Организация покупает авиабилеты для командированных работников по безналичному расчету. Иногда билеты нужно сдать или обменять до момента выдачи подотчетному лицу. Как отразить это в учете?
Работнику, направленному в командировку, организация обязана компенсировать расходы на проезд (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
При этом работодатель может как выдать работнику деньги на приобретение билетов, так и самостоятельно купить ему билеты. Стоимость приобретенных авиабилетов отражается в составе денежных документов на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы", в сумме фактических затрат на их приобретение (Инструкция, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Поэтому приобретение авиабилета отражается проводками:
- Дт 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками – Кт 51"Расчетные счета" – перечислена оплата за билет организации-продавцу;
- Дт 50.3 "Денежные документы" – Кт 60 – принят к учету приобретенный билет.
Порядок отражения в учете операций по выдаче работникам приобретенных билетов нормативно не закреплен. Организация самостоятельно должна определить такой порядок в локальных нормативных актах (п. 7.1 ПБУ 1/2008).
Расходы на приобретение авиабилета относятся к расходам, возникающим у организации в рамках ее трудовых отношений с работниками. Такие расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, к которому относятся (п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).
Если авиабилет возвращается поставщику, в бухучете следует сделать проводки:
- Дт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – Кт 50.03 "Денежные документы" – билет возвращен продавцу;
- Дт 51"Расчетные счета" – Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – продавец перечислил стоимость возвращенного билета;
- Дт 91.2 "Прочие расходы" – Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – учтена в составе прочих расходов разница между стоимостью сданного билета (без НДС) и полученной при возврате билета суммой.
При обмене билета на другой билет в учете делаются следующие проводки:
- Дт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – Кт 50.03 "Денежные документы" – билет возвращен продавцу для последующего обмена;
- Дт 50.3"Денежные документы" – Кт 60 – принят к учету новый билет;
- Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – Кт 50.3"Денежные документы" – авиабилет выдан сотруднику для поездки;
- Дт 20 (26, 44 и др.) – Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – стоимость билета учтена в расходах.
