С электронной почтой поддерживать связь стало значительно проще. Но когда вы просите кого-то из знакомых представить вас по почте нужному человеку, возникают неизбежные издержки, особенно для того, кому придется стать вашим «проводником». Поэтому подходите к подобным обращениям внимательно и продуманно.
Чтобы составить эффективное приветственное письмо, учитывайте следующее:
Кратко расскажите о себе. Цель приветственного письма заключается в том, чтобы объяснить человеку, которому вас нужно представить, кто вы такой. Начните письмо с нескольких строк —опишите, кто вы, и сообщите наиболее важную информацию. Составляя вступление о себе, мыслите в формате Twitter, не описывайте всю свою профессиональную биографию.
Обоснуйте свою мотивацию. Насколько возможно точно сформулируйте, почему вам необходимо установить контакт. «Я надеюсь найти инвестора для своего ресторанного бизнеса», «Я написала текст для колонки и хотела бы направить его вам для возможной публикации» или «Мне нужен совет, как подать заявку на программу лидерства в университете, в котором вы преподаете» — понятные мотивы. В этот краткий абзац также стоит включить любую относящуюся к делу информацию: сведения о вашем бизнесе и ваш бэкграунд — все, что важно знать второй стороне в контексте письма.
Сделайте домашнее задание. Покажите, что вы выяснили нужные сведения про третью сторону. Если вы собираете средства для своего ресторана, укажите, что вы надеетесь на встречу с Сарой, так как знаете, что она занимается инвестициями в этом бизнесе. Или что Джейн — редактор колонок в местной газете. Или что Джамила консультирует студентов в колледже, в который вы поступаете. Старайтесь избегать общих фраз: «Я хочу познакомиться с людьми из отрасли». Также дважды проверьте написание их имен.
Облегчите жизнь адресатам. В конце письма укажите удобный способ связи и возможное время для встречи.
Рассчитывайте на запрос «с двойным подтверждением». Приветственное письмо также позволит рекомендателю убедиться, что вторая сторона готова к общению — будет удобно организовать знакомство «с двойным подтверждением»: «Можете переслать прилагаемое сообщение и уточнить у Сары, готова ли она со мной пообщаться». Таким образом, у «проводника» есть возможность связаться с нужным человеком и спросить: «Дорогая Сара, посмотрите запрос от Ручики внизу. Можно ли вас познакомить?»
Отправьте приглашение через календарь. После того как вы отправили письмо и ваш адресат ответил на предложение встретиться утвердительно, вам необходимо отослать приглашение-календарь с контактной информацией, а также в идеале — краткое объяснение цели встречи. Можно указать ее в заголовке письма или, если нужно, добавить более подробную повестку.
Самое главное — поблагодарить. Если возможно, свяжитесь с тем, кто помог вам наладить контакт с нужным человеком, и напишите короткое письмо о результатах знакомства. Тогда, видя вашу благодарность, он с большей вероятностью поможет и в дальнейшем.
Ежедневно мы отправляем и получаем порядка 300 млрд электронных писем, и это число только растет. Чтобы не усиливать шум, постарайтесь помочь тем, кто помогает вам.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Ручика Тулшьян в HBR Россия «Как написать нужному человеку и не получить отказ». Другие материалы о построении коммуникаций вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.