На Тольяттиазоте в опытно-промышленную эксплуатацию запускается электронный архив. Семь больших комнат бумажного архива документов, которые накопились за десятилетия работы Тольяттиазота, «превратятся» в удобный электронный формат. Несколько кликов компьютерной мышью заменят длительные запросы и поиски нужной бумаги.
Как найти документ за несколько минут
В виртуальной системе будет храниться как проектная документация, так и эксплуатационная, ремонтная, строительная. Разработчиком и архитектором проекта является директор по проектированию Роман Раменов.
Он подчеркнул, что от бумажного хранения документов Тольяттиазот не уходит, так как многие документы должны иметь оригинальную версию. Но для большинства рабочих процессов достаточно электронной копии.
Благодаря цифровизации привели в порядок сам бумажный архив. Теперь там все разложено по полочкам, каталогизировано. Чтобы понять объем работ скажем, что бумажный архив ТОАЗа занимает семь комнат, забитых бумагами, накопленными за сорок лет существования завода. Десять человек с утра до вечера сканируют документы и распределяют их по каталогу.
Техническая документация, хранящаяся непосредственно в цехах, также перейдет в «цифру». Пополняться электронный архив будет децентрализовано. Например, ремонтники будут вкладывать ремонтную документацию, строители – свою, проектировщики – свою. И так далее. А пользователи в онлайн-режиме смогут работать с новыми документами, загруженными в систему. Далее будет приходить оповещение, что определённый раздел архива пополнен новым документом.
– Случалось, что банальный поиск документации влёк за собой задержку важных оперативных решений, – говорит Раменов. – Техническая документация, особенно эксплуатационная, живет по старинке, в бумаге. И в каждом цехе она хранится по местным правилам. Это сказывается не только на удобстве пользования. Например, представители проверяющих организаций часто просят предоставить документы на то или иное оборудование. Если их не удается предоставить быстро, инспектор может выписать предписание. В электронном архиве на поиск уйдет пару минут.
Без утечки информации
Программа будет достаточно проста в использовании. Например, в поисковой строке можно набрать название объекта или оборудования, и увидеть всю относящуюся документацию, к которой у сотрудника есть доступ.
Система учитывает уровни конфиденциальности, а это позволит избежать утечки важной информации об опасном химическом производстве. Предусмотрено разграничение прав доступа. Специалистам будут доступны документы, которые соответствуют их рабочим обязанностям, прямо с их рабочего компьютера. Больше не потребуется писать служебные записки, ждать согласования, ходить в архив.
По словам Романа Раменова, для реализации проекта уже закуплена новая программа. Это специальная электронная площадка для хранения документации. Она поддерживает гибкую иерархию объекта. Документация будет структурирована от производства в целом до конкретных позиций и оборудования. Например, начальник цеха имеет доступ ко всей документации по его подразделению. Его подчиненным доступны документы, связанные с их полем деятельности.
– Планируем около полугода тестировать электронный архив, запустив его в опытно-промышленную эксплуатацию. На этом этапе окончательно уточним права доступа: кому к каким документам, – поясняет Роман Владимирович. Он также рассказывает, что подобные программы успешно себя зарекомендовали во многих компаниях. В том числе, в химических и нефтяных предприятиях.
– Там, где подобная система реализована, люди не понимали, как раньше без нее справлялись. Наверное, аналогично, как многим тоазовцам сейчас сложно представить свою работу без электронного документооборота «Директум». Хорошая новость. Уже есть пример большого практического применения электронного архива. Подрядчикам перед ремонтом первого агрегата аммиака потребовалась документация по 70 проектам. Агрегатчикам не пришлось пересматривать старые папки с бумагами. В течении одного дня подрядчикам выслали 80 % запрашиваемых документов в электронном виде. Производственники приятно удивились новой возможности.
Юрий Николаев для "Волжского химика"