Развитие информационных технологий в России привело к резкому росту объема рынка систем электронного документооборота.
В этой статье мы коротко раскроем основные нюансы и преимущества безбумажного процесса оборота документов, но самое главное – расскажем как получить цифровую подпись БЕСПЛАТНО!
Итак, что такое Электронный документооборот (ЭДо)?
Данное понятие включает в себя движение любого рода информации (текст, звук и прочее) от начала ее создания до отправления по выбранному адресу, либо от момента получения документа до его исполнения.
Состоит такой документ в электронном обороте из текста (счет-фактура, сверка, договор, предложение и прочее) и формы с определенными атрибутами, характеризующими его: наименование, дата исполнения, корреспондент, подпись и т.д.
И все же, почему предпринимателю так необходимо как можно скорее влиться в такой процесс работы с документами?
Зачем переходить на ЭД или почему без него вскоре не будет возможности сотрудничать с крупными компаниями.
Во-первых – это уже достаточно распространенная среди предпринимателей технология, которая позволяет в разы ускорить обмен информацией между определенными лицами, контрагентами. Порой даже минуты решают, с какой из нескольких компаний будет в итоге заключен договор о сотрудничестве.
Во-вторых – подобное делопроизводство практически исключает человеческий фактор, то есть уходят проблемы из-за работы с неквалифицированными сотрудниками, потому что грамотно сформированная система ЭД позволяет онлайн отслеживать движение и качество исполняемых документов.
В-третьих – наличие электронной подписи в ЭД дает дополнительную гарантию, что компания уверенно стоит на ногах: электронная защита информации, владельцы имеют возможность вести юридически подтвержденную работу, могут ссылаться на поддержку государственных организаций, банков и прочее. Цифровая подпись может быть представлена в виде токена или мобильной ЭЦП.
В-четвертых – отпадает необходимость явки в определенное место и время для анализа информации, то есть можно обсудить все нюансы с документооборотом без лишних телодвижений и онлайн.
В-пятых – надежная сохранность любой информации посредством электронного архивирования. Это добавляет плюс к надежности в лице будущего компаньона.
И самый главный аргумент – ФНС заявила о гарантированном переходе до 2024 года в электронный формат передачи более 95 % счет-фактур и 70% товарно-транспортных накладных.
Если мысль о переходе на ЭД стала принимать для вас уже конкретные очертания, то можно перейти к анализу стоимости сей услуги в среднем по рынку.
Стоимость услуги ЭДО и что в нее входит?
Основной вес в стоимости данной работы с документами приходится на электронную маркировку, цифровую подпись и электронное архивирование поступающих сведений.
Если надежное архивирование информационного продукта еще можно своими силами организовать с помощью множества современных платформ, то цифровую подпись все же стоит доверить исключительно проверенному агенту.
Существуют простая, усиленная и квалифицированная электронные подписи. Последняя – наиболее весомая, так как подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра. Сертификат дает следующие преимущества:
- решается вопрос с подачей налоговой декларации, а также отчета ФНС РФ;
- ускоряется взаимодействие с контрагентами при подписании договоров, счет-фактур и проч.;
- упрощается обмен информацией с пенсионным и другими фондами, Таможенным союзом ЕАЭС;
- оформление банковских дел происходит в считанные минуты.
Надо отметить, что тарифы на электронную подпись документов несколько варьируют на разных российских площадках:
- Самую высокую цену на сегодняшний день выставил Контур Диадок - он предлагает квалифицированный сертификат подписи для юридических лиц за 4000 руб.;
- Компания e-Notary за тот же сертификат возьмет немногим меньше - от 3000 руб.;
- Весьма экономически выгодное предложение выложил СБЕР КОРУС, снизив планку до 2499 руб.
Ряд других поставщиков рассмотренной нами услуги в среднем придерживается именно таких расценок.
Как же получить ЭДо бесплатно?
Наш крупный банк-партнер предоставляет квалифицированную электронную подпись абсолютно бесплатно при открытии счета для предпринимательской деятельности.
Ссылка для оформления ЭДо бесплатно
Но предложение действует ограниченное время.
Вкратце о документах, которые понадобятся для подключения электронной подписи:
- Паспорт гражданина Российской Федерации;
2. Документ, который подтверждает право действия от имени юридического лица без доверенности;
3. Номера ОГРН, ИНН юридического лица, СНИЛС.