Регламентация бизнес-процессов – это самостоятельное направление деятельности, цель которого – разработка и внедрение регламентирующих документов (локальных нормативных актов, ЛНА). ЛНА устанавливают правила работы сотрудников и качественные характеристики работ в рамках отдельных процессов и процедур.
На реплику «регламенты не нужны, потому что их никто не читает» я отвечаю: «вы просто не умеете их готовить».
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Разберемся, для чего нужны регламенты и всегда ли надо их читать
Система общеобязательных правил поведения в нашем обществе формируется системой законодательства, независимо от того, знаком гражданин с законами, или нет. Разные жизненные ситуации вызывают необходимость обращаться к нормам права, разбираться в их тонкостях и нюансах.
ЛНА, объединенные в единую регламентную базу, тоже формируют правила для конкретного трудового коллектива, независимо от того, насколько хорошо они знакомы сотрудникам предприятия.
ЛНА закрепляют договоренности между участниками бизнес-процессов, достигнутые в процессе моделирования или оптимизации (реинжиниринга). ЛНА всегда позволяет вернуться к этим договоренностям и сгладить острые ситуации, регулярно возникающие между подразделениями. А если таких официальных письменных договоренностей нет, то рабочий спор решить сложнее.
Вывод
Хорошо составленные ЛНА служат формированию корпоративной культуры, снижают напряженность в коллективе, способствует повышению производительности труда, взаимозаменяемости сотрудников, быстрому вхождению в рабочий процесс новых сотрудников. Решается проблема «незаменимых» сотрудников. Исключаются хаотичное движение информации, дублирующие действия и функции. И, как ни странно, сокращается бюрократическая составляющая в управлении (в ее негативном понимании).
За счет чего это достигается?
- ЛНА устанавливают правила и фиксируют договоренности о том, как будет выстроен тот или иной бизнес-процесс, кто его участники и уровень ответственности каждого в рамках процесса;
- ЛНА содержат описание рабочих процедур и качественные характеристики их выполнения;
- ЛНА служат правовой основой деятельности предприятия.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»