Вы наверняка не раз мечтали о том, чтобы добавить в сутки еще несколько часов. Нехватка времени снижает личную эффективность, ведет к эмоциональному напряжению и быстрой утомляемости. Увеличить нагрузку – не вариант: основная проблема нехватки времени кроется прежде всего в нашей неорганизованности. Эксперты Кадрового Агентства Уникальных Специалистов делятся личным опытом и секретами увеличения эффективности.
Вредные привычки, которые приводят к дефициту времени
Отсутствие четкого плана
Это не только результат образа жизни самого человека, но и, возможно, общего стиля жизни его окружения. Мы живем во время информационных перегрузок, динамики и необходимости постоянного роста, хватаемся за все и сразу.
Постоянная спешка
Когда мы начинаем спешить, чтобы успеть все сделать в установленный срок, логично предположить, что мы не можем сконцентрироваться на чем-то одном и качественно выполнять поставленные задачи. При этом время, отведенное на отдых, расходуется на работу, мы не успеваем отдыхать, что снова сказывается на нашей работоспособности на следующий день. Такой ритм жизни в конечном итоге ведет к хронической усталости, которая снижает нашу работоспособность, объемы работы увеличиваются, а наше здоровье только ухудшается, и уровень мотивации падает.
Прокрастинация
Когда вы теряете интерес к вашей работе, вы начинаете растягивать дела, прокрастинировать, вместо выполнения важных задач тратить время на пустяки. Это приводит к тому, что у вас накапливается множество дел, которые необходимо сделать, времени не хватает, и вы начинаете спешить.
Принципы эффективного планирования
Избавляйтесь от пожирателей времени, отвлекающих от основной работы и других запланированных дел
Колоссальное количество часов уходит у рекрутера на занятия, не имеющие никакой ценности.
- Не отвлекайтесь на игры в телефоне, соцсети, мессенджеры, не блуждайте в интернете просто так. Вместо этого отключите звук в телефоне, переверните экран вниз.
- Не затягивайте разговоры, ограничивайте «воду». Вместо этого говорите кратко и конкретно.
- Не болтайте по телефону с кем бы то ни было по пустякам, не отвлекайтесь на разговоры в офисе. Вместо этого дайте другим понять, что вас нельзя отвлекать.
- Не откладывайте дела на потом, контролируйте завершение начатого дело до конца.
- Не стремитесь к перфекционизму в простых делах. Вместо этого определите критерии идеального и достаточного результата дела.
- Не ходите по офису без дела, заглядывая и отвлекая своих коллег. Вместо этого научитесь говорить «нет» заглядывающим коллегам, а главное, самому себе в удовольствии потратить время неэффективно.
- Не торопитесь в делах, чтобы не было ошибок по невнимательности, которые также придется переделывать и это привет к лишней трате времени. Вместо этого определите корректное время на выполнение конкретного дела.
Планируйте свой день блоками однотипных задач
Погружение в задачу тоже занимает определенное время, поэтому, когда внимание то и дело выдергивается из задачи, на нее уходит гораздо больше времени. Планируйте свой день блоками однотипных задач или последовательно связанных для одного и того же процесса, чтобы уделить им максимальное внимание.
Таким образом, гораздо выгоднее в одном отрезке дня спланировать несколько интервью подряд, в другом заняться плотным поиском кандидатов, уделив 2 часа звонкам, а отдельным блоком строить работу с документами, чем заниматься всеми этими делами вперемешку.
Формулируйте задачи для выполнения достижений
Если долгое время оставаться в процессе деятельности, то можно застрять в большом количестве незавершенных дел. Чтобы научиться ставить себе задачи правильно, важно помнить, что продвигает задачу к результату:
- Ставьте задачу с фиксированным конечным сроком ее выполнения
- Намечайте результат задачи в ближайшем обозримом будущем (день – два)
- Опишите результат задачи как оцениваемый и измеримый
- Фиксируйте поставленные задачи, а не просто формулируйте их, чтобы к ним можно было вернуться и проконтролировать выполнение.
Умейте определять запускающие задачи и ставьте их в приоритеты
Проект подбора состоит из нескольких последовательных этапов:
- Каждый рекрутер одновременно ведет несколько проектов подбора, которые находятся на разных этапах. При этом важно не забывать продвигать каждый из проектов соответствующими «запускающими» действиями.
- Запускающие задачи зависят только от рекрутера. Они задают дальнейший порядок хода проекта, сильно влияют на сроки проекта, так как, в свою очередь, «запускают» работу партнеров или коллег.
- Некоторое время после запуска этого действия следующий этап мало зависит от действий рекрутера, поэтому после старта запускающих действий можно смело переключаться на другие проекты.
- Запускающие задачи задают дальнейший порядок и обеспечивают планомерное продвижение проектов.
Ниже представлен план проекта подбора, которого придерживаются консультанты КАУС. Аналогом Заказчика у штатных HR будет являться нанимающий менеджер или другое лицо, принимающее решение.
ВАЖНО! Перечисленные действия настолько важны в работе рекрутера, что по ним даже не формулируется плановый срок. Они должны быть сделаны сразу, как это только возможно. Они не могут быть не сделаны в течение текущего дня, вплоть до необходимости задержаться для завершения этих задач.
Запустите эти действия - дальше этап будет зависеть не только от вас.
Матрица Эйзенхауэра и группы задач
Матрица Эйзенхауэра - один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используют консультанты КАУС в повседневной работе. Ее смысл – в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Согласно матрице, все дела в течение рабочего дня сортируются на 4 группы в соответствии с приоритетом.
А. Безотлагательные, важные и срочные дела, критически значимые для основных бизнес-процессов - жизненно важные
Те дела, которые нужно сделать в первую очередь, имеют больший вес на конечный результат проекта подбора, имеют установленные и при этом подходящие к концу сроки выполнения, или уже «горят» и требуют безотлагательного вмешательства. Эти задачи нужно выполнить в первую очередь.
Например:
- Отправка первичного пакета документов (запускающее)
- Публикация вакансии (запускающее)
- Направление продающего резюме и комментария (запускающее)
- Обратная связь по компании работодателя и кандидату (запускающее)
- Согласование выхода (запускающее)
- Подготовить счет и акт и доставить клиенту (запускающее)
В. Важные/менее срочные дела
Самые полезные задачи, нацеленные на долгосрочную перспективу, они максимально приближают вас к цели. При этом дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием, мы о них говорим "это еще терпит". Выполняются в предварительно установленные сроки.
Например:
- Анализ рынка труда
- Написание имиджевых статей
- Подготовка отчетности
- Мероприятия по обучению и развитию
- Проведение телефонных и очных интервью
С. Срочные/менее важные дела
Часто мы путаем их с делами из первой группы, путаем важность со срочностью – при этом срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят в наш рабочий ритм суматоху и напряжение.
Например:
- Дополнительные звонки клиенту по уточнению критериев подбора
D. Менее срочные/менее важные задачи
Мелкие рутинные дела, которые также нужно сделать, но они большого влияния на результат не имеют:
Например:
- Изменить в подписи электронного письма информацию об опыте агентства
- Очистить почту от спама
Бонус нашим читателям – образец плана рабочего дня консультанта Кадрового Агентства Уникальных Специалистов.
ПРИМЕР РАСПОРЯДКА РАБОЧЕГО ДНЯ РЕКРУТЕРА
Мы надеемся, что наша статья оказалась для вас полезной и поможет эффективно планировать #распорядок рабочего дня
Требуется #подбор сотрудников?
Или хотите повысить эффективность работы своих рекрутеров?
___________________________________________________________________________________
Топ-5 популярных дистанционных курсов Тренингового HR-центра КАУС-PRO
Тотальный ресечинг. Источники поиска и ресечинговые приемы
Тотальный ресечинг. Практика поиска кандидатов
Эффективный подбор и оценка персонала
Воронка подбора. Анализ узких мест
Интервью по компетенциям STAR и PARLA
👩🎓👨🎓 Читайте экспертные статьи от практиков КАУС-PRO в нашем блоге ✔
#личная эффективность #как все успевать
