Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге "7 привычек высокоэффективных людей". В этой книге Кови создал матрицу принятия решений, чтобы помочь людям сделать различие между тем, что важно и не важно, и тем, что срочно и не срочно.
Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре квадранта помеченных следующим образом:
1) Срочно / Важно,
2) не Срочно/Важно,
3) срочно/не важно
4) Не срочно/не важно:
Ниже мы подробно остановимся на каждом квадранте и объясним, в каком из них нам следует проводить большую часть времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.
Квадрант 1: срочные и важные задачи
Задачи квадранта 1 являются одновременно срочными и важными. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также работы по достижению наших долгосрочных целей и задач в жизни.
Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или крайних сроков.
Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:
- Некоторые электронные письма (это может быть предложение о работе, письмо о новой бизнес-возможности, требующей немедленных действий и т. д.)
- Крайний срок сдачи курсовой работы
- Крайний срок уплаты налогов
- Жена в приемном покое
- Двигатель автомобиля заглох
- Домашние заботы
- У вас случился сердечный приступ и вы попали в больницу
- Вам звонит директор вашего ребенка и говорит, что вам нужно прийти в школу по поводу его поведения
При небольшом планировании и организации многие задачи можно сделать более эффективными или даже полностью исключить. Например, вместо того, чтобы ждать до последней минуты, чтобы работать над курсовой работой (таким образом, превращая ее в срочное задание), вы можете запланировать свое время так, чтобы вы закончили свою работу за неделю вперед. Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания .
Хотя мы никогда не сможем полностью устранить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их с помощью некоторой проактивности и проводя больше времени в квадранте 2.
Что, конечно же, подводит нас к…
Квадрант 2: Не срочные, но важные задачи
Задачи квадранта 2 - это те виды деятельности, которые не имеют срочного срока выполнения, но тем не менее помогают вам достичь ваших важных личных и рабочих целей, а также помогают вам выполнить вашу общую миссию как человека.
Задачи обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и совершенствовании себя.
Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:
- Еженедельное планирование
- Долгосрочное планирование
- Семейное время
- Чтение книг, обогащающих жизнь
- Ведение блога
- Посещение мастер классов для улучшения навыков
- Проводить время с полезным хобби
- Изучать
- Медитировать
- Техническое обслуживание автомобилей и дома
- Вечернее свидание с женой
- Создание бюджета и плана сбережений
По словам Кови, мы должны стремиться тратить большую часть нашего времени на эти мероприятия, поскольку именно они обеспечивают нам длительное счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые мешают нам инвестировать достаточно времени и энергии в эти задачи:
Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не имеете ни малейшего представления о том, какие ценности и цели имеют для вас наибольшее значение, вы, очевидно, не будете знать, на что вы должны тратить свое время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за те стимулы и задачи, которые наиболее актуальны. Если вы чувствуете, что вам не хватает жизненной миссии или вы не уверены, каковы ваши основные ценности, я настоятельно рекомендую подумать вам о разработке жизненного плана, а также определении ваших основных ценностей.
Мы только что обсуждали, у всех нас есть склонность сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент. Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию, чтобы сделать что-то, когда нет крайнего срока, маячащего над нашей головой. Отступление от этой резервной позиции требует силы воли и самодисциплины-качеств, которые не являются естественными и должны активно культивироваться и выражаться.
Поскольку действия не требуют нашего внимания, мы обычно держим их вечно на задворках нашей жизни и говорим себе: "я доберусь до этих вещей" когда-нибудь " после того, как я позабочусь об этих неотложных вещах.” Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, - это самые неотложные дела в нашем списке.
Но “когда-нибудь" никогда не наступит; если вы ждете, чтобы сделать важные вещи, пока ваш график немного не прояснится, поверьте мне, что этого не произойдет.
Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны жить сознательно и активно . Вы не можете управлять своей жизнью в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: "я собираюсь найти время для этих вещей.”
Квадрант 3: срочные и не важные задачи
Задачи квадранта 3-это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочные), но не помогают нам достичь наших целей или выполнить нашу миссию (не важны). Большинство задач Q3 являются заботами других людей и часто включают в себя помощь им в достижении их собственных целей и выполнении их собственных приоритетов.
Вот некоторые конкретные примеры деятельности квадранта 3:
- Разговор по телефону
- Текстовое сообщение
- Большинство писем (некоторые письма могут быть срочными и важными)
- Коллега, который приходит к вашему столу во время вашего основного рабочего времени, чтобы попросить об одолжении
- Просьба от бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
- Мама заходит без предупреждения и хочет, чтобы ты помог ей по хозяйству
По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи (квадрата 3), все время думая, что они работают в (квадрате 1). Поскольку задачи 3 действительно помогают другим, вы определенно чувствуете себя важными. Кроме того, они также обычно являются осязаемыми задачами, выполнение которых дает вам то чувство удовлетворения, которое приходит от проверки чего-то из вашего списка.
Но в то время как задачи 3 могут быть важны для других, они не важны для вас . Они не обязательно плохие, но они должны быть сбалансированы с вашей деятельностью 2. В противном случае вы в конечном итоге почувствуете, что изо дня в день делаете очень много, но в конечном итоге поймете, что на самом деле не добиваетесь никакого прогресса в своих долгосрочных целях. Это рецепт личного разочарования и обиды на других людей.
Мужчины, проводящие большую часть своего времени за срочными, но не важными делами, часто страдают “синдромом славного парня” и хотят постоянно радовать окружающих за счет собственного счастья.
Если это вы, то решение простое: станьте более напористым и начните твердо (но вежливо) говорить "нет" большинству просьб.
Квадрант 4: Не срочные и не важные задачи
Деятельность в квадранте 4 не является срочной и не является важной. Это то, что я люблю называть “дурацкой деятельностью”. Квадрат 4 - деятельность не является насущной и не помогает вам достичь долгосрочных целей или выполнить свою миссию как человека. Они в первую очередь отвлекают внимание.
Конкретные примеры не срочных и не важных задач включают в себя:
- просмотр телевизора
- Бездумный серфинг в интернете
- Играть в видеоигры
- VK, Instagram, Facebook, Twitter бездумный серфинг
- Азартные игры
- Бесцельный шоппинг
Я думаю, что если бы большинство из нас провели аудит времени на себя, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на деятельность в четвертом квадрате. Я уверен, что у большинства из нас есть такие моменты ”я трачу свою жизнь впустую" после того, как мы провели часы в интернете и поняли, что могли бы использовать это время для достижения наших более благородных жизненных целей. - Нет?
Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключить деятельность квадрата 4 из своей жизни. После особенно напряженного дня просмотр интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса - это именно то, что нужно моему мозгу для декомпрессии.
Вместо того чтобы стремиться полностью избавиться от не срочных и не важных дел, старайтесь тратить на них лишь очень ограниченное количество времени. 5% или меньше вашего времени - это допустимо.