Каждый из нас сталкивался с проблемой полного отсутствия времени: когда дел настолько много, что ты не знаешь, за что взяться. Еще в старшей школе многим говорили: «Учитесь планировать свою нагрузку, в вузе вам это пригодится». Но вот мы выросли, поступили в университеты, а умение все успевать так и не появилось. Как повысить свою эффективность? Возможно ли «управлять временем»? В нашем материале мы попробуем ответить на эти вопросы и расскажем вам о самых известных методах тайм-менеджмента. А еще мы узнали у студентов НИУ «БелГУ», как они планируют день и организуют себя, чтобы совмещать учебу с работой.
Начнем с того, что мы все иногда что-то не успеваем. Кто-то не вовремя сдает домашнее задание, кто-то опаздывает на маршрутку. Иногда в этом нет ничего страшного: «Слава богу, преподаватель увеличила сроки сдачи» или «Следующая маршрутка приедет через 15 минут. Сяду на нее».
Однако бывает, что мы не успеваем выполнить действительно важное дело. Подготовка к экзамену в последний день или просроченный дедлайн на работе могут сильно повлиять на наши дальнейшие успехи.
К сожалению, мы не живем в мире волшебства и не обучаемся в Хогвартсе: решением всех наших проблем не может стать маховик времени. Но есть некоторые техники тайм-менеджмента, которые помогут студентам взять бразды правления временем в свои руки. Они несложны в выполнении, и сейчас мы поделимся ими с вами.
«Система 25 минут» или «метод помидора»
Франческо Чирилло придумал этот способ, готовясь к экзаменам. Его кухонный таймер в виде помидора, на котором он засекал время, и дал название методу. В чем суть? Вам нужно поставить таймер на 25 минут и в течение этого времени не отвлекаться от работы. Дальше устройте 5-минутную передышку и повторите цикл. Каждые четыре цикла устраивайте перерыв подольше длиной в 30 минут.
С помощью системы 25 минут вы разделите монотонную работу на небольшие части, которые будут восприниматься не такими сложными и громоздкими. После каждого временного отрезка вы будете получать заслуженный отдых и сможете с новыми силами приступить к работе. Всем студентам стоит взять эту технику на вооружение: она отлично подходит для монотонной работы, например, написания большого конспекта.
Принцип «девяти дел» или «1–3–5»
Если хотите провести время продуктивно и не выбиться из сил, присмотритесь к принципу «девяти дел». Он заключается в том, что за день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять маленьких. Например:
Одно большое дело: провести генеральную уборку в комнате.
Три средних дела: приготовить обед; сделать задание по одному предмету; запустить стирку.
Пять маленьких дел: помыть голову; погулять с собакой; прочитать 30 страниц книги; почистить галерею в телефоне; проверить почту.
Метод удобен для тех, кто больше опирается на категории задач, чем на временные интервалы. Принцип «1-3-5» хорош тем, что выстраивает у вас в голове иерархию дел на текущий день и помогает всегда помнить о самом главном из них.
«Канбан»
«Канбан» — схема для визуализации рабочего процесса. Эту технику придумали в Японии для того, чтобы отслеживать работу сотрудников на предприятии, но сейчас ее вполне успешно применяют и для личного планирования. Разберемся, как ей пользоваться.
Вам нужно начертить таблицу из трёх столбцов: «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в первый столбец. В течение дня вы вычеркиваете дела из первого столбца и перемещаете в следующие, исходя из их состояния.
«Канбан» привлекает своей наглядностью и помогает визуально отразить свой список планов. Кстати, если использовать доску и стикеры, получится еще удобнее и понятнее. Начертите на доске таблицу, а на стикерах напишите свои задачи. В течение дня можно переклеивать стикеры из одного столбца таблицы в другие. Когда в очередной раз потеряетесь в потоке учебы и работы, вспомните про «Канбан» — так вы сможете упорядочить дела.
Временные блоки
Наверное, многие пробовали составлять себе список задач на день, но всё равно не успевали выполнить их полностью. Проблема в том, что простой список дел не учитывает две важные вещи. Во-первых, в нем не значится, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. А вот метод временных блоков учитывает и то, и другое.
Вам нужно заранее выделять подходящее время на каждое дело и в этот интервал заниматься только им. На практике это может выглядеть так:
10:00–12:00. Написать лекцию
12:30–13:30. Позаниматься спортом дома
14:00–14:30. Сходить за продуктами
15:00–17:30. Внести правки в учебный проект
18:00–19:00. Приготовить ужин и поесть
Метод временных блоков отличается от обычного распорядка дня. Здесь отрезки времени выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. В остальном распорядок может быть свободным.
Довольно требовательная методика — не дает халтурить и откладывать какую-то задачу на потом, ведь на все отведено конкретное количество часов.
С ней хорошо справятся люди с твердой самодисциплиной, которые умеют выполнять дела по графику и грамотно их планировать, оценивая свои ресурсы. Если вы пока не можете сказать так про себя, попробуйте начать с маленьких, но конкретных дел и постепенно развивайте свои навыки
в тайм-менеджменте.
Матрица Эйзенхауэра
Типичная ситуация у студентов: накопилось много домашних заданий и не понимаешь, за что хвататься. Тут на помощь приходит матрица Эйзенхауэра.
Этот метод тайм-менеджмента придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Нужно записать все ваши дела, распределив их на четыре группы по важности и срочности:
- срочные и важные;
- срочные, но неважные;
- несрочные, но важные;
- несрочные и неважные.
Да, матрица не организует полностью ваш рабочий процесс, но поможет сортировать дела в соответствии с их важностью. Если не можете решить, какую задачу сделать первой, а какую отложить на потом, смело пользуйтесь данной техникой. Она научит расставлять приоритеты в работе и учебе.
Zero Inbox
Мерлин Манн, американский писатель и блогер, изначально придумал этот метод для работы с электронной почтой. Но вообще «входящие» — это не только почта, но и любая несортированная информация у вас в голове, задачи, с которыми вы пока думаете, что делать. Необходимо регулярно разгребать вашу папку «Входящие», чтобы в итоге она всегда оставалась пустой.
Чтобы это сделать, ежедневно садитесь и разбирайте все ее содержимое. Принимайте решение, что сделать с каждым пунктом, с каждой задачей: выполнить, отложить, передать, ответить, удалить. С помощью Zero Inbox вы будете быстрее структурировать задачи на ближайшее время и разгружать свой мозг.
Fresh or Fried
Свежий или жареный? Если речь идет о нашем мозге и работоспособности, логично выбрать первый вариант. Утром, когда человек недавно проснулся, его мозг еще свеж. Затем, со временем, он устает — «жарится». Конечно же, с жареным мозгом нормально не поработаешь. Поэтому желательно следовать следующим правилам:
С вечера составляйте список дел на завтрашний день.
На начало дня планируйте самые важные и сложные дела, чтобы сделать их первыми, пока мозг свежий и у вас есть силы.
На вторую половину дня планируйте те дела, что не так сложны и важны. Сюда же поместите дела, которые вам приятны и не будут вызывать сильное напряжение.
На следующий день выполняйте дела по списку. В конце дня составьте новый список на завтра.
Методика подходит тем, кто не успевает сделать важные дела, потому что любит откладывать их в долгий ящик. Отличная возможность приучить себя к дисциплине и научиться грамотно выстраивать планы. А еще вы, несомненно, станете продуктивнее.
И еще несколько советов
Мы перечислили 7 подходов в тайм-менеджменте, которые сделают вашу повседневную жизнь организованнее и легче. Напоследок дадим пару универсальных советов по управлению временем. Они просты и пригодятся любому.
Правило двух минут
Предельно простое правило гласит: дело, которое не займёт больше двух минут, стоит сделать прямо сейчас. Выполните — и выбросьте его из головы.
Способ «10 минут»
Когда вы не можете уговорить себя всё-таки взяться за необходимую работу, скажите себе, что будете заниматься делом только десять минут, и приступайте. Скорее всего, за эти десять минут вы уже втянетесь в работу и легко ее продолжите.
«Правило лягушки»
Брайен Трэйси — автор этого правила — называет «лягушками» дела, которые сделать надо, но не хочется. Он советует делать как минимум одно из таких дел в начале дня. Это называется «съесть лягушку». Потом, в течение всего дня, вы будете довольны, что одно из таких неприятных дел уже позади.
Чередуйте разные виды деятельности
Чтобы не уставать от однообразной работы, полезно в течение дня менять род занятий.
Анализируйте
Возьмите в привычку вечером оценивать, как прошёл ваш день. Подумайте, что вы успели, а что нет, что помешало выполнить все намеченные планы. Довольны ли вы своими результатами или можно было сделать лучше? В следующие дни попробуйте устроить работу над ошибками.
Выставляйте сроки для каждой задачи
Так вы сможете точнее планировать день и развить самодисциплину.
А какими секретами пользуются студенты НИУ БелГУ, чтобы всё успеть?
Мы поговорили с ребятами, у которых действительно мало свободного времени: они одновременно и работают, и учатся. Выяснили, удается ли им это делать без потери качества и помогает ли в этом тайм-менеджмент. Наши герои также дали небольшие советы студентам, как правильнее распределить свои 24 часа в сутках и успешно совмещать вуз и работу.
Марина, 20 лет, 4 курс:
– Работать я начала совсем недавно, так как поняла, что успеваю вовремя выполнять все задания по учебе и много времени провожу, смотря тиктоки или читая новости в телеграме.
Еще с первого курса я взяла в привычку планировать свой день. Вечером очень подробно расписываю, что мне предстоит сделать. В первой половине дня стараюсь выполнить самые важные дела, которые идут первыми в списке. Это зачастую связано с тем, что пары у нас в университете до обеда. После выполнения всех сложных задач я благодарю себя за проделанную работу. Созвон с родителями, час тиктоков, покупка вкусностей — в общем, выполняю любое свое желание. После обеда я работаю. Вечер тратится на монотонные дела: прибираюсь, готовлю, выполняю задания, которые дали в университете. В субботу я отдыхаю от прошедшей недели и набираюсь сил. В воскресенье потихоньку возвращаюсь в рабочий режим, начиная выполнять работу, не требующую много энергии.
Тем, кто не справляется с совмещением работы и учёбы, я бы порекомендовала начать со списка дел. Это поможет своевременно выполнять задачи. Во-первых, вы ничего не забудете — у вас всегда будет под рукой шпаргалка. Во-вторых, вы всё сделаете. Если вы перфекционист, это будет еще большим стимулом: очень приятно смотреть на список, в котором рядом со всеми пунктами поставлены галочки.
Никита, 23 года, 2 курс магистратуры:
– Первые два года бакалавриата я ничего не успевал. Я тогда не работал, и моей главной задачей была только учеба, но, тем не менее, всегда во время сессии я засыпал к утру лицом в учебнике.
Завистливо смотря на одногруппников, которые успевают и работать,
и учиться, я понял, что дело не в сложности учебных дисциплин, а в моем неумении планировать свой день. Тогда я начал тщательно изучать техники тайм-менеджмента и стараться применять их в своей жизни.
Опробовав 3-4 способа, которые не подошли моему складу характера, я наконец нашел то, что идеально меня устроило. Метод «Канбан» помог мне на третьем курсе сдать сессию без троек, научиться планировать свой день и спустя два курса устроиться работать. Сейчас я уже заканчиваю магистратуру, пишу диссертацию и параллельно работаю. Не могу сказать, что успеваю абсолютно всё, но с большей частью дел мне до сих пор помогает «Канбан». Думаю, всем студентам стоит присмотреться к методикам распределения времени и выбрать для себя хотя бы один простой, но рабочий способ.
Ирина, 21 год, 4 курс:
– Я выбрала для себя удаленную работу, чтобы было проще совмещать с учебой. Работаю полный день 5/2, но эти два выходных дня я могу выбирать сама в зависимости от загруженности. А еще могу выполнить свой план задач за меньшее время и освободиться пораньше. Признаюсь, что не всегда получается правильно распределить время, особенно на университетские задания, потому что сейчас приоритетнее работа. Она занимает основное количество часов, и бывает сложно заставить себя собраться и сесть за учебу.
И все же я стараюсь планировать день и успевать делать хотя бы большую часть дел, если не все. Мне нравится прием в тайм-менеджменте, который называется «матрица Эйзенхауэра»: он заключается в том, чтобы разделить свои задачи на группы, исходя из их срочности и важности. В итоге получается 4 группы, в таком порядке они и выполняются:
- срочные и важные;
- срочные, но не важные;
- несрочные, но важные;
- несрочные и не важные.
Я давно приучила себя строить планы на следующий день, чтобы помнить
о важных делах. Еще у меня есть интересная особенность, касающаяся больших, объемных проектов: люблю делать их ближе к дедлайну, в сжатые сроки, буквально за несколько дней. Я так становлюсь продуктивнее, и мозг реально работает лучше. Но это, наверное, немного рискованный способ, который подходит не всем. А вот рутинные задания по учебе я заставляю себя выполнять равномерно в течение всей недели, чтобы не копить долги.
Советую студентам не пытаться сделать все и сразу, а наоборот, выделить то, что важнее всего, что нужно быстрее закрыть. Мне помогает во время работы и учебы полностью отвлекаться от соцсетей — так все получается гораздо быстрее. И, конечно, проанализируйте, в какой период дня вы более продуктивны, чтобы использовать это время по максимуму.
Иван, 20 лет, 4 курс:
– Сейчас я работаю в ночную смену администратором в компьютерном клубе, поэтому вопрос совмещения с учебой у меня не так ярко выражен. Мой график 5/2 с 10 вечера до 7 утра. Конечно, я нередко сталкиваюсь с проблемой распределения времени. Часто такое бывает, что не хватает свободных часов, чтобы сделать все дела по учебе, но я стараюсь успевать закончить хотя бы самые важные для меня.
Про конкретные техники тайм-менеджмента я мало слышал. Помню только про способ, когда дела разделяются на 4 группы: сделать, делегировать, отложить, удалить (do, delegate, delay, delete). Лично я иногда обращаюсь к этой технике и распределяю свои задачи на день, ориентируясь на сложность их выполнения и приоритетность для меня. Самые неважные откладываю на потом. Могу разделить какое-то задание с одногруппником или договориться о взаимопомощи: я помогаю человеку с одним делом, он мне – с другим. В итоге все в выигрыше и экономят свое время.
Мое мнение таково: не нужно распыляться на много дел одновременно; из этого, скорее всего, не выйдет ничего хорошего. Сначала лучше побыстрее закрыть свои дела и задачи, пока на это есть энергия, а затем планировать отдых.
София, 21 год, 4 курс:
– Мой график работы можно назвать плавающим. Я договариваюсь с потенциальными клиентами компании о встрече и подстраиваюсь под время, которое им удобно. Стараюсь не совмещать работу с расписанием пар. Практически всегда у меня это получается. Бывает, происходят накладки, но мне, как правило, удается их разрешить. С учебой и работой практически не остается времени для себя. Поэтому я отдыхаю по воскресеньям, когда нет ни работы, ни учебы.
Специальных техник и методов распределения времени я не знаю. Мой личный тайм-менеджмент разрабатывается интуитивно. Я планирую свой день так, чтобы обязательно выспаться, полноценно есть в течении дня и грамотно отдыхать между важными задачами. Мне важно, чтобы минимум 40% дня я могла заниматься второстепенными делами или вовсе ничем не заниматься. Вечерами, после основной загрузки, я делаю домашнюю работу для университета. Если понимаю, что время близится к полуночи, а дела еще не доделаны, то ложусь спать и возвращаюсь к ним утром. Лучше я раньше лягу и раньше проснусь, чем наоборот. Можно сказать, что мой основной метод — это всегда находить время на моральный и физический отдых, если мне это необходимо.
Я могу порекомендовать студентам выбирать работу с графиком, который в любой момент можно подвинуть, перенести какие-то задачи. Никогда не угадаешь, когда и насколько задержатся занятия — лучше, чтобы вы могли сами распоряжаться своим временем. Не затягивайте с домашними заданиями, лучше выполнять их ежедневно, по чуть-чуть. И, конечно, не берите на себя ту работу, которая будет сильно перевешивать учебную занятость. Вы рискуете набрать хвостов и долго их пересдавать.»
Действительно, везде важен баланс, в том числе в работе и учебе. Тайм-менеджмент как раз об этом: нужно грамотно выстраивать свои планы и балансировать между активной деятельностью и перерывами на отдых. Нам удалось разобраться, при помощи каких методик можно управлять собственным временем и выполнять все планы на день. Теперь вы можете взять на вооружение техники тайм-менеджмента и истории наших студентов и идти покорять вершины. С таким арсеналом полезных материалов маховики времени точно никому не пригодятся.
Подготовили Ирина Беспалова и Марина Гараева
#таймменеджмент
#студентуназаметку
#лайфхак
#какэкономитьвремя
#полезныесоветы
#студентбелгу