Помните нашу авантюру: мы в STM Labs создали приложение с искусственным интеллектом для хранения чеков. Просто так — ради опыта, мы на нем не зарабатываем.
Прежде чем отправить ПроЧек в большое плавание, мы два месяца тестировали его на своих же сотрудниках и знакомых. И на знакомых знакомых. В общем, получилось больше 100 человек.
С каждого мы собрали отзывы и впечатления, а самыми интересными историями поделимся с вами — чтобы вы тоже могли сэкономить.
Сегодня наш бухгалтер Кристина расскажет, насколько полезным оказался ПроЧек с точки зрения корпоративных расходов, за которые нужно отчитываться.
Здравствуйте, меня зовут Кристина, я работаю бухгалтером. Совершенно неожиданно приложение, которое разработали в нашей компании, стало облегчать мне рабочие задачи.
Компенсация расходов на спорт
Наша компания частично берет на себя расходы сотрудников на спорт — абонемент в спортзал или занятия с тренером. Чтобы получить возмещение, сотрудники предоставляют нам в бухгалтерию чеки об оплате.
Обычно это выглядит так: сотрудник приходит в бухгалтерию, мы сканируем квитанцию и отдаем оригинал обратно сотруднику. Потом оформляем возврат в 1С и перечисляем деньги вместе с зарплатой.
Чаще всего сотрудники приходят в три момента:
- когда на носу проверка или конец месяца и дел невпроворот
- когда я почти собралась на обед
- в последние минуты рабочего дня
И каждый раз приходится отвлекаться от дел, чтобы сделать копию, оформить возврат и отпустить сотрудника с его чеком. Это неудобно.
С ПроЧеком все куда проще: сотрудники присылают электронные чеки на свои спортивные занятия тогда, когда им удобно. А я выделяю время для разбора этих документов — разбираю чеки и формирую документы в 1С. Процесс стал более логичным. Сотрудникам это тоже удобно — не нужно ногами ходить на другой этаж офиса.
Подотчетные расходы
Есть в бухгалтерии такой термин — подотчет, подотчетные средства. Это деньги, которые мы выдаем сотрудникам на конкретные нужды в интересах компании. Например, на подарки для партнеров, канцтовары или командировочные расходы.
Работает это так:
- сотрудник пишет заявление с указанием суммы и целей
- канцелярия выпускает приказ о выдаче денег
- мы в бухгалтерии выдаем нужную сумму — наличными или на карту
- потом сотрудник подтверждает, что потратил деньги по назначению — предоставляет квитанции и чеки
- мы формируем авансовый отчет, к которому прикрепляем эти чеки
Кажется, что все просто, но почему-то чеки у сотрудников регулярно теряются. Или приходится напоминать им, что нужно прийти и принести чеки в срок. Это опять отнимает время.
На помощь снова пришел ПроЧек: теперь многие сотрудники чеки по своим подотчетным расходам отправляют в приложение. И сразу же отправляют в электронном виде нам в бухгалтерию, не успев забыть или потерять — всего в пару кликов. Это сильно упрощает нам работу, а еще снижает риск ошибок при переносе данных — всё на экране.
В итоге мы почти перестали бегать за сотрудниками и их чеками, а сотрудники стали вовремя сдавать отчеты по тратам. Сплошная польза!
Отчетность по бизнес-картам
У некоторых наших сотрудников есть бизнес-карты — они привязаны к счету юрлица и имеют определенные лимиты.
Такие карты есть не только у топ-менеджеров. Например, корпоративный водитель оплачивает ею топливо для рабочего автомобиля. Или менеджеры, которые часто встречаются с клиентами — они оплачивают представительские расходы такими картами. Тем сотрудникам, кто часто ездит в командировки, тоже сделали такие карты.
Раз в месяц все эти сотрудники отчитываются по расходам — предоставляют чеки по всем тратам. Им приходится собирать и беречь все чеки и товарные накладные за месяц, чтобы принести мне — это неудобно для сотрудника. Всю эту стопку чеков я каждый раз сканирую и учитываю в расходах — это рутинная работа, которая отнимает время.
Но ПроЧек снял и эту головную боль: сотрудник получает все чеки в приложение и хранит рабочие траты в отдельной категории. Когда нужно, он выгружает все расходы и отправляет мне. И, конечно, файл выгружается в формате, подходящем для 1С — я просто добавляю его в систему и трачу гораздо меньше времени. К тому же сотруднику не нужно следить за бумажными чеками целый месяц и приходить с ними ко мне — он может отправить их в любой момент.
Вывод автора
Сама я ПроЧеком пока не пользуюсь, но уже очень его люблю — он избавил меня от части рутинных задач. Работа с чеками отнимала уж слишком много времени. Особенно большое спасибо разработчикам — это я им уже не раз говорила — за функцию выгрузки сразу всех чеков в формате, совместимом с 1С. Теперь авансовые отчеты и отчеты по бизнес-картам формировать куда проще.
Думаю, ПроЧек будет полезен для бухгалтерии не только в компаниях с множеством сотрудников, но и для ИП. Когда предприниматель расходует деньги со своей бизнес-карты, ему также нужно отчитываться о тратах перед налоговой. Эта отчетность отправляется электронно, поэтому чеки удобно хранить тоже в электронном виде, а не собирать бумажные квитанции. Если отправлять все чеки по бизнес-карте сразу в приложения, то в конце месяца можно легко выгрузить сразу все покупки в нужном формате и сразу сформировать отчет. Однозначно рекомендую.
Приложение бесплатно и доступно в GooglePlay и AppStore, ссылки есть на сайте Прочека. И обязательно пишите отзывы в магазинах приложений — наши разработчики всегда прислушиваются к мнению пользователей.
#stmlabs #финансовыйотчет #бухгалтерскийучет #прочек #