Концепция удаленной работы зародилась в 1970-е в Америке, некий Джек Ниллес своим экспериментом показал, что такой вид работы эффективен и удобен. Затем и в других странах начали массово практиковать такую форму, добавляя новые разновидности. Однако именно в 2020,в том самом, о котором мы не забудем, «удаленка» получила массовое распространение.
Но если в начале всех событий это была вынужденная мера, то сейчас многие, оценив все плюсы, готовы полностью или частично перейти на smart working уже в рамках обычного функционирования своего бизнеса. Да, преимуществ много, но есть ограничения и минусы. Временное необходимо заменить на системно продуманное. Как и с помощью каких инструментов? Команда ДатаФорт готова рассказать о важных проблемах, которые бывают при выстраивании удаленной работы, а также предложить эффективные IT инструменты для их решения. Начнем с плюсов:
- экономия времени на дорогу
- выявление наиболее эффективных сотрудников, делегирование задач
- в условиях удаленки неплохо функционируют типовые регламентированные и автоматизированные бизнес процессы, чего не скажешь о новых проектах и процессах развития.
- Сокращение расходов компании на содержание офиса
- Растет креативность и идейность сотрудников
Переход на формат удалённой работы может быть способом поощрения организованного сотрудника, если ему это комфортно; возможность работать удалённо - средство повышения эффективности бизнеса при экономии расходов на содержание офисов, при привлечении регионального менее дорогого и часто более профессионального персонала.
Минусы связаны с тем, что авральный режим организации удаленной работы сотрудников не позволил многим организациям системно продумать архитектуру инфраструктуры и информационных систем для организации другого типа бизнес процессов. Мы выделили самые основные моменты и проблемы, с которыми столкнулись многие компании:
- комплексность выбранных решений для удаленной работы офиса для достижения максимальной эффективности при организации коммуникаций и работы над документами
- отказоустойчивость систем и обеспечение непрерывности работы бизнеса,
- на совокупную стоимость владения выбранными решениями и способы снижения затрат.
- технологические ограничения и разномастность организации рабочих мест в совокупности с беспорядочной организацией хранения корпоративных документов и доступа к ним.
- вопрос защиты корпоративных данных теперь нельзя отложить на потом, т. к. уровень уязвимости возрос многократно.
- сложность организации контроля работы сотрудников при удалённой работе.
Наша компания, оказывая сервисы отказоустойчивой облачной платформы и ит аутсорсинга, многократно решала комплекс вопросов в рамках кейсов своих клиентов. Опираясь на наш профессионализм и опыт в этой теме, мы расскажем, как можно реализовать гибкую систему «удаленки», которая будет надежна, эффективна и безопасна. Эксперты IBS DataFort создали целый комплекс решений для организации удаленной работы, который уже реализован и доступен из облака DF Cloud.
Проблема №1. Отсутствие инструментов удобного и результативного взаимодействия сотрудников, потеря качества «живого» общения в виртуальной среде
Решение IBS DataFort: Средства корпоративных коммуникаций в облаке
Инструмент, который предлагает IBS DataFort в рамках данного решения, наладит быстрое и эффективное взаимодействие между сотрудниками внутри самой организации (видео, аудио, текстовая коммуникация), а также с внешними партнерами и контрагентами. Обеспечат высокую доступность данных систем, надежность и скорость их работы при возросшей активности их использования.
Основное предложение:
- DF Disk Office Space — облачный офис от IBS DataFort. Обеспечивает вашу компанию платформой для командного взаимодействия в реальном времени (из любой точки мира), при этом вашим сотрудникам не требуется установка офисного пакета для работы с документами. Редактируйте документы онлайн, делитесь файлами не только внутри предприятия, но и с внешними клиентами. Глобальная консолидация документов поможет упростить бизнес-коммуникацию, а отсутствие необходимости поддерживать ИТ инфраструктуру — сократить затраты.
- DF Disk Online — в рамках решения IBS DataFort предлагает заказчикам воспользоваться сервисам Skype For Business и DF Disk Office Space из облака. Совместное использование двух услуг позволяет организовать функциональную платформу, позволяющую не только проводить корпоративные конференции, но и одновременно с этим обмениваться файлами, редактировать документы онлайн.
Другие сервисы, необходимые современным компаниям:
- Корпоративная электронная почта (MS Exchange)
- Корпоративный портал (MS SharePoint) — хранение и совместная работа с корпоративными документами.
Проблема №2. Сложности с организацией специализированных рабочих мест для решения трудоемких задач
Решение IBS DataFort: Удаленные виртуальные рабочие места (VDI) и графические станции (vGPU)
Посредством технологии пользователи получают готовые к работе стандартизованные виртуальные рабочие столы с возможностью гибкой настройки под различные бизнес-задачи. В рамках решения IBS DataFort предлагает обычные виртуальные рабочие места и специализированные рабочие места с использованием графических видеокарт (vGPU), которые обеспечивают гарантированную производительность профессиональных приложений при организации удаленной работы в таких отраслях как дизайн, инженерное проектирование и фото/видео-обработка.
Наши специалисты помогут вам подобрать оптимальные конфигурации рабочих мест и выполнят необходимые настройки для подключения ваших сотрудников к услуге. В период подключения услуга не тарифицируется и предоставляется бесплатно.
Сервис предоставляется по протоколам терминального доступа через локальную сеть компании или интернет. В качестве терминала можно использовать любое стационарное или мобильное устройство.
Проблема №3. Потребность в системе контроля работы всех удаленных сотрудников
Решение IBS DataFort: Автоматический контроль рабочего времени и DLP
Функционал сервиса IBS DataFort разработан с учетом ключевых потребностей HR-специалистов, руководителей отделов и подразделений. Наш инструмент обеспечивает полную картину действий сотрудника на корпоративном рабочем месте: в каких программах и сколько времени в них проводил работник, контроль посещения сайтов, контроль всех коммуникаций, фиксация отвлечений.
Благодаря встроенному в сервис учету работы за компьютером вы быстро выявите неравномерную загрузку персонала, а в случаях нарушения рабочего регламента автоматические табели зафиксируют их для дальнейшего сравнения их с отчетами кадровых служб. Опция аналитики бизнес-процессов позволит выявить наиболее эффективные процессы и избежать распыления на неважные задачи, включая избыточные совещания.
Данное решение позволит вам, выявить наиболее эффективных сотрудников, вы сможете делегировать задачи для более быстрого их решения. Контроль во благо эффективности.
Также IBS DataFort предлагает решение, комбинирующее систему учета рабочего времени и сервис предотвращения утечек информации (DLP). Услуга реализована с пониманием потребностей как HR-отделов, так и внутренних служб корпоративной безопасности.
Функционал решения включает:
- Контроль почтовой переписки
- Контроль съемных носителей информации
- Кейлоггер – нажатия клавиш,мыши и т.д
- Учет рабочего времени
- Снимки с веб-камеры и запись с микрофона
- Перехват веб-трафика
- Контроль печати документов
- Другие опции обеспечения безопасной и эффективной работы в компании
Проблема №4. Обеспечение информационной безопасности при удаленной работе
Решение IBS DataFort: Комплексные средства ИБ
Мы абсолютно убеждены, что безопасность – это важный компонент, который при каких либо изменениях легко уязвим. Число атак во время удаленки выросло в разы. Любой сотрудник, любой домашний персональный компьютер или мобильное устройство, с помощью которого предоставляется доступ к данным компании, становится потенциальным источником атаки или несанкционированного доступа. Специалисты по обеспечению информационной безопасности IBS DataFort предлагают использование комплексных централизованных средств информационной безопасности из облака IBS DataFort на базе продуктов FortiNet, доступных по подписочной модели.
- FortiClient — организация SSL VPN без лицензионных ограничений на количество пользователей и с возможностью интеграции с AD заказчика.
- App Control — опция, позволяющая открывать доступ только к конкретным приложениям и только по тем портам, которые действительно необходимы, без громоздких настроек ACL-правил.
- FortiMail — одно из лучших решений по спам-фильтрация для электронной почты с поддержкой: сканирования вложений на вирусы, отслеживания ботнетов, контентной фильтрацией и поведенческим анализом, «вскрытием» архивов с паролями
- SSL-Inspection — расшифровывает трафик и обнаруживает в нем вредоносный трафик, атаки и попытки эксплуатации уязвимостей.
- Потоковый антивирус — позволяет обнаруживать и удалять вредоносное содержимое в сетевом трафике до того момента, как он будет доставлен до конечной системы.
- IPS (Intrusion prevention system) — выявление сетевых атак с функционалом блокировки атакующего.
Для тех, кто доверяет только проверенным и «понятным» средствам безопасности — предлагаем решения от мирового лидера ИБ Kaspersky по подписочной модели:
- Kaspersky Security Mail Gateway
- Kaspersky Antivirus
Для тех компаний, которые имеют особые требования в части ИБ — предлагаем защиту с помощью сертифицированных ФСТЭК решений.
Система эффективного управления мобильностью всей организации (включая контроль и защиту используемых сотрудниками мобильных устройств) также безусловно важна в построении надежной современной ИТ-инфраструктуры.
Наш сервис управления мобильными устройствами (MDM&EMM) позволит вашим сотрудникам беспрепятственно получать доступ к бизнес-приложениям и корпоративным данным с защищённых мобильных устройств, ПК или облачных сервисов, сохраняя при этом полный контроль над своими личными данными. Для этого мы объединили в рамках решения три основные технологии, каждая из которых играет важную роль в обеспечении безопасности, управляемости и удобстве работы пользователей: от управления мобильными устройствами (MDM-решения) до управления мобильными приложениями (MAM) и мобильным контентом (MCM).
Все больше лидеров бизнеса поддерживают идею работы на дому и гибких графиков. А для кого-то переход на «удаленку» — важное условие сохранения своих позиций на рынке. Компания IBS DataFort обладает всеми инструментами для создания и обеспечения эффективной удаленной работы своих клиентов!
Наши эксперты проведут для вашей компании профессиональный ИТ-консалтинг, помогут оптимизировать бюджет и бизнес-процессы. Возможна как модернизация текущей инфраструктуры, так и разработка архитектуры с нуля. Исключительно индивидуальный подход к каждому клиенту и их задачам. Техническая поддержка работает в режиме 24/7. Полный перечень наших услуг доступен в продуктовом каталоге на сайте.