Мы продолжаем рассказывать об основных мифах в работе с электронным документооборотом (ЭДО). Заключительная часть о самых распространенных заблуждениях людей, опасающихся использовать ЭДО. С первой частью Вы можете ознакомиться по ссылке.
Миф 1 (6). ЭДО – это дорого.
На самом деле стоимость зависит от объема документов, с которыми вы работаете или планируете начать работу, а также наличия сертификата ЭП и необходимости интеграции с другими системами.
К Диадоку, например, можно подключиться бесплатно, если у клиента есть сертификат ЭП.
Главное знать, что стоимость приобретаемого пакета можно рассчитать индивидуально, все завит от требований и целей заказчика.
Миф 2 (7). Формы документов часто обновляются. Внедрим ЭДО, а потом начнутся проблемы с загрузкой новых форм в систему.
Задача с обновлением форм документов лежит на операторе. Его главные качества – это опыт у экспертные компетенции. Оператор должен быть в курсе всех изменений.
Оператор заранее уведомит клиента о всех изменениях. Ситуации, в которой выходит новая форма документов, либо новый формат обмена, и клиент ничего об этом не знает – исключены.
Миф 3 (8). Пользы от ЭДО – нет. Документы все равно дублируются на бумаге.
Переход на ЭДО нужен как раз для того, чтобы избавиться от стопок бумаги.
Нужды дублировать документы – нет. Согласно П.5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, все первичные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Это также подразумевает их юридическую значимость.
Миф 4 (9). Как можно доверять оператору. Вдруг он потеряет мои документы?
Данный миф хорош тем, что раскрывает важную тему хранения электронных документов.
Законодательство РФ предъявляет к электронным документам такие же требования по времени хранения, как и к бумажным: 4 года для счетов-фактур и 5 лет для всех остальных типов документов.
Более того, для электронных документов обозначен ряд обязательных условий хранения.
Во-первых, все документы должны храниться не менее чем в двух экземплярах и находиться на разных физических устройствах.
Во-вторых, оператор ЭДО обязан располагать техническими и программными средствами для воспроизведения, копирования и перезаписи электронных документов, для контроля их физического и технического состояния.
В-третьих, компания также должна обеспечивать надежный режим хранения электронных документов, чтобы исключить их утрату. Самый оптимальный вариант — это «облачное» хранение.
Чаще всего в системах ЭДО используется троекратное копирование. Причем документы копируются на разных серверах, что исключает вероятность потери, утраты, поломки. Документы будут всегда доступны для пользователя.
Миф 5 (10). Суды не принимают электронные документы.
Подавать документы в суд в электронном виде позволяет закон. Это непосредственно относится к иску и к сопровождающим документам.
При электронной подаче документов используются либо электронные образы (сканы), либо сами электронные документы, которые обладают юридической силой (в виде файлов).
Практика предоставления электронных документов в суд на сегодняшний день сложилась. Потому переживать по этому поводу нет необходимости.
Вы можете получить дополнительную информацию по бесплатному номеру: 8-800-250-16-03 или связавшись с менеджером СКБ-Контур по адресу электронной почты: vm@olof.ru
Купить Контур Диадок для ИП на официальном сайте от 900 рублей. Для сервиса доступны акции и уникальные предложения, предоставляемые компанией ОЛОФ для своих клиентов.