На должности помощника руководителя я работаю уже более одного года и точно могу сказать, что четких должностных обязанностей для этой вакансии нет. За этот год я освоила специальности секретаря, копирайтера, юриста, программиста, СММ-специалиста, рекрутера, бухгалтера, специалиста по связям с общественностью и даже коллектора (!). Если повспоминать все задания, то специальностей пять добавить точно можно. Но от этого становится только интересно.
Постараюсь кратко рассказать, чем занимается помощник руководителя в течение рабочего дня.
Каждый день начинается с постинга в социальные сети, без этого в наше время никуда - нет группы в социальных сетях - нет доверия компании.
Выполнение текущих заданий руководителя: приобрести канцелярию для офиса, какое-то оборудование или что-нибудь продать ненужное. Контроль выполнения задач юристами, менеджерами, маркетологами, программистами и да, в каждой области нужно хоть немного разбираться.
Работа в конструкторе сайтов Tilda - создание новых страниц, написание текстов, подбор фото, настройка ссылок и кнопок. Я не ожидала от себя, что справлюсь. Но один из моих девизов: “Если кто-то смог, то у меня непременно получится”.
Написание текстов для СЕО-сайта. Одновременно простое и сложное задание. Отдел маркетинга присылает техническое задание с определенными ключевыми словами, которые необходимо употребить в тексте, а мне нужно изучить тему, написать текст с определенным количеством символов и вставить ключи в текст. Это вам не картину Репина и Васнецова в школе описывать. Кстати, в написании текстов очень помогает книга “Пиши. Сокращай”.
Раз в неделю от лица компании обзваниваю наших клиентов для сбора отзывов. Это очень важный пункт - секретарям и помощникам руководителя на заметку. Благодаря обратной связи компания делает работу над ошибками.
Поиск и анализ необходимой информации в интернете - это может быть анализ работы конкурентов, контакты потенциальных клиентов или подрядчиков. Рекомендую хранить информацию в таблицах на GoogleDisk, поверьте, пригодится.
Взаимодействие с бухгалтерией - это не только отправка счетов на оплату и получение платежных поручений, но и совместная подготовка квартальных отчетов. Я собираю необходимую информацию, а наш бухгалтер готовит финансовый отчет.
Поиск подрядчиков на выполнение разовых заданий - что-то починить, перевести, нарисовать, индивидуально изготовить. Для поиска таких ребят рекомендую сайты фрилансеров fl.ru и youdo.com, также есть приложения этих сервисов для мобильных устройств.
Раньше задания и план работы записывала по-старинке в ежедневник. Но спустя какое-то время начальник открыл доступ к доске задач - Trello. Теперь каждое утро начинается с доски заданий. Тут все, как на ладони!
Если среди читателей есть помощники руководителей, делитесь опытом, какие необычные задания вам поручали выполнять.