Заблуждений о роботе с электронным документооборотом (ЭДО) гораздо больше, чем 5, но мы собрали самые частые мифы, которые слышали от своих клиентов. Давайте разбираться.
Миф 1. ЭДО необходим только крупному виду бизнеса, так как их объемы подразумевают волокиту с большим количеством бумажных носителей.
Некоторые считают: если бизнес работает с 2-3 документами в неделю, то внедрение ЭДО – лишнее. Достаточно распечатать документ и отправить контрагенту по почте.
Конечно, так делать можно. Но от ЭДО даже микробизнес может получить ряд преимуществ. Например, с ЭДО, все документы хранятся в облачной системе, что исключает их порчу или утрату. Контрагент не сможет отрицать получение нужных бумаг.
Дополнительно, ЭДО:
- Уменьшает количество бумажных документов;
- Сокращает ресурсы на их обработку;
- Сокращает финансовые издержки на хранение архива. Владельцу бизнеса не понадобится помещение для создания архива. Не потребуется специалист для ведения архива.
Миф 2. Оператор ЭДО – третья сторона. Доверяя ему отправку и хранение документов, я повышаю риски утечки информации.
При переходе на ЭДО вы заключаете с оператором соглашение, которое обязывает его соблюдать определенные требования. К таким требованиям относится в том числе и обеспечение безопасности и конфиденциальности при работе с документами.
Фактически, владельцу бизнеса стоит больше переживать за информацию, изложенную на бумажном носители. Если рассматривать именно передачу документов, то сотрудничество с курьерами и логистическими компаниями не дает гарантий на сохранение конфиденциальной тайны. Не исключайте человеческий фактор, который может проявить себя в любой момент.
Дополнительно, информация на бумажном носители, может попасть в злые руки любым случайным образом. Ваш сотрудник или клиент делали селфи с документы попали в объектив? Но вряд ли кто-то будет без осознано фотографировать информацию с монитора.
Миф 3. Контрагент выбрал одного оператора, а я хочу подключиться к другому. Выходит, мы с ним уже не сможет работать. Зачем нам терять из-за ЭДО проверенного контрагента?
На самом деле всё не так страшно. На сегодняшний день технические решения позволяют производить обмен электронными документами, даже при условии использования разных систем.
Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, помотает роуминг.
Операторы настраивают связь между вами и контрагентом. И тогда вы можете отправить документ из своей системы, а контрагент получить его в своей.
Единственная проблема, которая в данном случае может возникнуть, — временная. Для настройки взаимодействия нужно время. Поэтому при переходе на ЭДО стоит заранее поинтересоваться, какой системой пользуется контрагент.
Миф 4. Электронные документы не имеют юридической силы.
Вопрос о юридической силе ЭД – самый распространенный среди тех, кто не подключился к системам ЭДО.
ФЗ от 06.04.2011 №63 приравнивает юридическую значимость электронного документа и физического. Сертификат ЭП гарантирует неизменность документа с момента подписания.
Миф 5. Оператор ЭДО – лишний посредник. Зачем ему платить деньги, если есть электронная почта.
Если вы хотите обмениваться с контрагентами по электронной почте не счетами-фактурами, то такая возможность не исключается. Для этого вам нужно заключить с контрагентом соглашение, где будет прописано, что такие документы, как договоры, счета или любые другие неформализованные документы, вы будете подписывать сертификатом ЭП и отправлять по электронной почте. И эти документы будут иметь юридическую силу.
При этом вы должны помнить о том, что электронные счета-фактуры, согласно ст. 169 НК РФ, должны передаваться только через оператора ЭДО. Конечно, вы можете отправить их по почте, но ни налоговая, ни другой контролирующий орган такой документ не примет. И этот документ не будет иметь никакой юридической силы.
Вы можете получить дополнительную информацию по бесплатному номеру: 8-800-250-16-03 или связавшись с менеджером СКБ-Контур по адресу электронной почты: vm@olof.ru.
Купить Контур Диадок для ИП на официальном сайте от 900 рублей. Для сервиса доступны акции и уникальные предложения, предоставляемые компанией ОЛОФ для своих клиентов.