Весной, пока повсюду царили кризис и пандемия, Минфин РФ внезапно сжалился над бухгалтерами и выпустил письма, которые могут значительно упростить работу с первичкой. Согласно разъяснениям Минфина, теперь к учету можно принимать скан-образы первичных документов.
Что читать: Письмо Минфина РФ от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, Письмо Минфина РФ от 13.05.2020 № 03-03-07/38785.
О чем говорится в письмах: если у вас пока нет возможности получить оригиналы, то расходы можно учесть по сканам первичных документов.
Это было вызвано тем, что из-за пандемии COVID-19 бухгалтеры не могли оперативно получать от контрагентов бумажную первичку.
Как было раньше: сканы не считались, а кроме бумажных оригиналов затраты можно было подтверждать только электронными документами с цифровой подписью (письмо Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882). Это значит, что если у вас нет ЭДО (электронного документооборота), то «удаленно» обменяться документами затруднительно. Поэтому в новых условиях Минфин решил, что закон не запрещает признавать расходы по скан-образам первичных документов.
Большое «НО»: согласно письмам, использовать сканы для целей бухучета можно в исключительных случаях. Что определяет случай как исключительный, никто не уточнил.
Можно предположить, что речь идет о разных ситуациях, когда у компании и контрагента не получается обменяться подлинниками документов. Например, из-за введенных из-за ограничений в условиях пандемии. Но и в этом случае лучше подготовить для проверяющих доказательства того, что оформить оригиналы по всем правилам и в срок в вашем случае было невозможно.
Важное примечание: прежде чем отражать сведения на основе скан-копий, нужно оформить приказ за подписью руководителя. В приказе укажите, что принимаете для учета скан-образы первичных документов. Учетную политику тоже следует дополнить данной информацией.
С контрагентом тоже желательно письменно подтвердить условия работы со сканами и все равно закрепить передачу оригиналов при первой возможности. Пандемия-пандемией, а расходы по-прежнему подтверждает первичка на бумажном носителе или электронная с цифровой подписью.
Не забывайте, что отсутствие первичных документов считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и правил учета доходов и расходов. За это налоговики штрафуют на сумму до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).
Как хранить сканы: для того, чтобы собирать скан-копии документов в единый упорядоченный архив, а также отслеживать, получены ли к ним оригиналы, разработана программа «Скан-Архив».
«Скан-Архив» упрощает работу со скан-копиями документами (они прикрепляются к базе «1С», при этом не утяжеляя саму базу) и контроль возврата документов от контрагентов.