Многие фирмы и в первую очередь их руководители оказываются совершенно не готовыми к ситуации, когда ушел главный бухгалтер, не сдав отчетность и не передав дела преемнику. Такие случаи нередки. Не только исчезновение, но даже неожиданное увольнение главбуха чревато массой проблем с налоговой и контрагентами. Особенно серьезными бывают последствия, если деятельность специалиста никто не контролировал. Как свести потери к минимуму и избежать штрафных санкций, пойдет речь в этой статье.
Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел
Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.
Этап 2. Проведение инвентаризации
Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.
Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности
Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:
- учредительные и регистрационные документы;
- данные об учетной политике компании;
- первичную документацию;
- отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- акты сверок с налоговыми органами;
- описи по факту инвентаризаций;
- кассовые документы и выписки о банковских операциях;
- документы, касающиеся кадрового состава;
- должностные инструкции рядовых бухгалтеров.
Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи. После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года. Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.
Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.
Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении: основные документы
Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении. Речь идет о документах, которые отражают специфику и результаты деятельности компании:
- учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
- документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
- регистры бухгалтерского и налогового учетов;
- бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
- приказы о проведении инвентаризации и описи;
- документы о взаимоотношениях с налоговой (акты проверок и сверок с налоговыми органами);
- документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
- документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
- документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
- документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
- договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
- первичные документы и бухгалтерские справки;
- бланки строгой отчетности;
- доверенности, путевые листы.
Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера
Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел, также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.
Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел
В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:
- ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
- дата передачи обязанностей;
- дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
- названия и количество переданных документов;
- серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
- сведения об утерянных документах;
- ошибки, выявленные проверкой;
- количество переданных печатей, штампов;
- последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.
Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:
- об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
- учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
- учете основных средств и нематериальных активов;
- учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
- расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
- бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
- хранении и уничтожении документов.
Ответственность главного бухгалтера после увольнения
Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:
- за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
- грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.
К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.
Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании. Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).
За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.
Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:
- трудового договора;
- платежных документов;
- актов проверки надзорных органов.
Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?
Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.
Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.
Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?
Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.
Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.
А какие советы по этому вопросу могли бы дать вы? Пишите в комментариях, ставьте лайки и подписывайтесь!
