К нам часто приходят клиенты с какой-то одной проблемой или потребностью, связанной с печатью в офисе. Но в процессе решения одной проблемы выявляется множество других, которые попутно тоже нужно решать, так как они все связаны между собой. Без решения хотя бы одной из них, не получится добиться эффективности от выполнения первоначальной задачи.
Ситуация клиента
Российская IT-компания более 20 лет создает ИТ-системы, автоматизирующие бизнес-процессы в крупных компаниях. В какой-то момент компания пришла к необходимости автоматизировать и свои бизнес-процессы, касающиеся офисной печати.
Первоначальной задачей клиента при обращении было внедрение системы авторизованной печати, чтобы увеличить уровень безопасности при распечатке важных документов и сделать процесс печати в целом более удобным.
Перед решением любой задачи для клиента мы проводим аудит печатной инфраструктуры, чтобы оценить ситуацию с офисной печатью на текущий момент. Результаты аудита показали, что у клиента, помимо отсутствия контроля за печатью, существовало еще несколько «болевых точек».
У клиента на момент обращения был довольно внушительный парк техники в 27 печатающих устройств. И вся эта техника обслуживалась бесконтрольно, в отсутствии какой-либо системы. Из-за чего не было никакой прозрачности в расходах на печать, клиент не понимал до конца, сколько у него уходит средств, чтобы обеспечить сотрудников возможностью печатать в офисе.
В качестве расходных материалов клиент использовал не только оригинальные, но и «совместимые» картриджи. В результате сотрудники в офисе были недовольны низким качеством получаемых отпечатков и постоянными сбоями техники. Недоволен был и сам клиент, так как приходилось часто менять неисправную технику на новую, без какой-либо уверенности, что завтра и эта машина не начнет сбоить.
Стоит также сказать, что отсутствием контроля за печатью пользовались и сотрудники отделов, печатая большое количество документов в личных целях. Что также било по карману владельцу компании, увеличивая расходы на печать.
Решение
Оценив все исходные данные, перед нами встала задача, обеспечить заказчика экономичным, безопасным, удобным в эксплуатации решением, которое бы превентивно перекрыло все обнаруженные «болевые точки».
Для реализации проекта нами было выбрано печатное оборудование Brother, работающее совместно с системой управления и контроля печати OneQ. Решение по системе карточного доступа было реализовано в течение 10 дней и дополнено системой онлайн-мониторинга за печатными устройствами – EKM. Использование данного облачного решения IT-компанией лишний раз подчеркивает, что оно не несет рисков для безопасности информационной среды заказчика.
Результаты оптимизации печати
Оптимизация печати позволила унифицировать печатную технику и получить 100% работоспособность оборудования без наличия сбоев и простоев. За счет внедрения облачной системы мониторинга за печатными устройствами EKM, удалось автоматизировать сбор и обработку информации о состоянии парка устройств, сократить время реакции на инциденты, в режиме онлайн отслеживать потребление расходных материалов.
С внедрением контроля доступа OneQ снизилась печать в непроизводственных целях на 30% и повысилась безопасность печати. Сотрудники стали более ответственно подходить к вопросу печати, так как данная система обеспечивает контроль не только за распечатанными копиями, но и за копированием и сканированием документов. Данное решение имеет также функцию отложенной печати (Follow-Me), что позволяет получить нужный документ только его владельцу после авторизации по карте доступа или ПИН-коду.
Оригинал статьи на https://www.printroom.ru/blog