Движение материалов на складах (поступление, выбытие, внутреннее перемещение) необходимо оформлять первичными учетными документами. Комплекс мер по обеспечению сохранности материалов на складах, порядок документооборота и формы первичных учетных документов организации разрабатывают самостоятельно.
Как обеспечить сохранность материалов на складе
Для обеспечения сохранности материалов на складах сделайте следующее:
• определите и утвердите приказом руководителя круг лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.). Заключите с этими лицами письменные договоры о полной материальной ответственности (п. п. 9, 256, 257 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ);
• оборудуйте должным образом склад или приспособьте площадки для открытого хранения: предусмотрите наличие весового хозяйства, измерительных приборов, мерной тары, противопожарного оборудования и охранной сигнализации (п. п. 9, 253 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ);
• размещайте запасы по секциям, а внутри них - по отдельным группам, типам, сортам и размерам (в штабелях, стеллажах, на полках, в мешках и т.п.), чтобы обеспечить их быструю приемку, отыскание, отпуск и проверку наличия. Рекомендуем использовать ярлыки (например, по форме N ТОРГ-11) с указанием данных о каждом хранящемся виде запасов, а на ячейках (ящиках) сделать надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его марки, артикула, размера, сорта, номенклатурного номера, единицы измерения, цены и т.п. (п. п. 9, 254 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ);
• обеспечьте на складе температурно-влажностный режим и другие условия, позволяющие не допускать порчу ценностей и потерю ими необходимых физико-химических свойств (п. 255 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ);
• все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов оформляйте первичными учетными документами. Нумеруйте документы таким образом, чтобы номера по каждому виду документов не повторялись в течение года (п. п. 11, 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ);
• формируйте на основании первичных документов карточки (книги) складского учета, материальные отчеты или журналы учета поступления (расхода) (п. п. 266, 274, 275, 276 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ). Это позволит вам обеспечить оперативное получение информации о наличии материальных запасов. А для некоторых материалов ведение таких документов обязательно;
• организуйте своевременную передачу исполненных первичных учетных документов со склада в бухгалтерию организации. Передачу можно подтверждать составлением реестра (например, по форме N ТОРГ-31), в котором расписываются работники склада и бухгалтерии (п. п. 269, 271, 272, 276 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ);
• проводите на складах инвентаризации и проверки (п. п. 26, 27 Положения N 34н, п. п. 267, 268, 270 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).
Какими первичными учетными документами оформлять движение материалов
Операции с материалами оформляйте первичными учетными документами, формы которых утверждены в вашей учетной политике и (или) согласованы с контрагентами в качестве приложений к договорам. В зависимости от конкретной ситуации (поступление, выбытие, внутреннее перемещение и т.д.) это могут быть накладные, акты, приходные ордера, лимитно-заборные карты и тому подобные документы, содержащие обязательные реквизиты. Составленные документы, как правило, используют и в целях бухгалтерского, и в целях складского учета.
Как оприходовать поступившие на склад материалы
Основанием для оприходования материалов на склад являются отгрузочные и иные товаросопроводительные документы, полученные от поставщиков или других контрагентов (п. 47 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).
Что такое товаросопроводительные документы
Товаросопроводительные документы - это документы, которые сопровождают груз в пути.
Это могут быть:
• отгрузочные документы (товарная накладная, УПД и т.п.);
• перевозочные документы (транспортная накладная, транспортная железнодорожная накладная, акт приема-передачи груза и др.);
• легализующие документы (декларация соответствия, паспорт качества, санитарный сертификат, товарно-транспортная накладная (для алкогольной и спиртосодержащей продукции) и пр.);
• иные документы (например, технический паспорт).
После проверки материалов по количеству и качеству для оформления факта приемки (оприходования) материалов нужно в день поступления материалов составить (п. п. 48, 49, 53 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ):
• приходный ордер (можно использовать форму N М-4), если нет расхождений между данными сопроводительных документов и фактическим наличием, при этом поступившие материалы соответствуют условиям договора. Допустимо составить один приходный ордер на все материалы, поступившие за день от одного поставщика. Вместо приходного ордера на документе поставщика можно проставить специальный штамп с реквизитами (в том числе с очередным номером) приходного ордера;
• акт о приемке материалов (например, по форме N М-7), если поступившие материалы не соответствуют требованиям по качеству, количеству или ассортименту. Такой акт служит основанием для предъявления претензий поставщику или перевозчику. В случае его составления материалы все равно приходуются на склад, но, как правило, не могут расходоваться (п. 54 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).
Какими документами оформить внутреннее перемещение и отпуск материалов в производство
Внутренним перемещением материалов считается их отпуск из одного подразделения и передача в другое (например, передача со склада организации в магазин, передача со склада организации на строительную площадку, передача с одного склада на другой) (п. п. 57, 90 Методических указаний по учету МПЗ). В этом случае оформляют накладную на внутреннее перемещение по самостоятельно разработанной форме или используют требование-накладную (по форме N М-11) (п. 113 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, Указания по применению и заполнению форм по учету материалов). Документы на внутреннее перемещение материальных ценностей подписывают руководители передающего и принимающего подразделений и обычно оформляют в трех экземплярах: для передающего и принимающего подразделений и для бухгалтерии. При внутреннем перемещении запасы со счета 10 "Материалы" не списываются, а на основании накладных бухгалтерия ведет аналитический учет.
Под отпуском материалов в производство понимается их выдача со склада непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также для управленческих, хозяйственных или иных нужд организации (п. 90 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ). При отпуске в производство или для иного использования материалы списываются на счета учета затрат на производство или расходов на продажу (п. п. 93, 95, 116 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).
Списание материалов при их отпуске (передаче в производство, на управленческие нужды и т.п.) можно оформлять документами (п. 100 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ):
• требованием-накладной;
• лимитно-заборной картой (для отпуска систематически потребляемых материалов, по которым установлены лимиты);
• карточками складского учета (п. 109 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ);
• актом инвентаризации материалов (при невозможности отпуска материалов по весу или объему) (п. 110 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).
В некоторых случаях передача материалов со склада в подразделения отражается как внутреннее перемещение: отпущенные материалы числятся в подотчете у получивших их подразделений на счете 10, а по мере расхода этих материалов подразделения представляют в бухгалтерию первичные учетные документы на расходование. На основании этих документов бухгалтерия списывает материалы с подотчета подразделения и относит на счета учета затрат.
Так поступают, например, когда:
• материалы переданы производственному подразделению без указания назначения (п. 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ);
• материалы подвергаются резке или раскрою (пп. "а", "б" п. 104 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ);
• материалы подпадают под особый порядок учета (драгоценные камни и металлы, ядовитые вещества, спирт и т.п.) (п. 107 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).
В перечисленных случаях передачу материалов производственному подразделению обычно оформляют требованием-накладной. А расход материалов подтверждают одним из документов: актом расхода, актом об использовании в производстве, отчетом о расходовании материалов, раскройным листом, раскройной картой, актом раскроя.
Возврат на склад материалов, не использованных в производстве или для иных нужд, оформляют требованиями-накладными или лимитно-заборными картами. Сданные на склад материалы приходуются на счет 10 с одновременным уменьшением соответствующих затрат, если при передаче материалы были списаны в производство. А если нет - то их возврат отражается только в аналитическом учете (п. 112 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).