⠀
Первичная документация – это документы, которые подтверждают те или иные события в бизнесе. Покупку или продажу, оказание услуг, отношения с контрагентами и сотрудниками. Первичка подтверждает движение денег через фирму и часто интересует налоговиков.
⠀
По закону «О бухгалтерском учёте» предприятие обязано хранить первичку минимум 5 лет! Не слушайте тех, кто напомнит про трёхлетний срок исковой давности. ФНС может и сверх этого срока запросить документы.
⠀
При выездной проверке фирма обязана показать наличие первичного документа (оригинала). Есть, допустим, скан-образы пакета документов, но инспектор требует предъявить оригинал, имеет право. Вы показать обязаны, но в руки можете и не давать – порядок ознакомления нигде не прописан. А всё, что отдадите в налоговую, может не вернуться...
⠀
Бывают моменты, которые вносят неразбериху. Например, письма Минфина РФ. Они носят рекомендательный характер, законной силы не имеют, но иногда воспринимаются как руководство к действию.
⠀
Минфин часто даёт уклончивые ответы или сам себе противоречит. Так, в письме от 20.11.20 № 03-03-06/3/101451 сказано, что нет препятствий использованию в учёте скан-образов первичных документов. Но в письме от 08.12.21 № 03-03-7/99864 Минфин отмечает, что законом «не предусмотрено принятие к учёту электронных образов первичных учётных документов». В письме от 21.11.22 № 03-03-06/1/113388 уже указано, что даже если вы показали скан – это не освобождает от обязанности предъявить оригинал. Так что, к письмам Минфина нужно относиться осторожно.
⠀
История из практики и не про налоговую. Предприятию заказчик задолжал крупную сумму. В суде выяснилось, что выставлялись обычные счета, спецификаций не делали, назначения платежей «кривые», половины первички нет. В итоге должники убедили суд, что фактически договор поставки не заключён, а есть около тысячи отдельных сделок купли-продажи. Единственный вариант для предприятия – подавать иск по тысяче эпизодов, и нет гарантий выиграть. Вывод: отсутствие подписанной первички скажется на возможности взыскать долг.
⠀
Оформляйте первичку и храните в соответствии с законодательством, пять лет. Она нужна не злобным бухгалтерам, а вам в первую очередь.
