Action-план - это инструмент стратегического планирования с целью контроля выполнения поставленных kpi.
Как составить грамотный action-план?
Создание action-плана мероприятий по увеличению продаж, либо других kpi своего отдела - не самая простая задача для менеджера, если он столкнулся с этим впервые.
Цель action-плана, во-первых, определить четкий план действий для достижения необходимых показателей и kpi, во-вторых, дать понять руководству и самому себе, что вы, как управленец, понимаете какими методами двигать свой отдел и, в целом, бизнес вперед и увеличивать главный показатель - выручку.
Для того, чтобы не напортачить с action-планом и представить его в понятном и качественном виде, необходимо обозначить основные пункты, по которым задачи action-плана будут прописаны. У меня эти пункты выглядят следующим образом:
- Порядковый номер проводимого мероприятия;
- Название мероприятия;
- Описание мероприятия;
- Дата начала реализации мероприятия;
- Ответственный;
- Ожидаемый результат;
- Натуральные показатели вследствие результата;
- Показатели выручки вследствие результата;
- Прогнозируемая дата получения результата.
По сути, если вы когда-нибудь сталкивались с понятием "постановка задач по SMART", то создание верного action-плана для вас будет несколько проще, чем для менеджера не знакомого с этим понятием. Однако стоит понимать, что SMART-цель, это только конечная точка, ожидаемый результат. Action-план же позволяет прописать конкретные действия для достижения ожидаемого результата и следовать им, чтобы поставленная перед вами цель была достигнута, благодаря четкому алгоритму действий. Задачи должны быть ясными, с достижимыми показателями, сложные задачи должны быть поделены на микрозадачи, все это ограничено по времени (имеется четкий deadline), а также описан ожидаемый от проведения мероприятия результат.
Основные каноны action-плана примерно следующие:
- Мероприятия должны быть прописаны как конкретные действия: Составить, применить, обеспечить, организовать, увеличить и прочие;
- Не пишите в action-план очевидные задачи, такие как "Выполнить квартальный план продаж". Ты и так должен его выполнять. В action-план указываются не рядовые мероприятия, а особые мероприятия направленные на повышение показателей и в итоге их перевыполнение;
- Больше конкретики. Под конкретикой я подразумеваю цифры. Проценты, натуральные показатели продаж, выручка и прочие. Мало сказать "Мы увеличим КПД менеджеров по продажам". После такой интерпретации автоматически появляются вопросы: на сколько? Почему? Какой КПД сейчас? Какой целевой КПД? и т.д. А формулировка, например, описания мероприятия "Увеличить КПД менеджеров по продажам с 0.73, до 1.25, при нормативе в 1.20, за счёт..." уже звучит более очевидно;
- Еще больше конкретики. Выставляя сроки выполнения задач, даже если вы вводите цикличные задачи (выполняемые с определенной регулярностью), мало в графу deadline-ов написать "Еженедельно" или "Ежемесячно". Опять же, необходимы четкие временные сроки: "До 3-его числа каждого месяца", "Каждую среду и пятницу" и так далее;
- На каждое мероприятие назначайте одно ответственное лицо иначе, придется столкнуться с тем, что один ответственный будет надеяться на другого и наоборот, как следствие, поставленная задача может быть не выполнена или выполнена не так, как необходимо.
- В целом action-план должен быть исчерпывающим и понятным.
Зачем нужен Action-план
Action-план - это план конкретных действий. И благодаря этому плану, менеджер может:
- Структурировать свой рабочий день. Подглядывая в action-план, как в шпаргалку, менеджер может расставить правильные приоритеты выполнения стоящих перед ним или его отделом задач;
- Снизить временные и энергозатраты, не распыляясь на множество задач разом, а в зависимости от deadline-ов сфокусироваться на выполнении определенной задачи;
- Быстрее достигать поставленных целей, в следствие оперативнее достигать необходимых показателей и развиваться как управленец и организатор.
Читай мою статью "Ваши люди - это ресурс по ссылке: https://zen.me/1K0y50
Грамотно используйте все свои ресурсы, в том числе и человеческие. У вас все получится. :)
А вы когда-нибудь составляли action-план?