В обыденной рабочей деятельности такого человека, как HR, специалиста административного отдела или любой руководящей должности в какой-то момент возникает вопрос, когда дело касается регламентирования деятельности: с чего начать и как назвать?
Это может быть обычная инструкция "Как открыть нужный удаленный сервер" или полноценный регламент описывающий деятельность целого отдела. Вообще, многие компании делятся на 2 типа: одни - "Регламенты - наше все. На любую бумажку должна быть бумажка!". Другие - "Зачем нужно описывать элементарную деятельность, разумный человек сам все понимает!". Тут уже судите сами, к какой компании вы относитесь, потому что как многие уже догадались: первые - это крупные компании, которые уже прошли через мнение вторых и текучку кадров. Они уже устали каждый раз новому человеку объяснять КАК открыть нужную папку и теперь описали всю деятельность компании и со спокойной душой кидают в человека книжку с инструкциями и идут дальше заниматься своими делами.
Стоит ли говорить о том, что чем раньше вы опишете деятельность своей компании, тем проще для вас будет запустить франшизы?
Итак, если между делать и не делать вы выбрали делать, то поехали!
По моему опыту: бывали такие ситуации, когда руководитель требует инструкцию, а оказывается, что был необходим регламент, в итоге ты - расстроенный, руководитель - злой, а время - потеряно.
Чтобы понять, когда это инструкция, а когда регламент - надо разобраться в том, что это такое и с чем это едят.
Итак, инструкция.
В этот момент вспоминаем коробочку с телефоном. Нам в инструкции не пишут, что именно мы можем делать в этом телефоне, зато нам предельно ясно пишут, что в микроволновке его лучше не греть и под водой лучше долго не держать, заряжать вот такой зарядкой, а слот под сим-карту открывать вот этой штучкой.
Получается, инструкция нам объясняет каким образом, в каком порядке и какие инструменты лучше для этого использовать.
Очень похоже на описание регламента, да? В этом и заключается вся путаница между регламентом и инструкцией.
Регламент - официальный документ компании, описывающий ЧТО необходимо делать.
Для примера: если мы берем Клининг и решаем описать их деятельность, мы можем создать Положение, которое будет содержать в себе описание, принципы компании, и туда уже необходимо включить все инструкции и регламенты.
То есть, если мы описываем что надо клинингу сделать за день, то это - регламент. Там мы можем прописать время и действие, указать на что обращать внимание и как действовать в экстренных ситуациях. А если мы описываем "Как и чем помыть зеркало/полы/входную группу" - это инструкция. Туда пишем какое взять средство, какую тряпку или инструмент, какими движениями мыть и сколько раз поменять воду.
Ну что же. Надеюсь вам стала очевидной разница между регламентом и инструкцией и теперь вам будет проще писать документы. Удачи!