Победа в тендере - то, к чему стремятся все участники закупочной процедуры. Поставщик, последовательно пройдя через этапы изучения условий тендера, заполнения заявки, подготовки и предоставления документов, конкуренции за право подписания контракта, одержав наконец победу и заключив заветную сделку, закономерно испытывает чувство триумфа.
Однако, расслабляться еще рано. Впереди не менее важный этап, на котором он должен обеспечить поставку товара/услуги или работы. Но и это еще не все, ведь самом важным для бизнесмена остается получение прибыли. А выплаты по контракту осуществляются стороной заказчика только после приемки результатов. Что делать поставщику, если заказчик тянет с ответом, отказывается подписать акт приемки или озвучивает возражения в самый последний момент?
В рамках данной статьи мы дадим несколько советов поставщикам, которые помогут им лучше контролировать действия заказчика во время приемки, дабы снизить вероятность задержки выплаты дивидендов исполнителю.
Совет №1️: Следите за сроками.
Еще на этапе подачи заявки досконально изучите проект контракта, а конкретно раздел «порядок приемки». В нем содержится информация о порядке действий со стороны заказчика, начиная с момента, когда поставщик объявляет об исполнении обязанностей по контракту. Здесь прописаны сроки, в которые принимающая сторона должна подписать (отказаться подписывать) документы. В случае отказа потребуется обоснование - это тоже важный момент, на который поставщику стоит обратить внимание. Максимальный срок, прописанный в законодательстве, составляется двадцать дней.
Совет №2: Идите на контакт с заказчиком.
Еще до отправки актов на подписание вы можете напрямую связаться с заказчиком и обговорить все тонкости. Например, попросить осуществить приемку, не дожидаясь окончания отведенного под это срока. Заказчики часто идут навстречу честным партнерам, и если претензии отсутствуют, то ничего не мешает принимающей стороне поставить печать в тот же день, когда акт был получен. Чем раньше это произойдет, тем раньше вы получите выплаты. Договаривайтесь. Если вы добросовестно выполнили свою часть обязательств, то правда на вашей стороне.
Совет №3️: Если заказчик не идет навстречу, используйте официальные каналы.
Умение вести переговоры напрямую с партнером - один из самых полезных навыков в пространстве закупок. Но бывают ситуации, когда заказчик не желает идти навстречу исполнителю. Представим ситуацию: срок поставки истекает, акт давно в руках у принимающей стороны, но получить информацию, подписан он или нет, невозможно. Что делать поставщику?
Если срок подписания со стороны заказчика истек, то нужно писать официальные письма с запросом, обязательно получая отметку о их получении. Не стоит опираться на устные обещания заказчика, лучше сразу писать официальные запросы. Так удастся документально зафиксировать нарушение, если заказчик «не проснется».
Совет №4: Фиксируйте нарушения партнера.
Если заказчик нарушает сроки или отказывает в приемке, ссылаясь на причины, которые не предусмотрены условиями контракта - напишите претензию на его имя и направьте через портал госзакупок. После направления претензии партнеру, стоит уведомить о нарушениях компетентные службы и органы. Любое нарушение с противоположной стороны стоит фиксировать. Так, если дойдет до разбирательства в судебной инстанции, у вас будет к чему апеллировать.
Выводы.
Подытожим основные тезисы:
- Старайтесь идти на контакт с партнером, большинство вопросов можно уладить без вмешательства третьей стороны;
- Если же заказчик ведет себя неадекватно, то фиксируйте нарушения с помощью официальных каналов, но сами продолжайте действовать в рамках, предписанных контрактом и законом.
Более серьезные и систематические случаи нарушений требуют отдельного разбирательства, поэтому мы не считаем нужным рассматривать их в рамках данной статьи.
Еще больше полезных материалов и услуг по тендерному сопровождению для поставщиков и заказчиков Вы найдете на нашем сайте.