Успех компании во многом зависит от того, насколько грамотно в ней управляют тратами. А в кризис умение оптимизировать расходы становится первоочередной задачей. Рассказываем, как это делать грамотно. Процесс может занять от нескольких дней до месяца, но оно того стоит.
По мнению финансовых экспертов, есть универсальная методика из пяти шагов, которая работает вне зависимости от размера и типа бизнеса.
- Собираем все расходы (вообще все)
- Группируем их
- Делим траты на постоянные и переменные
- Готовим подробный отчет о крупных расходах
- Готовим подробный отчет обо всех остальных тратах
Итак, первоочередная задача – собрать данные, лучше за последние полгода. Иногда это самое трудное, потому что не во всех компаниях ведут детальный учет. Важно получить разбивку по месяцам, бизнес-направлениям и способам оплаты. Выгрузив сведения из 1С, экселевских таблиц и CRM-систем, формируется единый документ расходов. Вы удивитесь, но можно обнаружить, что самые незначительные траты "влетают в копеечку" (бизнес-обеды с партнерами, такси и прочее). Подумайте, возможно, тут и придется ужаться.
Сгруппировав расходы и разделив их на постоянные и временные, вы увидите, на что уходят большие суммы, а также поймете, что вовсе не обязательно платить привычные 50 тысяч арендной платы, если неподалеку можно снять офис за 40. Также, возможно, у других провайдеров появились более выгодные предложения, пока вы по привычке платите огромные суммы за телефон и интернет.
Совет: Избегайте статью «прочее», даже разовые расходы можно выделить, например, прописать графу «консультация ИТ-специалиста».
После анализа всех расходов принимаются стратегические решения: что оставить, а что убрать, можно ли снизить затраты (и до каких пределов) на то, что осталось.
Результаты каждого из пяти шагов должны быть максимально прозрачные и четкие, тогда можно быть уверенным, что все получится.
