Не у всех предпринимателей есть чёткое представление, зачем нужен бизнес-процесс и как его описать. В этой статье я разберу на примере отдельного кейса пользу регламентирования бизнес-процессов. И расскажу, с помощью какого главного критерия можно оценивать качество написанного регламента.
Что такое регламентирование бизнес-процессов
Регламент — это документ, в котором описано, как в компании проходит какой-либо бизнес-процесс. Например, вы владелец типографии. Когда вы получаете заказ, то начинаете его выполнять, придерживаясь определённого порядка действий. Клиент заказывает у вас продукт → подписывает договор → бухгалтерия обрабатывает договор и получает оплату → начинается предпечатная подготовка: вычитка текста на ошибки, корректура → заказ поступает в печатный цех → полностью готовый, он поступает к клиенту. Так вот, регламент бизнес-процесса — это документ, в котором пошагово описан путь и указано, кто и что должен делать, чтобы заказ в срок поступил к клиенту.
Как проверить качество написанного регламента
Существует всего один способ внедрить регламент в компанию: запустите процесс и посмотрите, как он работает. Но есть одно важное правило: регламент должен решать конкретную задачу и помогать бизнесу. От него должна быть польза.
Чтобы можно было понять, сработал ли регламент, у вас должна быть отправная точка. Например, если я хочу проверить, хороший ли в новом ресторане салат «Цезарь» — у меня уже должны быть какие-то представления об этом салате: каким он должен быть на вкус, что туда входит, какие ингредиенты допустимы, а какие нет. Так и с регламентами: вы должны заранее представлять, каким должен быть конечный результат.
Как регламент может решить проблемы бизнеса
Когда я вижу регламент какого-либо бизнес-процесса, чтобы проверить его эффективность, я задаю вопрос: «Какую проблему этот регламент может решить?»
Выше я описывал бизнес-процесс типографии. Это не просто пример, а реальный кейс клиента Visotsky Inc. И эту схему мы разработали для него, чтобы компания выполняла заказы в срок. Этот бизнес-процесс решал такие задачи:
- Помогал понять, что упущено — из-за чего в выполнении заказов есть сбои;
- Настраивал все процессы так, чтобы минимизировать сбои.
Какие проблемы были в типографии до регламентирования бизнес-процессов
Ошибки допускали по идиотской причине. Например, продавец сказал клиенту, что заказ будет готов через 2 недели. Но когда команда приступила к изготовлению, оказалось, что текст для печати ещё не получен, оплата не прошла, дизайн не согласован и т. д. Из-за ошибок заказчиков команда не могла выдать в срок продукт.
При этом в отделении, которое отвечает за предпечатную подготовку, никто не волновался, если нужных файлов не было вовремя, и не названивал клиенту, все просто терпеливо ждали. А в идеале, если текст не получен в течение суток после оформления заказа, уже пора было отправлять клиенту письмо с запросом недостающих файлов. А также уведомление, что теперь сроки заказа будут смещены из-за задержки со стороны клиента.
Как мы решили эту проблему с помощью регламента
Такая проблема — стандартная для несистематизированных компаний. Мы её обнаружили, только когда описали бизнес-процесс. Когда мы создали регламент и прописали порядок необходимых действий — все заказы стали поступать к клиентам в срок.
Вывод
Я не сторонник того, чтобы разрабатывать «регламенты ради регламентов». Каждый созданный вами документ должен решать какую-то проблему.
Проверить, работает ли регламент, можно, оценив, как изменилась ситуация в компании после его внедрения.
