Одна из задач руководства любой организации – это максимально эффективное использование навыков своего персонала. Один из методов – это повышение в должности тех, кто способен выполнять более сложные обязанности. Однако эта процедура имеет свои особенности.
Как проводится процедура
С правовой точки зрения повышение сотрудника в должности – это перевод его на другую постоянную работу. Процедура включает два этапа:
- Подбор кандидата на повышение.
- Непосредственное оформление его перевода.
Поскольку при переводе на вышестоящую должность обязанности работника возрастают, а деятельность становится более сложной, то для повышения (как и для любого другого перевода) требуется письменное согласие повышаемого. Ст. 72 ТК РФ требует такой документ для всех случаев, когда существенно изменяются условия работы.
Составление ходатайства/служебной записки
На начальном этапе, когда ведётся подбор кандидата, на имя руководителя составляется особый документ – служебная записка или ходатайство. Его обычно подаёт непосредственный начальник кандидата. В этом документе он характеризует сотрудника и просит назначить его на вышестоящую вакантную должность.
Что необходимо указать
Строгих правил оформления такого документа нет, но по сложившимся традициями документооборота в записке указывается:
- Адресат – лицо, имеющее полномочия изменять условия трудовых договоров с работниками. Это может быть генеральный директор, заместитель директора, исполняющий обязанности директора и т. д. – точное название должности зависит от содержания уставных документов.
- Дата и номер документа, присвоенный по правилам документооборота.
- Само предложение повысить конкретного сотрудника в должности.
- Обоснование для такого предложение.
- Должность, имя и подпись лица, составившего служебную записку (ходатайство).
Законодательство допускает возможность того, что в организации будет введена унифицированная форма для такого рода документов. Если введение было, то составлять служебную записку надо в соответствии с правилами этой формы.
Образец служебной записки на повышение в должности сотрудника:
Всегда ли нужно составлять ходатайство
Ходатайство не является обязательным документом. Оно может не применяться в следующих случаях:
- когда повышение происходит по инициативе самого руководства организации;
- в компаниях с небольшим штатом, где нет утверждённых правил документооборота.
Законодательство не запрещает обращаться с предложением о повышении в должности и без составления письменного документа: устная беседа, где, например, начальник отдела продаж просит директора повысить менеджера Иванова до должности старшего менеджера, которая вакантна – тоже может использоваться. Главное, чтобы было правильно оформлено изменение трудового договора.
Как оформить
После того, как руководитель прочитал служебную записку и согласился с приведёнными в ней доводами, он ставит на ней визу («Согласен», «К исполнению» и т. п.) и начинает процедуру оформления перевода сотрудника на вышестоящую должность.
Создание приказа
Процедура начинается с издания приказа. Этот документ оформляется в соответствии с требованиями унифицированной формы Т-5, однако, согласно ст. 57, 72, 72.1 ТК РФ, в организации может быть разработан и утверждён свой вариант оформления используемой документации. В приказе должно быть обязательно указано следующее:
- Дата и номер документа.
- Имя сотрудника и занимаемая им ранее должность.
- Название должности, на которую он переводится.
- Момент, с которого повышаемый сотрудник должен приступить к своим обязанностям.
Приказ составляется в двух экземплярах. Один из них выдаётся под роспись работнику, второй хранится в отделе кадров. На том экземпляре, который оставляется на хранение, обязательно должна стоять отметка повышаемого сотрудника о том, что он ознакомлен с этим приказом и согласен на повышение.
Образец приказа о повышении сотрудника в должности:
Подписание дополнительного соглашения
Изменение условий трудового договора оформляется с помощью составления нового соглашения к нему. В дополнительном соглашении должно быть указано:
- Название новой должности.
- Размер заработной платы, которая будет полагаться по ней работнику. Этот пункт обязателен в силу требований ст. 57 и ст. 135 ТК РФ.
- Момент, с которого соглашение вступает в силу. С этой даты сотрудник обязан приступить к выполнению своих обязанностей уже на новой должности.
Дополнительное соглашение подписывается обеими сторонами (руководителем организации и работником) и составляется в двух экземплярах. Один из них остаётся на хранение в отделе кадров предприятия, второй выдаётся на руки сотруднику.
В остальном правила оформления дополнительного соглашения такие же, как и самого трудового договора.
Запись в трудовой книжке
После того, как дополнительное соглашение подписано и вступило в силу, в трудовую книжку работника вносится запись о его переводе на вышестоящую должность. Запись включает в себя:
- порядковый номер записи;
- дату (число, месяц и год) перевода;
- слова «Переведён на должность…» и название новой должности согласно штатному расписанию организации;
- основания для перевода – название, номер и дату принятия приказа о повышении.
Запись в трудовой книжке не требует заверения печатью организации. В том случае, если используется не бумажный, а электронный вариант трудовой книжки (он введён в России в 2020 году), соответствующие сведения вносятся в неё и отправляются в базу данных Пенсионного фонда РФ (с 1 января 2023 года – в Социальный Фонд России, объединивший ПФР и ФСС).
Кроме записи в трудовой книжке, делается отметка и в личной карточке работника о состоявшемся повышении.
Пример заполнения трудовой книжки:
Правила оформления СЗВ-ТД (ЕФС-1)
После того, как повышение состоялось, работодатель должен подать отчёт об этом. До конца января 2023 года он должен был использовать форму СЗВ-ТД, с января – уже форму ЕФС-1.
Отчёт содержит сведения о переводах и других кадровых мероприятиях, которые произошли в месяце, предшествовавшем отчётному. Форма СЗВ-ТД подавалась в срок до 15 числа (соответственно, 15 января 2023 года она должна была подаваться в последний раз за декабрь 2022 года), форма ЕФС-1 – в срок до 25 числа (и 25 февраля 2023 года в неё должны быть включены сведения о переводах, состоявшихся в январе 2023 года). Форма ЕФС-1 заменяет отчёты не только по форме СЗВ-ТД, но и СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, 4-ФСС и ДСВ-3.
Конкретно повышение в должности в ЕФС-1 отражается в подразделе 1.1 («Сведения о трудовой (иной) деятельности») следующим образом:
- Номер подпункта.
- Дата перевода.
- Вид изменения трудовой деятельности (указывается слово «Перевод»)
- Название должности и структурное подразделение организации (например: «Старший менеджер, отдел продаж» или «Бригадир, сборочный цех»).
- Код выполняемой функции согласно справочнику должностей. Порядок заполнения этой графы утверждён постановлением Правления ПФР № 245п от 31.10.2022 г.
- Наименование документа, послужившего основанием для перевода (указывается «Приказ»).
- Дата издания приказа.
- Номер приказа согласно правилам внутреннего документооборота организации.
Отчёт ЕФС-1, как и ранее СЗВ-ТД, может подаваться как в бумажной, так и в электронной форме.
Юридический экперт в правовых вопросах. Подпишитесь на наш телеграм канал