У большинства компаний, особенно если речь идет о представителях среднего и крупного бизнеса, в арсенале имеется большое количество программного обеспечения, а соответственно, лицензий на него. Выявление фактического наличия лицензий – обязательный и первостепенный этап любого проекта по лицензированию. С помощью аудита можно вывести оптимальный вариант управления лицензий, но в дальнейшем необходимо обеспечить постоянный учет программ и лицензий в бухгалтерии.
В практике ITIL v2 управление активами ПО и лицензиями выделено в отдельный методологический блок – Software Asset Management (SAM), а в версии ITIL v3 этот процесс вошел в функционал управления конфигурациями.
Проблемы с лицензиями на программы.
Модели лицензирования стали сложнее, что обострило ситуацию с лицензированием – я бы это переписала вот так:
В последнее время ситуация с лицензированием обострилась: фокус переместился с привязки к конкретным устройствам и пользователям к фактической эксплуатации программного обеспечения и конкурентоспособности лицензий, основанной на адаптации к виртуальным средам, серверным и облачным продуктам. Еще недавно лицензии приобретались на рабочее место или конкретного пользователя, теперь провайдеры продвигают лицензии даже на подключение.
Что дает бизнесу управление лицензиями?
Как показывает практика, компания ежегодно несет значительные затраты, связанные с использованием лицензированного программного обеспечения. При этом она не анализирует, насколько эффективно используется имеющееся ПО. Т.е. есть программы и лицензии, находящиеся в простое, но содержание их продолжается, а на некоторый софт требуется обновление, которое производится несвоевременно, тем самым ухудшается его производительность. Чтобы оптимизировать расходы в данной части, бизнес должен владеть информацией о реально используемых рабочих станциях.
Важно сделать управление лицензиями элементом общей системы учета IT-активов. Малому бизнесу, не имеющему в арсенале отдельных продуктов по управлению ИТ-ресурсами, рекомендуется закладывать в бюджет такие же средства, как и для управления лицензиями, если они смогут обеспечить следующими сведениями об оборудовании и ПО:
· статус,
· закрепленный пользователь,
· данные о закупке аппаратного средства,
· контакты,
· расположение актива в компании,
· перемещение и производимые изменения.
Крупному сектору бизнеса с развитыми IT-инфраструктурами важно интегрировать решения по контролю использования активов ПО с действующими ИТ-системами. При этом внедряемые проекты должны выполнять как минимум 4 базовые функции:
· идентифицировать оборудование и программы,
· управлять ресурсами, заявками, контрактами,
· мониторить, согласовывать, подготавливать пролонгацию договоров, производить учет используемых лицензий на ПО,
· оптимизировать затраты на эксплуатацию программного обеспечения и лицензий.
Первые две задачи можно решить с помощью аудита, последние возможны только при внедрении системы управления программными лицензиями и ИТ-активами. Выполнение этих мероприятий дает огромные преимущества бизнесу, сокращая затраты на владение IT-ресурсами и софтом, повышая эффективность их работы.