ООО «Корпорация АФК» (далее АФК) — это управляющая и инвестиционная компания, которая администрирует заседания советов директоров и правления 17 предприятий и организаций в различных сферах бизнеса и прямо влияет на их эффективность.
- на 50% ниже трудозатраты на оформление совещаний
- на 10% меньше расходов на организацию заседания
- в 2-3 раза быстрее согласовывается протокол
Предпосылки проекта
20% деятельности сотрудников компании занимают процессы, связанные с подготовкой и проведением советов директоров и правления, а также контролем за своевременным и качественным исполнением принятых решений.
Корпоративная система внутреннего документооборота уже не соответствовала требованиям бизнеса и не развивалась. Поэтому руководство компании приняло решение перевести управление документами и бизнес-процессами в систему Directum.
В пользу выбора продукта сыграли:
- современная отказоустойчивая платформа;
- высокая производительность и масштабируемость системы;
- поддержка юридической значимости документооборота с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);
- возможность выстроить процессы взаимодействия административного центра с удаленными предприятиями и организациями.
Подрядчиком на проекте выступила компания «Старков Групп».
Задачи и подходы
Перед командой проекта стояли задачи:
- организовать оперативное ознакомление участников с материалами к совещанию в электронном виде;
- сократить трудозатраты на подготовку и проведение заседаний;
- уменьшить время на создание и поиск документов;
- повысить исполнительскую дисциплину выполнения поручений по итогам совещания;
- организовать прозрачный документооборот и сократить количество операций с использованием бумаги.
АФК начали цифровизацию процессов с управления совещаниями, чтобы сделать работу максимально удобной и доступной всем участникам. Задачи проекта реализованы за 6 месяцев.
Организация совещания
До внедрения платформы Directum RX все этапы совещания секретарю приходилось формировать вручную. Теперь весь процесс подготовки и проведения заседания — это одна задача в системе. Сотрудники организации направляют свои пожелания к рассмотрению на заседании, на основе которых секретарь создает в системе карточку решения о проведении заседания совета директоров или формирует график заседаний правления. На основании этого все последующие этапы стартуют автоматически по заложенной логике, таймингу, маршрутам согласования. К карточке привязываются протокол, повестка и другие документы по совещанию.
В системе формируются, согласовываются и утверждаются:
- предложения к заседанию;
- график заседаний правления;
- решение о проведении совещания;
- материалы к заседанию;
- результаты голосования;
- протокол на основе результатов проведенного голосования;
- реестры предложений, решений, протоколов.
Голосование в электронном виде
Чтобы максимально удобно выстроить работу с территориально распределенными организациями, в системе дополнительно организовали электронное голосование. Для этого в карточку совещания добавили вкладки:
- «Повестка дня» заполняется вопросами, которые вынесены на рассмотрение;
- «Голосование» аккумулирует информацию о результатах голосования.
Задача на голосование формируется автоматически, либо её можно запустить вручную в один клик из карточки совещания. При старте задачи на голосование каждому участнику приходит задание по отдельному вопросу.
Результаты голосования можно посмотреть в карточке совещания на соответствующей вкладке либо сформировав отчет.
Контроль работ по совещанию
В Directum RX легко контролировать исполнение решений:
- благодаря ведению реестров предложений, решений, графиков и протоколов можно легко найти нужный документ по участникам, секретарю, председателю или исполнителю работ;
- с помощью отчета удобно контролировать сроки исполнения решений по совещаниям за выбранный период;
- состояние выданных работ можно отслеживать в карточке совещания на вкладке «Поручения».
Результаты
- Сокращаются трудозатраты: секретарю при подготовке к заседанию достаточно запустить процесс, и далее система самостоятельно переходит от этапа к этапу.
- Уменьшаются сроки согласования и исполнения поручений: все участники процесса охвачены системой, им не обязательно лично присутствовать на заседании. Применение УКЭП позволяет подписать и согласовать документы удаленно.
- Участвуют в электронном документообороте сотрудники всех предприятий и организаций: гибкость системы помогает вносить изменения в состав участников процесса.
- Увеличивается прозрачность результатов заседания: мнения участников совещания фиксируются в переписке.
- Повышается исполнительская дисциплина: выстроена эффективная система постановки задач, поручений и контроля за исполнением с помощью средств визуализации — реестров, отчетов, виджетов.
Исполнитель
СТАРКОВ Групп — генеральный партнер Directum. Компания специализируется на внедрении и сопровождении ИТ-решений Directum в сегментах B2B и B2G, реализует полный цикл работ, включая поставку, адаптацию и модификацию программного обеспечения, обучение пользователей, методологическую, техническую и организационную поддержку.