Каждый бизнес уникален, но каждый собственник/руководитель бизнеса имеет одинаковую страшную уязвимость - бухгалтера. Бухгалтер для вашего дела - как мышь для слона: сделав маленькую и не сильно болезненную дырочку в пятке он приводит к гибели.
Здесь хотим поделиться поделиться опытом нахождения таких "дырочек", которые, если не пресечь на корню их существование, сделают вас банкротами.
Как бывает
На многих предприятиях бухгалтер - это такой «шаман с бубном» (в роли бубна обычно выступают декларации по НДС и прочие «балансы»). Танцы с бубнами по поводу закрытия квартала начинаются в первые 25 дней нового квартала. В эти страшные дни бухгалтер, произнося магические заклинания, приносит генеральному директору на подпись декларации и платежки.
Собственник может сильно расстроиться от увиденных в платежках сумм, но задать правильные и грамотные вопросы, чтобы оценить адекватно ли бухгалтер произвол расчет налогов, он часто не с состоянии, так как не знает, что и как спросить.
По этой же причине собственник не может и по-настоящему контролировать работу своего бухгалтера. Потому что невозможно контролировать то, чего не понимаешь.
Конечно, можно (вообще то, даже нужно) нанять аудитора для проверки работы своего финансового блока - но это дорого и всегда постфактум. В некоторых случаях, предприятие может сдохнуть раньше, чем аудитор выдаст свое заключение.
Как выжить
Каждый бухгалтер должен знать когда и за что его выпорят. Иными словами - у каждого бизнеса должен быть метод проверки работы своей бухгалтерии и это не так сложно, как может показаться на первый взгляд.
1. Заморозка денег
Если на счет "вдруг" прилетела блокировка - это вина бухгалтера. Здесь ключевое слово "вдруг" - такие внезапности недопустимы. Профессионал, разбуженный с глубокого сна, всегда вам скажет кто, сколько и когда и по каким основаниям может у вас отобрать.
Конечно, нельзя винить бухгалтерию в том, что предприятие вовремя не заплатило налоги. Однако, о том, что счет с такого то числа будет блокирован на определенную сумму, если не выполнить требование налоговой, руководитель должен знать заранее. Сейчас фискалы дают месяц на закрытие долгов с даты выставления требования, согласитесь - значительный срок чтобы бы решить проблему с блокировкой.
Здесь бухгалтер подлежит порке за то, что вовремя не предупредил о долгах перед бюджетом и не предложил пути решения (заплатить то, что хотят фискалы - не всегда лучший вариант)
Метод контроля: отчет о состоянии расчетов с бюджетом, запрашивайте его у бухгалтерии не реже раза в месяц.
2. Блокировка счета
Это кошмар любого бизнеса - предприятие парализуется, его лишили "крови" - денег.
Счет блокируют за не сданную отчетность и это 100% вина бухгалтерии.
Здесь контролировать еще проще - бухгалтерия должна дать вам график сдачи отчетов на год вперед и приносить отчеты на подпись (да-да, бумажные, даже если вы отправляете их по электронным каналам) за неделю до срока сдачи.
Кроме того, у вас всегда должен быть доступ к той программе, через которую эти отчеты отправляются - там, как правило:), очень наглядно видно, что все сдано в срок.
3. Много налогов
Эта тема скользкая, потому как много или мало - понятие относительное. В сервисе "прозрачный бизнес" хотят отнять от вас чуть ли не четверть оборота (зависит от вашего ОКВЭД), а предпринимателю, конечно, лучше, чтоб государство доплачивало за счастье вести бизнес.
Правильно вести бюджет налоговой нагрузки - исходя из вашего плана доходов и расходов можно рассчитать вперед суммы налогов к оплате, желательно установив процент от выручки и фонда оплаты труда (ФОТ). Тогда простой отчет о налогах, подлежащих уплате в этом месяце покажет вам - переплачиваете вы налоги или нет.
Если такого бюджета вы еще не ведете - пользуйтесь этим кошмарным сервисом "прозрачный бизнес".
Если бухгалтер считает вам налогов больше, что рекомендует ФНС - он точно подлежит порке
4. Наличие документов
Это прописная истина: документы мало того, что должны быть - они должны быть правильно составлены. На практике - отсутствие красивых бумажек и есть самая страшная "дырка", ведущая к смерти бизнеса.
Беда ситуации в том, что винить бухгалтерию в отсутствии бумажек не совсем справедливо - счетовод не должен составлять бумаги, он их лишь "учитывает" (записывает в специальные таблички-регистры и подшивает в правильные папки). Однако, именно регламент учета и позволяет бухгалтеру точно знать - какие бумаги у него есть и в каком качестве.
Отсутствие сведений о надлежаще оформленных документах - это повод для порки бухгалтера.
Метод контроля - отчеты бухгалтера и контроль исполнения регламентов. Вопрос емкий, ему можно посвятить отдельную статью, но, в краце, можно сделать так.
Не реже раза в месяц, бухгалтер должен давать отчет о недостающих документах, отчет об авансах поставщикам/от покупателей.
И еще должно работать правило: сначала документ, потом - деньги.
Берегите свой бизнес - дружите с бухгалтерией.