С 1 сентября 2023 года представители организаций и ИП должны будут прилагать к документам, подписанным личной электронной подписью, машиночитаемую доверенность. Рассказываем, как работать с ней уже сейчас.
Как оформить МЧД
Это документ оформляется в электронной форме, как XML-файл, и подписывается УКЭП руководителя организации-доверителя или ИП (формат XMLDSIG или CADES).
Реквизиты МЧД такие же, как для бумажной:
- наименование документа (доверенность);
- номер, дата совершения, указание на срок действия (или отметка «бессрочная»);
- данные доверителя: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП (для ИП), наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО гендиректора и номер его СНИЛС (для организации);
- данные представителя (ФИО, дата рождения, данные паспорта, номера ИНН и СНИЛС);
- указание на конкретные полномочия представителя (а также допустимо ли передоверие);
- УКЭП доверителя.
Для получения МЧД в нотариальной форме доверителю-организации не потребуется личная усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Нотариус удостоверит МЧД, подписав ее своей электронной подписью (ЭП), и внесет документ в систему. МЧД для ИП должна быть удостоверена нотариально.
Несмотря на то, что ФНС предлагает свои сервисы для подготовки МЧД, пользователи бухгалтерских программ предпочитают подготавливать МЧД с их помощью, а для работы с контрагентами используют возможности ЭДО.
Заполнить МЧД в системе СБИС от провайдера «Бизнес-легко!» в самом деле не составит труда. Программа сама предложит заполнить нужные поля, можно не бояться ошибок.
Выбрать и подключить сервис СБИС
МЧД может быть сколько угодно, причем она может быть выдана не только штатному сотруднику, но и стороннему человеку. Главное, чтобы у него была ЭП. Бумажную копию МЧД выдавать нет нужды, равно как и переоформлять ее при смене руководителя организации.
Как долго действует МЧД? Как и бумажная – столько, на сколько вы ее выдали, причем максимально возможный срок не установлен (ст. 186 ГК).
Если в самой МЧД не указан срок, то она по умолчанию действует год с даты выдачи. Доверитель вправе отозвать ее и раньше.
Как используется МЧД
Она, как и бумажная, прилагается к документу (электронному). При внушительном объеме документооборота с тем или иным контрагентом нет необходимости прилагать МЧД к каждому документу. Достаточно заключить соглашение о том, что МЧД отсылается лишь раз.
При сдаче налоговой отчетности генеральному директору необходимо, подписав МЧД, передать (зарегистрировать) ее в ИФНС заблаговременно, поскольку лишь после того, как ее налоговики примут, представитель вправе сдавать отчетность на основании МЧД.
Так, в системе СБИС от провайдера «Бизнес-Легко!» заполнить и отправить МЧД в налоговую можно прямо из карточки компании. О том, что она принята, сигнализирует статус «Зарегистрирована». После этого представитель вправе сдавать отчетность, визируя документ личной ЭП.
Что до нового Социального фонда, то полагаем, что до того, как будет определена схема работы с МЧД будет безопаснее отчитываться по-старому.
«Бизнес Легко!» предлагает комплекс готовых решений для бизнеса:
- онлайн-кассы и фискальные накопители;
- аренда облачной кассы;
- электронная отчетность;
- электронный документооборот;
- бухгалтерия онлайн с сервисом СБИС;
- кадровый ЭДО.
Автоматизируйте все процессы вместе с Бизнес Легко!