Как оградить себя от недобросовестных партнеров — один из самых частых вопросов, которые задают себе участники закупок. Просьбы помочь разобраться в сложной ситуации, которая грозит как минимум «черным списком» РНП, а как максимум — судебными разбирательствами, ежедневно приходят и нашим экспертам.
Рассказываем, на каких правонарушениях чаще всего попадаются участники госзакупок, к чему это приводит и как заблаговременно оградить себя от уголовной ответственности.
Рабочие способы минимизировать уголовно-правовые риски при работе с государственными контрактами
1. Исполняйте взятые на себя договорные обязательства
«Спасибо, капитан Очевидность!», - подумаете вы, и будете, конечно же правы. Но давайте вспомним все те случаи, когда выполнить договоренности в срок не получается в силу каких-то причин, порой совершенно не зависящих от участника госконтракта. Выйти с минимальными потерями из такой ситуации поможет документальное подтверждение — собирайте письменные доказательства переговоров, общения с госзаказчиком, почтовые сообщения на всем пути работы с госконтрактом. Если при этом вы умеете договариваться, — прекрасно! Но в любом случае все договоренности и любые решения, даже самые мелкие, необходимо фиксировать на бумаге.
2. Работайте с проверенными и надежными контрагентами, постоянно мониторьте рынок контрагентов
Это касается не только прямых исполнителей, но и субподрядчиков, которых участники закупок нередко привлекают к работам по госконтракту. Заказчик не примет оправдания типа: «Я не виноват, это мои подрядчики подвели». Все претензии будут напрямую относится к вам, как непосредственному партнеру.
3. Решайте конфликтные ситуации путем взвешенных переговоров
Простой, но в то же время действенный совет. Как правило, любое совещание на стороне заказчика протоколируется. Обязательно присутствуйте на них лично, выносите на обсуждение все, кажущиеся вам важным вопросы, ведите аудио запись, запрашивайте копии протоколов и храните у себя. В дальнейшем, если в ходе работ по контракту возникнет какая-то проблема, у заказчика не получится обвинить вас во всех своих бедах.
4. Отдавайте документы на подпись только уполномоченному на то лицу, следите за проставлением фактических дат
Идеальный вариант, конечно, когда в компании действуют внутренние регламенты рабочих процедур, ее сотрудники прекрасно понимают, кто и за какой функционал отвечает. Это снимает вопросы, типа «А кто тут крайний?» и «Где найти концы?».
5. Тщательно вычитывайте исходящие документы, в том числе договоры, во избежание двусмысленных формулировок
Любая двусмысленность будет трактоваться совсем не в вашу пользу, поэтому внимательно читайте все исходящие документы. Лучше даже поручить одному человеку из своей команды получать документы и готовить на них ответы: в компанию, как правило, поступают запросы от разных контрольно-надзорных органов, и если у них будут разные исполнители, то в дальнейшем могут возникнуть сложности, как минимум, с их отслеживанием.
6. Согласовывайте с учредителем письменно документы, связанные с совершением сделок, которые в дальнейшем могут быть поставлены под сомнение
В случае, если учредитель отказывается подписывать документ, отказывайтесь от сделки — сомнительный контракт может обернуться большими проблемами, чем вознаграждение за него, на которое вы рассчитываете.
7. Соблюдайте гигиену деловой переписки, телефонных и иных переговоров
Всегда помните о том, что ваши телефоны могут изъять, поэтому следите за тем, что вы пишете. Даже если вы удалили провокационную переписку у себя, то не факт, что ее также удалил ваш собеседник. Поэтому при переписке, при любом общении, отдавайте себе отчет в том, о чем вы говорите, что в ваших словах нет двусмысленности, все четко и прозрачно, и отправляйте сообщения только в том случае, когда уверены, что эта информация если и попадет в руки следователей, то вреда вам не причинит.
8. Исключайте любые коррупционные темы из ваших переговоров
Вопросы коррупции для вас в принципе должны быть строгим табу! На «нет», как говорится, и суда нет.
9. Привлечение специалистов в области уголовного права на стадии возникновения малейших уголовных рисков, а не на стадии возбужденного уголовного дела
Проблему, как известно, всегда проще предупредить, чем решать, поэтому чем раньше специалисты начнут отрабатывать интерес к вашему госконтракту со стороны правоохранительных органов, тем проще вам будет избежать уголовного дела.
10. Ведите контроль за увольняемыми сотрудниками, качественно ведите личные дела
Уволенный сотрудник, а тем более обиженный сотрудник, для компании все равно, что неразорвавшаяся бомба. Он способен скомпрометировать вас перед заказчиком, правоохранительными органами, да и любым вашим недоброжелателем.
Соблюдая эти простые, но в то же время важные правила, участник закупки сможет максимально обезопасить себя от различных неприятностей, связанных с необоснованным привлечением к уголовной ответственности, незаконного вмешательства в предпринимательскую деятельность или нормальное функционировании компании, а также нивелировать потенциальные риски, выявляя и минимизируя их на начальных этапах.