С 2020 года в кадровом делопроизводстве появились (наконец-то!) электронные трудовые книжки. Какое же это облегчение для кадровиков, которым теперь не нужно их вести и хранить! Но пока что традиционные бумажные книжки тоже остаются, если работник так пожелал. Разберемся в основных правилах их заполнения.
Нормативная база по трудовым книжкам
Руководствуемся двумя основными документами:
- Статья 66 ТК РФ.
- Приказ Минтруда России № 320н от 19.05.2021.
Главные правила ведения трудовых книжек
Правило 1. Все записи вносим ручкой синего, черного или фиолетового цвета. Другой допустимый вариант — на принтере или с помощью штампа. Хотя сложно представить, как можно запихнуть книжку в принтер, если честно. Вот штамп — другое дело.
Правило 2. Даты ставим арабскими цифрами.
Правило 3. Категорически не допускаются сокращения! Казалось бы, логично написать не «статья», а «ст.» и не «Трудового кодекса Российской Федерации», а «ТК РФ» — а вот нет, нельзя.
Правило 4. Все записи вносим в строго установленный срок (5 дней с момента наступления события), за исключением увольнения — здесь все делаем день в день.
Правило 5. Все записи нумеруем сквозной нумерацией. Не допускается зачеркивать неправильные записи — их следует отменять следующей строчкой с формулировкой: «Запись №... недействительна».
Разберитесь в деталях: образцы заполнения ТК с иллюстрациями и пояснениями на все случаи.
Как заполнять титульный лист
Титульный лист заполняет сначала работодатель. И поскольку сегодня бумажные книжки впервые уже не оформляются (всем, начинающим карьеру, вводятся сразу электронные), то рассматривать эту тему смысла не имеет.
Как заполнять сведения о работе
Все страницы с информацией о работе представляют собой таблицу из 4 столбцов:
- Порядковый номер.
- Дата события.
- Факт события (прием на работу, перевод, увольнение) плюс данные об организации, должности и подразделении.
- Дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Как заполнять сведения о награждениях
Они заполняются аналогично сведениям о работе — здесь такая же таблица из 4 столбцов: номер, дата, факт события плюс организация, реквизиты приказа.