Документом MS Excel является рабочая книга.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, трёхбуквенных комбинациями.
Всего рабочий лист Excel 2016-2019 содержит 16384 столбцов, пронумерованных от A до XFD.
Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 1048576.
Более подробную информацию о характеристиках Excel любой версии можно найти тут
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных.
Каждая ячейка имеет свой адрес.
Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324.
Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой.
Эта рамка в программе Excel играет роль курсора.
Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.
На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах, как на единое целое.
Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном.
Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие, адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно сделать протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.
Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке формулы.
Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.
Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:
- сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью;
- в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;
- отредактировать данные;
- выйти из режима редактирования клавишей Enter.
Внимание! Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.
Для выделения связанных данных используется левая кнопка мыши. Для выделения несвязанных диапазонов используется левая кнопка мыши с нажатой клавишей Ctrl.
Для копирования и перемещения данных в Excel используются те же способы, что и в Word: комбинация клавиш, контекстное меню, вкладка Главная.
Правила заполнения ячеек в Excel
При работе с электронными таблицами Excel следует помнить, что данное приложение НЕ предназначено для работы с текстом.
Все элементы, водимые в ячейку, имеют определенный формат, в том числе и текстовой.
Текстовый формат – по умолчанию выравнивание по ЛЕВОМУ краю ячейки, числовой формат – по умолчанию выравнивание по ПРАВОМУ краю ячейки.
Каждое число в таблице можно представить в разных форматах (с различным количеством десятичных позиций, незначащих нулей и пр.).
Для изменения формата содержимого ячейки необходимо выделить диапазон и вызвать контекстное меню, в контекстном меню выбрать Формат ячеек.
Контекстное меню (КМ) выделенного диапазона ячеек. Вызов КМ - нажатие правой кнопки мыши на выделенном диапазоне.
Для определения формата данных необходимо выбрать в КМ - Формат ячеек
Также для изменения Формата Ячеек, можно воспользоваться вкладкой Главная группы Число.
1. Общий – это формат любой ячейки по умолчанию. Когда вы вводите в ячейку число, Excel предложит наиболее подходящий, по его мнению, формат числа. Например, если вы введете «1-5», то в ячейке отобразится число в формате Краткий формат даты, «1/5/2010».
2. Числовой форматирует числа в вид с десятичными разрядами. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке отобразится число «4.00».
3. Денежный форматирует числа в вид с отображением символа валюты. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке число отобразится в виде «».
4. Финансовый форматирует числа в вид сходный с Денежным форматом, но дополнительно выравнивает символы валют и десятичные разряды в столбцах. Этот формат сделает легче чтение длинных финансовых списков.
5. Краткий формат даты форматирует числа в вид M/Д/ГГГГ. Например, запись Август 8, 2010 будет представлена как «8/8/2010».
6. Длинный формат даты форматирует числа в вид День недели, Месяц ДД, ГГГГ. Например, «Понедельник, Август 01, 2010».
7. Время форматирует числа в вид ЧЧ/MM/СС и подпись AM или PM. Например, «10:25:00 AM».
8. Процентный форматирует числа в вид с десятичными разрядами и знаком процента. Например, если вы введете в ячейку «0.75», то в ней отобразится «75.00%».
9. Дробный форматирует числа в вид дробей с косой чертой. Например, если введете в ячейку «1/4», то в ячейке отобразится «1/4». Если вы введете в ячейку с форматом Общий «1/4», то в ячейке отобразится «4Jan».
10. Экспоненциальный форматирует числа в экспоненциальную запись.
Например, если введете в ячейку «140000», то в ячейке отобразится «1.40E+05». Заметим: по умолчанию Excel будет использовать экспоненциальный формат для ячейки, если в нее записано очень большое целое число. Если вы не хотите такого формата, то используйте Числовой формат.
11. Текстовый форматирует числа как текст, то есть в ячейке все будет отображено именно так, как вы это ввели. Excel по умолчанию использует этот формат для ячеек, содержащих и числа, и текст.
Вы с легкостью можете настроить любой формат с помощью пункта Другие числовые форматы. Например, вы можете изменить знак доллара США на символ другой валюты, указать отображение запятых в числах, изменить количество отображаемых десятичных разрядов и т.д.
Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки.