Все мы стараемся ценить свой график и время своих партнёров, будь то поставщик, склад, логистика или заказчик. Всегда радует, когда происходит быстрая и удобная отгрузка со склада, доставка приезжает во время и в озвученные сроки, поставщик своевременно отвечает на поставленные вопросы, клиент получает оперативную и точную информацию по своему запросу. На последнем моменте мы остановимся более подробно.
Быстрая и качественная обработка входящего запроса от клиента - это один из важных инструментов связи, который постоянно нужно совершенствовать, так как скорость получения обратной информации - это один из самых ценных и продуктивных факторов, влияющих на перспективу дальнейшего сотрудничества и заинтересованности в тебе как в профессиональном поставщике услуг, товаров и надёжном партнёре, на которого можно положится в решении оперативных задач. Ведь время выполнения поставленной задачи определяет уровень компетенции исполнителя.
При этом оперативность обратной связи не должна терять в качестве предоставляемой информации. Так, часто встречается, что из-за спешки клиент может получить недостоверную информацию по наличию, стоимости и срокам поставки заказа.
Быстрое получение обратной актуальной информации - залог долгосрочного продуктивного сотрудничества.
В своей работе мы стараемся придерживаться правила 40 минут - ответ на входящий запрос или скорость обработки заявки, выставления счёта не должна превышать 40 минут. Так, например, пока менеджер будет полдня выставлять счёт или отвечать на письмо, клиент уже оплатит счёт другому поставщику и договорится о доставке оплаченного заказа. При этом ответ должен быть с актуальной развёрнутой информацией (если ситуация требует того), чтобы у клиента не оставалось дополнительных вопросов. Естественно, всё это работает при условии, что изначально запрос прозрачный, понятный и корректный.
Что же влияет на оперативность обратной связи:
а) прозрачность и понятность поставленной задачи:
запрос должен быть понятен для поставщика, в нашем случае (запрос плитки): цвет, разбежка цветов, вид поверхности, размер, необходимое количество, сроки поставки на объект, проходная цена, условия оплаты, условия поставки, отгрузки, локация объекта и тп.;
б) знания и профессионализм менеджера, тут много факторов : от степени погружения в материал до личностных качеств и мотивации;
в) четкая отлаженная коммуникация между отделами (если такие имеются) и сотрудниками на каждом этапе выполнения задачи ;
Применив вышеуказанные пункты к действию вырастет и продуктивность рабочего процесса (в контексте темы оперативности обработки запросов и обмена информацией с клиентом)
Так же мы никогда не забываем про аналоги из наличия при отсутствии материала по изначальному запросу и предложения более бюджетных производителей. На удивление сейчас не все поставщики уделяют этому моменту должного внимания. А ведь часто, клиенты, готовы рассматривать альтернативу, исходя из того, что есть в наличии, а так же более бюджетные решения. При том, что сейчас ассортимент достаточно широк и всегда можно подобрать похожие варианты, не уступающие в качестве, - всё это реально.