Крупные отели и сети, где достаточно часто проходят мероприятия, а собственник благодаря им получает значительную часть доходов, нуждаются в качественной и эффективной автоматизации процессов подготовки к мероприятию. OPERA Sales&Catering – интегрированные в PMS модули, которые помогут отелю успешно провести мероприятие любого масштаба.
Часть Sales
Часть Sales – это база ведения клиентов, которая интегрируется в систему PMS отеля. Помимо этого, эта часть содержит дополнительный модуль activities, который систематизирует все задачи каждого члена команды продаж. Это похоже на список задач, где сотрудники могут видеть активности (в том числе, по организации мероприятия), конкретного сотрудника. Здесь также можно добавлять персоналу новые задачи и смотреть отчеты.
Например, начальник отдела продаж может поставить задачу команде по определенному количеству звонков и встреч. А в конце месяца получить итоговый отчет с данными, сколько сделал каждый сотрудник, а также детально посмотреть его активности по каждой задаче.
Поиск внутри модуля сделан комфортным для пользователя: по каждому событию или кейсу можно посмотреть всю историю активности от начала и до конца в правильной хронологии, а также выделить всю цепочку действий. При необходимости можно, например, выбрать конкретного клиента и посмотреть все встречи с ним и сотрудников, которые их проводили.
При этом обучение работе с модулем activities занимает порядка 30 минут, а практика его использования в крупных отелях, где достаточно сложно проходит коммуникация из-за размеров отделов, показывает значительную экономию времени. Если раньше приходилось тратить силы и время на то, чтобы связаться с коллегой и уточнить у него необходимые детали, то с модулем Sales вам достаточно просто посмотреть в общую программу и мгновенно получить всю информацию по конкретному вопросу и необходимую информацию по клиенту.
Часть Catering
Крупным отелям с большим количеством залов, где во время мероприятий предполагаются не только кофе-брейки, но и устраиваются фуршеты, банкеты и другие крупные события, поможет упростить работу часть Catering.
Первая задача модуля – это отслеживание состояния зала, контроль доступности помещения, который позволяет видеть статусы всех залов (занят, свободен и т.д.), а также поставить необходимый зал в лист ожидания.
Другая принципиально важная составляющая модуля – предоставление детализированного меню: клиент не просто что-то проговаривает и записывает от руки, а выбирает из предложенных вариантов. Помимо стандартного меню банкета есть возможность добавить к меню мероприятия эксклюзивные блюда, которые хочет именно этот ваш клиент. Сюда также входит определенный набор напитков и другие позиции, которые может предоставить отель.
При этом можно переносить из меню стандартные опции блюд, чтобы добавлять их к конкретному мероприятию. Модуль очень гибок: в заготовленном меню можно изменить все, что необходимо: добавить позицию, убрать или внести те блюда, которых нет в конфигураторе, а также изменить стоимость. Когда создается само событие, то сотрудники ресторана четко видят количество порций каждого блюда.
Сюда же добавляется оборудование и услуги, например микрофон, сцена, услуги ди-джея, переводчика или трансфер из аэропорта. Так же как и эксклюзивные блюда, необычные услуги можно прикрепить непосредственно к событию, не перегружая при этом общую базу.
Эффективная детализация
На основе данных модуля создается документ Banquet Event Order – это все данные по мероприятию в деталях, которые всегда передаются клиенту, чтобы продемонстрировать степень подготовки и организации события, которое он доверил вам.
Документ BEO также можно высылать на кухню, чтобы повара ознакомились с необходимым количеством блюд и составом меню; служба банкета по нему же определяет, как следует сделать рассадку и какое меню закреплено за каждым столом. Banquet Event Order имеет понятную структуру, поэтому сотрудники могут пользоваться им, в том числе, с планшетами или мобильными телефонами.
Как это работает
Организатор сначала заносит информацию о клиенте, резервирует зал, создает меню. За день или два по отделам рассылается вся информация по мероприятию. Финансовая часть проходит через POS, которая пробивает чек, далее информация уходит в PMS OPERA.
Задача модуля – упростить планирование мероприятия, однако с его помощью можно посмотреть revenue на будущее, хотя самым главным отчетом остается детальный Banquet Event Order, который позволит вам сделать мероприятие на высшем уровне.
Артур Косик
Ведущий технический специалист HRS