Сделали подборку с самыми популярными вопросами от предпринимателей с наёмными сотрудниками.
Какой договор заключить с сотрудником?
Нанять на работу сотрудника можно несколькими способами:
- По трудовому договору. Такой договор заключается при приеме в штат для выполнения определенных обязанностей.
- По ГПД (гражданско-правовому договору). В эту категорию входят и договор на оказание услуг или выполнение работ, а также договор подряда. ГПД необходим, если физ. лицо выполняет какую-то разовую работу, то есть не на постоянной основе. Заключить такой договор можно с ИП, самозанятым и просто физлицом. Последний вариант обойдется дороже, т.к. за физлицо придется отчислять НДФЛ и страховые взносы.
Скачать бланк трудового договора, договора ГПД и любые другие бланки вы можете в нашем разделе с бланками. А пользователи сервиса могут автоматически оформлять в сервисе все документы на сотрудников, рассчитывать зарплату и взносы, заполнять отчёты.
Как оформить прием на работу?
По гражданско-правовому договору (вне штата, по договору подряда):
С физ. лица необходимо получить паспорт, СНИЛС, ИНН (если есть), сделать копии, оформить договор в 2-х экз. Больше ничего не требуется.
По трудовому договору (в штат):
а) В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приёме на работу, входят:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
- трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу) или форма СТД-Р, если человек уже отказался от бумажной трудовой в пользу электронной;
- СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
- документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
- документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
- справка о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью);
- справка о доходах с предыдущих мест работы за 2 года по форме 182-н;
- справка 2-НДФЛ за текущий год.
С представленных документов нужно снять копии и хранить их. Справку о доходах и 2-НДФЛ оставляют в оригинале.
б) Если сотрудник оформляется на работу впервые, то вам как первому работодателю необходимо за свой счет приобрести ему трудовую книжку.
Если у человека еще нет СНИЛС, вам нужно отправить о нем сведения в ПФР по форме АДВ-1.
в) Физ. лицо пишет заявление о приеме на работу в свободной форме.
г) С сотрудником заключается трудовой договор в 2-х экз. (один остается у сотрудника);
д) В трудовом договоре должны быть обязательно указаны условия оплаты труда, перечислены обязанности работника или дана ссылка на должностную инструкцию. Образцы должностных инструкций можно найти в нашем разделе с бланками.
е) Работник должен под роспись ознакомиться с должностной инструкцией, инструкцией по охране труда, положением о коммерческой тайне и т.д.
ж) Оформить приказ о приёме на работу. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора.
з) После издания приказа в трудовой книжке сотрудника (если она есть) делается запись о приеме на работу.
и) Оформить личную карточку работника по форме Т-2.
к) Не позднее следующего дня после издания приказа нужно отправить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД.
Обратите внимание: при найме первого сотрудника ИП в течение 30 дней необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС). Регистрироваться в ПФР работодателям с 2017 года не нужно.
Какие налоги платить с зарплаты сотрудников?
За сотрудников, принятых по трудовому договору, нужно уплачивать взносы на страхование:
- пенсионное;
- медицинское;
- на случай временной нетрудоспособности и материнства;
- от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Из зарплаты работников следует удерживать НДФЛ и перечислять налог в бюджет.
С выплат работнику-физлицу, принятому по гражданско-правовому договору удерживается и перечисляется НДФЛ, уплачиваются только взносы на пенсионное и медицинское страхование. Страховые взносы в ФСС, а также взносы «по травме» перечисляются только если это прописано в договоре.
Выгоднее всего заключать догооры ГПД не с физлицами, а с ИП или самозанятыми. Они сами платят за себя налоги и взносы.
В сервисе на тарифе с сотрудниками вы можете формировать необходимые платёжные документы по налогам (взносам) и отчёты.
Какая отчётность у ИП за своих сотрудников?
В налоговую инспекцию нужно представить сведения о доходах физлиц, начисленных и удержанных налогах (форма 2-НДФЛ) — один раз по итогам года, не позднее 1 марта.
Ежеквартально по форме 6-НДФЛ: – за I квартал, полугодие, девять месяцев в течение месяца после отчетного периода; – за год – не позднее 1 марта следующего года.
По страховым взносам, кроме взносов за травматизм, отчитываются в ИФНС. Ежеквартально сдается расчет по страховым взносам, в течение 30 дней следующего после квартала месяца.
До 20 января каждого года в ИФНС сдаются сведения о среднесписочной численности.
В Пенсионный фонд РФ предприниматели-работодатели сдают:
- форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». Сведения по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным;
- форму СЗВ-стаж вместе с ОДВ-1 до 1 марта после отчётного года, а также в течение года при увольнении сотрудника на пенсию.
- форму СЗВ-ТД не позднее 15-го числа каждого месяца (если были кадровые изменения). Кроме того, форму СЗВ-ТД сдают при приеме или увольнении работников не позднее следующего дня после издания приказа.
В Фонд социального страхования подается расчет по форме 4-ФСС РФ – ежеквартально, не позднее 20-го числа первого календарного месяца квартала, следующего за отчётным кварталом. Если этот отчёт подаётся в электронном виде, то срок - до 25 числа.
Как оформить отпуск сотрудника?
Для оформления отпуска работнику необходимо составить график отпусков (форма № Т-7), приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6), записку-расчёт о предоставлении отпуска, где рассчитывается сумма отпускных (форма № Т-60). Работник предоставляет заявление об уходе в отпуск за две недели до его начала. Не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска, работнику нужно выплатить отпускные.
Как уволить сотрудника?
Работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию. На основе заявления составляется приказ об увольнении, далее вносится запись в трудовую книжку: «Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В последний день работы сотрудника с ним производится окончательный расчёт (зарплата, компенсация за неиспользованные дни отпуска), выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении (или сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если сотрудник отказался от бумажной трудовой), справка о сумме зарплаты за два календарных года по форме 182-н, предшествовавших году увольнения, справка о доходах по форме 2-НДФЛ, сведения по форме СЗВ-стаж, СЗВ-М и расчет по страховым взносам.
Все документы, обязательные для работодателей, вы можете легко и быстро оформить в сервисе «Моё дело».