно меняющейся обстановке важно, чтобы цепочка производства работала безотказно: от четкого взаимодействия в команде, до доставки товара и сборки мебели. Поэтому использование digital-инструментов CRM-системы поможет проконтролировать бизнес-процессы и уберечь от непредвиденных рисков.
Что важно автоматизировать в мебельном производстве?
Контроль финансов. В любом бизнесе необходимо вести учет денежных средств. Благодаря грамотному управлению финансовыми потоками и их распределению, компания стабильно функционирует и приумножает ресурсы для своего развития. Некоторые производители не считают нужным учитывать каждую закупку или непредвиденную мелкую трату, особенно если это было направлено не на поддержку рабочего процесса. А когда приходит время свести все финансовые показатели, выявляются недочеты из-за человеческого фактора, образуется разница между поступлениями и затратами, возникают кассовые разрывы, и бюджет распределяется нерационально. Поэтому важно иметь систему, которая будет контролировать все денежные операции, рассчитывать рентабельность проектов и показывать реальную прибыль компании.
Автоматизация управления проектами. Когда мебельное производство небольшое, вам проще проконтролировать этапы создания изделия и его поставка клиенту. Но как только бизнес начинает расти, у вас появляется несколько проектов, которые реализуются параллельно друг другу. В этом случае легко упустить детали, недосмотреть за сроками, качеством или запросами клиента. В CRM-системе есть возможность следить за реализацией проектов и сроками их выполнения.
Взаимодействие с клиентами. Для работы с клиентами также необходима платформа, которая настроит грамотное взаимодействие между менеджерами и заказчиками. Согласитесь, неприятно, когда сотрудник обещал вам перезвонить и сообщить детали готовности вашего изделия, но этого не сделал. Или если вы звоните в сервис, а ваш менеджер регулярно меняется, и вам приходиться объяснять детали заказа заново. Чтобы избежать таких ситуаций, на рынке существует CRM-системы для сбора клиентской базы и ведения сделок.
Ведение документооборота. В бизнесе необходимо вести точный документооборот, начиная с договоров с клиентами и поставщиками и заканчивая кипой бухгалтерских бумаг. Хранение документов в облачном сервере помогает не потерять ценную данные с контрагентами и делает их доступными в любой момент. Автоматизация документооборота избавляет от рутинной работы с бумагами, которая отнимает время от производственного процесса.
Управление проектами
В Аспро.Cloud есть возможность создавать проекты, в которых можно прописать порядок работ, сроки выполнения и финансовые показатели для производства изделия. Также вы сможете выстроить шаги с помощью чеклистов. Например, прописать цепочку процесса: создание макета → подбор материалов → подготовка изделия → облицовка мебели. Это поможет двигаться поэтапно и контролировать трудозатраты в проекте. Какие еще инструменты есть в модуле управления проектами?
- Создание шаблонов. Вы можете создать заготовленные шаблоны по однотипным проектам и использовать их в любое время. К примеру, можно прописать основные этапы изготовления кухонного гарнитура, после выполнения которых проект будет завершен.
- Вехи проекта. Можно прописать контрольные точки — вехи, с помощью которых вы декомпозируете проект на части. Так вы будете двигаться поэтапно, контролируя каждый шаг производства.
- Канбан-доска. На единой доске можно отслеживать этапы каждого заказа и оценивать продуктивность работы команды. Канбан-доска разделена на 4 столбца по основным действия. К примеру: создано, в работе, на утверждении и передано клиенту.
- Учет времени по проектам. Использование тайм-трекера поможет контролировать сроки выполнения задач и затраченные ресурсы. Этот инструмент покажет плановое и фактическое время, что позволит отследить продуктивность команды.
Работа с клиентами и сделками
Производство мебели — это длительный процесс, поэтому важно поддерживать постоянный контакт с клиентами. В CRM-системе Аспро.Cloud происходит автоматический сбор заявок, и формируется карточка клиента. В ней хранится история оплат, выездов на замер, все счета и акты. Это поможет сформировать клиентскую базу с данными заказчиков в одном месте. Какие еще функции есть в модуле контроля сделок и клиентов?
- Интеграция с e-mail. Поступающие письма будут автоматически заноситься в систему и формировать карточку клиента. С помощью этого вы не пропустите ни одну заявку и сохраните данные.
- Подключение телефонии в CRM. В системе Аспро.Cloud есть интеграция с IP-телефонией. При входящих и исходящих вызовах автоматически создается карточка клиента, в которой сохраняется история звонков вместе с аудиозаписями разговоров.
- Выстраивание автодействий в сделках. Вы можете задать условия в системе, по которым она автоматически создаст задачу, проект, оповещение, событие. Также платформа самостоятельно переведет сделку на новый этап или сменит ответственного менеджера.
Контроль финансового потока
В мебельном производстве важно учитывать расходы на закупку материала, рассчитывать рентабельность проектов и регулировать денежные операции компании. В системе есть модуль учета финансового потока. С его помощью можно контролировать доходы, расходы организации и следить за направлением ее развития. Что еще поможет сделать модуль финансов Аспро.Cloud?
- Планировать поступления и затраты. Вы сможете назначить даты, когда нужно оплатить материалы или получить поступления от клиентов. Это поможет вам избежать кассового разрыва, а система заранее покажет рентабельность проекта при внесении данных о доходах и расходах.
- Распределять затраты по финансовым статьям. В системе вы можете создать финансовые категории и распределить денежные потоки. Такой функционал поможет мебельному производству сформировать смету для изготовления изделия.
- Автоматизировать загрузку платежей через интеграцию с банком. Модуль для финансового учета самостоятельно определит выставленные счета и совершит оплату. Помимо этого она найдет нужные платежи и привяжет их к соответствующему проекту.
- Предоставить подробные P&L отчеты. Вы можете просмотреть отчет по прибыли и убыткам и проанализировать эффективность вашего производства. Это поможет вам корректировать финансовую политику компании.
Счета и акты
В мебельном производстве регулярно выставляются счета и акты заказчикам. Чтобы грамотно выстроить работу с документами и не тратить время на подготовку бумаг, CRM-система Аспро.Cloud оснащена программой для работы со счетами и актами. Вы сможете контролировать оплаты и избавить себя от рутинных действий. Что можно сделать в модуле?
- Создавайте профессиональные счета. Вы можете оформить счет по своим требованиям, с фирменным стилем и автоматически выставлять его клиентам.
- Формируйте шаблоны счетов. Используйте готовые счета с одинаковым перечнем работ и выставляйте клиентам. Это избавит вас от регулярного формирования однотипных документов.
- Выставляйте акты работ. Создавайте акты выполненных работ и отправляйте прямо в системе. Менеджеры смогут отслеживать статус по каждому документу.
- Получайте отчеты по оплатам. Отчет покажет сумму ближайших платежей, а также укажет полученные и просроченные оплаты.
Доступ для внешних пользователей
Изготовление мебельного изделия требует точности и терпения, и порой последнего не хватает клиентам. Им важно знать, что над их заказом работают и стараются сделать все качественно. Чтобы повысить лояльность клиентов, в CRM-системе есть возможность предоставить внешний доступ к проекту. Заказчик сможет увидеть ту информацию о проекте, к которой вы предоставите доступ. Какие возможности дает эта функция?
- Просмотр каждого этапа проекта. На единой доске клиент сможет увидеть задачи и прогресс по изготовлению своего изделия.
- Отслеживание счетов и актов. В личном кабинете пользователя клиент сможет просмотреть проведенные оплаты и сопроводительные документы по своему заказу.
- Настройка доступа. Вы можете предоставить доступ к определенным функциям или информации. Например, клиент сможет видеть задачи по изготовлению мебели на доске, но не сможет просматривать исполнителей по его проекту. Также в чате с клиентом ему могут быть доступны диалоги со всеми исполнителями или только с конкретными лицами.
Какой результат вы получите?
Так автоматизация мебельного производства поможет структурировать работу и избавит от рутинных действий. CRM-система поможет выстроить качественное взаимодействие между сотрудниками, менеджерами и клиентами. Такая платформа способна поддерживать бизнес-процессы компании и корректировать направления ее развития. Учет всех необходимых показателей обеспечит грамотное функционирование производственного предприятия и снизит риск непредвиденных факторов.
Хотите навести порядок в проектах и финансах и улучшить взаимодействие всей команды? Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно 14 дней!
