«...если бы вы были фермером, стали бы вы покупать трактор с позитронным мозгом, жатку, борону, доильный аппарат, автомобиль и так далее — всё с позитронным мозгом? Или приобрели бы обычную технику и одного позитронного робота, который мог бы на ней работать? Причем хочу вас предупредить, что второй вариант в пятьдесят, а то и в сто раз дешевше.»
А. Азимов «Стальные пещеры» 1953 г.
Перед стартом поиска процессов для роботизации, давайте разберемся для чего нужна роботизация, и какие цели преследует внедрение программных роботов в компании.
Основной целью внедрения RPA будет снижение затрат и повышение эффективности рабочих процессов без потери качества. Однако каждое подразделение будет иметь свои, более конкретные цели. Например:
- IТ-специалисты полагаются на RPA для развертывания приложений и мониторинга сетевых устройств
- В то время как финансовые и бухгалтерские отделы используют RPA для устранения человеческих ошибок и оптимизации времени ввода данных,
- В клиентских центрах роботы могут помогать сотрудникам поддержки, повышая их производительность
- Отделы кадров полагаются на роботов в оформлении сотрудников, отпусков, больничных, переводов и увольнений и так далее.
Что же стоит за всеми этими целями:
- минимизация затрат сотрудников на выполнение рутинных задач;
- оптимизация работы сотрудников;
- оптимизация бизнес-процессов в подразделении;
- улучшения качества предоставляемых услуг;
- увеличение количества выполняемых задач.
Все это в итоге позволит компании добиться снижения затрат и повысить эффективность процессов без потери качества.
Для достижения этих целей, требуется ответственно подойти к составлению стратегии роботизации. Она позволит не только сэкономить деньги, но и поможет в дальнейшем качественно масштабировать эффект от технологии RPA.
Правильный отбор процессов для роботизации – это 80 процентов успеха внедрения RPA в компании.
Для этого существует ряд этапов:
Этап 1. Выявление
На этом этапе создается рабочая группа, в состав которой могут входить руководители подразделений и рядовые сотрудники.
На основе знаний об PRA рабочая группа формирует список процессов, которые могут быть автоматизированы. Важное правило, ничего не утаивать. Все процессы, которые невозможно или сложно роботизировать, отсеются на следующих этапах.
Этап 2. Отсеивание
На этом этапе мы первично оцениваем и исключаем процессы, которые не поддаются роботизации, либо применение RPA для процесса не даст положительного эффекта.
Давайте перечислим процессы, которые следует отсеять в первую очередь:
- процессы с большой неопределенностью, в которых отсутствует чёткая логика;
- процессы, которые включают в себя обработку рукописных документов;
- процессы, требующие указания параметров на основе опыта/интуиции сотрудника. С этим пунктом нужно поступать аккуратно, потому что с первого взгляда все процессы требуют личного опыта сотрудника и интуиции, но на практике выходит, что большую часть процессов все же удается описать, просто задавая вопросы.
Оставить для дальнейшей работы следует:
- описанные процессы, в которых все разобрано до мелочей или проще говоря стандартизированные процессы;
- процессы, выполняемые на рабочем месте оператора и не изменяющиеся на протяжении долгого времени;
- процессы с большим количеством данных, требующих анализа и обработки;
- процессы, инициируемые событиями, временем или данными.
Этап 3. Ранжирование
Все процессы, полученные на втором этапе, можно разделить по 3-ем группам.
А – Высокая необходимость применения PRA
Б – Средняя необходимость применения PRA
В – Роботизация не даст результата
Для деления нам потребуется определить два показателя:
частота процесса – чем чаще процесс выполняется и чем больше труда на него тратится, тем больший потенциал несёт его роботизация;
сложность процесса – чем больше шагов внутри одного процесса, особенно связанных с уточнением информации в смежных подразделениях, большого числа сценариев поведения робота RPA в зависимости от исходных данных, тем сложнее процесс, а значит тем больше ресурсов придётся затратить на реализацию такого робота.
Далее мы раскладываем процессы по группам:
Этап 4. Описание
Описанный процесс должен состоять из следующих разделов:
- общая информация – название, краткое описание процесса, цель, которую планируется получить после внедрения RPA;
- числовые характеристики – затраты на работу, если ее выполняют сотрудники, затраты на лицензии программ, которые используются в работе сотрудника, время, которое сотрудник тратит на выполнение процесса;
- используемое ПО и ИС – названия программ и информационных систем, с которыми необходимо работать, наличие тестовой среды;
- характеристики процесса – стандартизированность процесса, т.е. субъективная оценка рассматриваемого процесса по наличию регламентов, инструкций и описаний, далее субъективная оценка о возможности алгоритмизации действий, т.е. возможности разложить процесс на отдельные понятные действия, и наконец количество принятых исключений в процессе;
- выгоды – ожидаемые выгоды после внедрения RPA;
- организационные характеристики – сотрудник, ответственный за роботизацию процесса, сотрудник, владеющий информацией о всех деталях роботизируемого процесса, необходимость обучения сотрудников.
Основываясь на опыте, после проведения отбора в среднем только 5-10% из всех предложенных на старте процессов проходят отбор. Это и есть наиболее эффективные и выгодные процессы для применения RPA. Остальные процессы рассматриваются индивидуально, потому как после нескольких уточнений по части из них оценка может измениться.
В дополнение к анализу следует проводить проверку окупаемости проекта для его защиты перед руководством или учредителями. Ключевым показателем успешности внедрения RPA является ROI, который растет с течением времени и рассчитывается для каждого процесса отдельно. Суть методики заключается в расчете окупаемости по показателю сроков возврата инвестиций.
Свяжитесь с нами https://rpa.ips-dev.com/, чтобы узнать подробнее о возможностях роботизации RPA в вашем бизнесе.