Бывает, приносишь документы в какое-то ведомство, а у вас спрашивают, написали ли вы сопроводительное письмо. А как его писать — не говорят. Тогда расскажем мы.
Зачем его составлять
Сопроводительное письмо — это документ, в котором перечисляются все приложенные материалы и пояснения. Это удобно, так сразу видно, все ли документы в наличии. А работникам канцелярии и секретарям проще регистрировать входящую корреспонденцию.
Общей унифицированной формы у него нет. Но некоторые ведомства разрабатывают шаблоны или рекомендации к составлению. Например, для подачи сопроводительного письма в налоговую придется придерживаться рекомендаций, данных в Приказе ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@ и Методических рекомендациях по организации электронного документооборота...», утвержденных Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013.
Для электронного документооборота ФНС разработала отдельный шаблон сопроводительного письма. Например, такой документ автоматически прилагается к доверенности на сдачу отчетности в электронной форме. Он разработан только для проверки полномочий лиц, которые подают отчетность за налогоплательщика. В бумажном виде он не требуется.
Когда требуется сопроводительное письмо
На самом деле, случаев, когда без сопроводиловки официальные бумаги не примут, довольно мало. В первую очередь, сопроводиловка требуется в качестве приложения к пакету документов для налоговой, в которых не указаны сведения об отправителе или получателе.
Но многие документы не требуют таких пояснений. Например, первичные налоговые декларации. Если в них указаны отправитель, получатель и нет приложений, вполне можно обойтись без лишних бумаг. Но если появятся приложения, даже один листик, сопроводиловку придется написать.
А вот жалобы на ИФНС в вышестоящие инстанции обходятся без сопроводиловки. В таких документах обязательно указываются отправитель, адресат и перечень предоставленных приложений. В таком случае пояснения будут уже лишними.
Сопроводительное письмо обязательно составляется при подаче уточненной налоговой декларации. В КонсультантПлюс есть подробное руководство, которое поможет оформить и сдать ее. Используйте его бесплатно.
Правила составления
Сопроводиловку составляют как на бумаге, так и в электронной форме. Электронный документ обычно отправляют вместе с остальным пакетом необходимых бумаг по ТКС.
Несмотря на то, что установленного шаблона нет, следует придерживаться общих правил составления деловых писем. В шапке нужно указать:
- налоговую, куда отправляется письмо, и Ф.И.О. сотрудника налоговой, которому оно направлено;
- наименование и адрес отправителя;
- номер и дату запроса, если сопроводиловка является ответом на него.
Далее идет заголовок.
Затем — текст самой сопроводиловки. В тексте полагается сделать опись всех приложенных бумаг, с количеством листов и экземпляров. В конце требуется указать должность отправителя, его Ф.И.О., поставить подпись. Желательно также указать свой телефон и электронную почту.
Обратите внимание, что в деловой переписке местоимение Вы и производные от него (Вам, Ваш) пишут с заглавной буквы.
Если в запросе требуется дать пояснения относительно каких-либо спорных моментов, ответ должен быть кратким. Главное — дать корректные и четкие ответы на возникшие вопросы. Не должно быть двоякого прочтения и понимания пояснений. Иначе могут возникнуть новые вопросы, а то и штрафы.
В статье на сайте мы подробно разобрали правила составления сопроводительного письма и сделали несколько образцов для разных случаев. Осталось только подставить свои данные. Переходите, чтобы бесплатно скачать файлы.