Вопрос о том, зачем честно и прозрачно работающему бизнесу отказываться от исправного и проверенного временем оборудования и переходить на онлайн-кассы, имеет очень простой ответ: таково требование 54-ФЗ, а точнее поправок, которые были внесены в этот документ в 2016 году. Согласно принятым 4 года назад изменениям, подавляющее большинство компаний, связанных с продажами, обязано использовать в своей работе новое оборудование, что вопреки ожиданиям не усложнило жизнь предпринимателей, а наоборот сделало ее немного легче.
Начнем с того, что автоматическая передача информации о кассовых операциях операторам фискальных данных (ОФД), а затем и в налоговую службу избавила предпринимателей от постоянной и трудоемкой работы по подготовке бумажной отчетности для ФНС. Кроме того, такая схема взаимодействия с контрольно-надзорным органом избавила бизнес от плановых проверок. Инспектора теперь приходят в компанию только в том случае, если ФНС по какой-либо причине перестает получать данные с онлайн-касс. К тому же, помимо стандартного функционала, присущего всем расчетно-кассовым аппаратам, кассы нового поколения имеют некоторые полезные дополнительные опции.
Как это работает?
О каких бы продажах ни шла речь, принцип работы онлайн-кассы от этого не меняется. Сначала продавец при помощи сканера или вручную вводит информацию о товаре и его стоимости в меню кассы, а та, в свою очередь формирует фискальный чек, который затем передается на специальный накопитель, заверяется, после чего печатается на бумажном носителе (электронная версия чека по желанию может быть отправлена покупателю на электронную почту). При этом касса передает данные о совершенной операции ОФД, который после обработки поступившей информации отправляет ее в налоговую. При этом слово «онлайн» в названии кассы не стоит понимать буквально – для работы этим аппаратам совершенно не нужно постоянное подключение к интернету. Законом предусмотрена возможность передавать ОФД сформированные чеки не реже одного раза в 30 календарных дней.
Какие бывают и что умеют?
Онлайн-кассы могут представлять собой автономный кнопочный аппарат, смарт-терминал или быть просто фискальным регистратором (выглядит как маленький принтер для чеков со встроенным аккумулятором), который можно подключить к смартфону или планшету с установленным на него кассовым программным обеспечением (оптимальное решение для работников курьерских служб).
Если говорить о смарт-терминале, то это полноценный компьютер (в форм-факторе планшета) со всеми вытекающими из этого преимуществами. Терминалы, например, имеют функции «отложенный чек» и «быстрый возврат» (больше никогда не нужно звать Галю с волшебным ключом), которые заметно упрощают работу кассира. Кроме того, такая касса «умеет» предоставлять скидки, как на отдельные товары, так и на итоговую сумму чека, а также дает возможность принять от покупателя в качестве оплаты одного товара наличные деньги и безналичный расчет в какой угодно пропорции.
И это только малая часть полезных функций онлайн-касс, конкретный список которых зависит от модели выбранного устройства. Но практически ко всем терминалам и фискальным регистраторам можно добавить программу учета товаров и использовать ее для автоматизации торговых операций и отслеживания результатов маркетинговой активности, что гарантированно пригодится при любом анализе эффективности работы предприятия и оптимизации его бизнес-процессов.