Большинство из нас слышали о процессном подходе, но многие никогда не занимались идентификацией, описанием или оптимизацией процессов. Что такое процессы и как процесс отличается от всего остального? Разбираемся.
Процесс – это устойчивая последовательность действий по преобразованию ресурсов в продукты, представляющие ценность для клиента. Ресурсы в процессе называют входами, а получаемые продукты – выходами.
Как не перепутать процесс с какой-либо другой деятельностью?
Отличительный признак процесса – повторяемость. Процесс – это всегда цепочка действий, которые следуют одно за другим. Процесс – это то, что повторяется на регулярной основе, всегда в одной и той же последовательности.
Регулярность может быть разной. Но если что-то в вашей компании повторяется с определенной регулярностью (раз в день, в неделю, в месяц или даже в год), скорее всего речь идет о процессе. Существуют и процессы, которые «запускаются» не по календарю, а при наступлении определенного события. О них – дальше.
Наличие процессов в компании – показатель хорошей организации и структурированности. В хорошо организованной компании половина деятельности припадает на процессы.
Если не процессы – то что?
Процессы – это структурированная деятельность. Помимо процессов в компании ведется неструктурированная или малоструктурированная деятельность: коммуникация между сотрудниками, обсуждения, обучение и другое.
Как назвать процесс, который запускается по какому-то событию, а не с определенной регулярностью? Например, как только поступил заказ, начинается определенная деятельность, с четкой последовательностью, цепочкой действий. Это проекты. Проекты представляют собой структурированную деятельность. Это нерегулярные процессы. Таким образом процессы делятся на регулярные и нерегулярные.
Есть еще последовательность действий, результатом которой не является продукт, но за которой следует еще одна цепочка действий, и возможно не одна, пока не получим результат (продукт), представляющий ценность. Такие цепочки действий называют операциями. Процесс состоит из операций.
Чем еще отличается процесс?
У процесса помимо периодичности есть ряд свойств:
- цель,
- вход (ресурсы),
- выход (результат, продукт),
- клиент (заказчик, потребитель результата),
- поставщик ресурса.
Зачем знать о процессах?
Раньше это были знания для компаний, стремившихся подняться на уровень выше, структурировать свою деятельность, управлять прибылью и успехом за счет оптимизации процессов. Для этого компании нужно было перейти на процессный подход и научиться настраивать и поддерживать процессы максимально эффективно. Такие компании были более успешными, лучше справлялись с конкуренцией.
Сегодня все эти знания становятся критически важными. Компании с процессным подходом выживут, остальным останется куда меньше шансов.
Выстраивание процессов и контроль за ними позволят оптимизировать деятельность: определять основные процессы, уделять им больше внимания, подчинять процессы ценностям компании и корпоративной культуре, выстраивать стратегию и обеспечивать ее реализацию. Знание процессов необходимо для выбора главного – того, на чем в трудное время нужно сосредоточить свое внимание прежде всего.