Повод для докладной записки может быть любой, начиная от предложения по развитию бизнеса, заканчивая информацией о прогуле сотрудника. Но несмотря на причину, нужно уметь правильно ее составить.
Какие бывают докладные
Классификаций докладных записок несколько. Подразделяются они по определенным признакам.
В зависимости от содержания они бывают:
- информационные;
- отчетные;
- инициативные.
В зависимости от адресата служебки бывают:
- внутренние, то есть направляются внутри подразделения;
- внешние, то есть отправляются в другое подразделение или руководству.
Причины для составления докладной бывают самые различные. Чаще всего документ направляется руководству в таких случаях:
- написание отчета об этапе работы;
- наличие споров производственного или административного характера;
- при создавшейся конфликтной ситуации;
- проявление инициативы по улучшению работы компании, производственного процесса;
- достижение работником высоких результатов, на которые нужно обратить внимание руководства.
Это неполный перечень. На производстве и в компаниях создаются очень много прецедентов для повода обратить на них внимание руководства. Это могут быть и положительные причины, и отрицательные.
Как составить докладную
Установленных законодательством требований к такому документу нет, составляется он в свободной форме.
Главное — четко описать произошедшее. То есть пояснить, что произошло, кто виновник, если это выяснено, каких последствий ждать. Или какие результаты достигнуты, кого следует поощрить, как эти результаты продвинут компанию на рынке.
Несмотря на отсутствие унифицированных бланков, есть ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует порядок оформления организационно-распорядительных документов компании. При составлении служебной записки желательно придерживаться этих правил.
Так как служебная записка является официальным документом, в него нужно включить все основные элементы, присущие такого рода бумагам:
- оформить на фирменном бланке, если это возможно;
- справа в углу указать Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже (кому);
- в середине — название документа;
- далее идет сам текст, в котором излагается вся информацию, которую нужно донести до адресата;
- в конце проставляется дата и подпись автора записки с расшифровкой.
Составляем докладную в связи с нарушением трудовой дисциплины
Это самый популярный вид служебных записок. Ими уведомляют руководителя о нарушении трудовой дисциплины, об опозданиях, игнорировании распоряжений руководителей, о несоблюдении правил рабочего процесса. Чаще всего это практически коллективная жалоба. В составлении принимает участие весь коллектив, который устал мириться с нарушителем и хочет, чтобы на него хоть как-то воздействовали.
На некоторых предприятиях приняты ежедневные отчеты о соблюдении режима работы. В этих случаях докладная пишется, независимо от «злостности» нарушения. И даже если кто-то опоздал или чуть позже вернулся с обеда, об этом узнает руководитель.
Иногда возникают вопрос: что считать нарушением? Что если по дороге на работу что-то произошло, и в итоге пропущено начало рабочего дня. Бывают и непредвиденные случаи, и просто случайности.
Чтобы определиться, является проступок нарушением или случайностью, нужно заглянуть в должностную инструкцию и трудовой договор. Как правило, в этих документах отдельно прописано, что считать нарушением.
Но при фиксации нарушения, перед тем как применить административное наказание, с сотрудника полагается взять объяснение. Ведь, например, неисполнение служебных обязанностей может быть последствием плохого самочувствия. Или опоздание можно оправдать аварией на дороге и перекрытием движения транспорта. Это уважительные причины, от которых отмахиваться не стоит.
Если сотрудник откажется давать пояснения, это тоже стоит зафиксировать. Такая бумага потребуется, если вдруг работник решит оспорить решение руководителя в суде.
И еще одна ситуация, которую не следует считать нарушением, — приостановка работы при невыплате заработной платы. Правда, сначала в администрацию подается письменное уведомление о приостановке. Да и использовать такой ход можно, если задержка выплат длится уже более 15 дней.
В подробной статье на сайте найдете много примеров докладных для разных ситуаций. Можете скачивать бесплатно и использовать в работе.