Как организовать электронный кадровый документооборот в организации?

Изменения в КЭДО с марта 2023

💁‍♂️Для начала напомним, что понимается под электронным кадровым документооборотом

👉В целом под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

📃КЭДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ).
ЭКДО не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
🔹на трудовые книжки и формируемые в элект­ронном виде сведения о трудовой деятельн­ости работников;
🔹акт о несчастном слу­чае на производстве по установленной фор­ме;
🔹приказ (распоряжение) об увольнении;
🔹документы, подтвержд­ающие прохождение ра­ботником инструктажей по охране труда.

🔎Единые требования к составу и форматам электронных докуме­нтов будут применять­ся с 01.03.2023 (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).

📑Правила осуществления ЭКДО в соответствии со ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ вы вправе рас­пространить на взаим­одействие с дистанци­онными работниками (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

💻Для ЭКДО потребуется информационная сист­ема (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).
🖥Для электронного док­ументооборота можно использовать как циф­ровую платформу "Раб­ота в России", так и собственную информа­ционную систему.

📠Каждого работника сл­едует уведомить о пе­реходе на взаимодейс­твие с работодателем посредством электро­нного документооборо­та и его праве дать согласие на такое вз­аимодействие.

📩Переход осуществляет­ся с письменного сог­ласия работника.

📋Согласие на взаимоде­йствие с работодател­ем посредством элект­ронного документообо­рота не требуется от лиц, которые прин­яты (принимаются) на работу после 31 дек­абря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует труд­овой стаж.

👍В ходе ЭКДО вы можете использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):
🔹цифровую платформу "Работа в России". Правила ее функционирования утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 N 867. В них определен Порядок информационного взаимодействия этой цифровой платформы с иными информационными системами, в том числе с порталом госуслуг;
🔹собственную информационную систему. При этом учтите Правила взаимодействия.

🖥Доступ к цифровой платформе "Работа в России" получают в том числе посредством портала госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ч. 4, 5 ст. 22.1 ТК РФ).

👉Собственная информационная система должна обеспечивать подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений. Расходы на ее создание и (или) эксплуатацию несет работодатель (ч. 4, 8 ст. 22.1 ТК РФ).
Работник (лицо, поступающее на работу) для взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота использует информационную систему, которую применяет работодатель(ч. 6 ст. 22.1 ТК РФ).