Время – деньги. В бизнесе нет бесплатного времени. Совещания и планерки, ответы на вопросы клиентов, сломавшийся ноутбук менеджера и даже сокращенный на час рабочий день – всё это имеет свою цену для бизнеса.
Как уделять внимание самому важному и начать все успевать? Как определить приоритет задачи и грамотно распределить заявки и вопросы клиентов? Эти вопросы ежедневно встают перед маркетингом, продажами и сервисом вашей компании. Поможет тайм-менеджмент.
Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.
При правильном подходе вы сможете решать рабочие задачи гораздо меньшими ресурсами, не теряя важных клиентов и сделок.
Давайте разберемся в правилах планирования времени, как тайм-менеджмент влияет на эффективность сотрудников и руководителей и как автоматизировать процессы управления временем.
Общие правила управления временем
Чтобы не получить при планировании времени в компании "лебедя, рака и щуку", важно договориться о правилах игры заранее. Это значит, что для сотрудников и руководителей должен быть описан стандарт тайм-менеджмента. А именно:
- Ответственный за тайм-менеджмент в компании.
К нему можно прийти, например, с предложением об улучшении, внедрении нового инструмента, изменении в регламенте тайм-менеджмента. - Используемые общие инструменты тайм-менеджмента, например, такие как CRM, почта, общие ресурсы, сервисы и мессенджеры.
- Точность (квант) планирования времени в календаре и задачах.
С какой точностью вам нужно планировать рабочее время - 15 минут или 1 час? - Сроки планирования.
Например, за сколько до начала события можно назначать встречу или звонок? - Единая цветовая схема для планирования времени.
Например, регулярные встречи раскрашиваем синим цветом, а встречи под вопросом - желтым и т.д. - Алгоритм планирования рабочего дня \ недели \ квартала.
С чего начать планирование и как должен выглядеть результат (пример). - Шаблоны задач, собраний и планерок.
Позволят экономить время при назначении повторяющихся и регулярных событий. - Ответственность за нарушение регламента тайм-менеджмента.
Выполнение руководителями и сотрудниками этого регламента поможет повысить в компании культуру планироваться и рационального использования времени.
Эффективность руководителя
Руководитель, как правило, перегружен информационными потоками и задачами. С помощью тайм-менеджмента возможно разгрузить своё расписание и повысить эффективность работы. Для этого необходимо:
- Дать доступ к своему календарю сотрудникам для возможности запросить встречу.
- Планировать в календаре регулярные события, например, совещания и планерки с привлечение широкого круга участников.
- Иметь возможность быстро ставить задачи и легко контролировать их исполнение, т.е. работать по системе "поручил и забыл, вспомнил и проконтролировал". Об этом я писал здесь.
- При выдаче поручения сотруднику видеть его загрузку для понимания реальности выполнения делегируемой задачи в срок.
- Бюджетировать в календаре время на срочные задачи.
- Анализировать затраты времени сотрудников на выполнение задач разных типов.
- Анализировать свои затраты времени на выполнение различных задач.
- Самому соблюдать стандарт тайм-менеджмента в компании. Личным примером показывать эффективность рационального планирования времени.
Эффективность сотрудника
Правильное планирование рабочего времени позволяет сделать больше каждый день. Для этого сотруднику необходимо:
- Отметить все регулярные мероприятия в календаре, например, еженедельные статусы проекта с клиентом или ежедневные планерки отдела продаж.
- Планировать звонки и встречи с клиентами и коллегами в календаре.
- Фиксировать задачи с временем исполнения ("хроносы") или местом\событием выполнения ("кайросы").
- Фиксировать в календаре важные даты, например, день рождения ключевого клиента или вехи проекта.
- Балансировать свою загрузку, смещая не срочные и не важные задачи "вправо".
- Анализировать свои затраты времени на выполнение различных задач и делать выводы по эффективности работы.
Если у сотрудника нет плана работы на день, то он до обеда будет думать чем ему заняться.
Поддерживая свой календарь в актуальном состоянии, сотрудник помогает своему руководителю и коллегам правильно планировать совместные встречи и задачи. Поэтому важно иметь мобильный доступ к календарю для внесения назначенных "на бегу" встреч и корректировки расписания в дороге.
Рабочее время сотрудников и руководителей – единственный невосполнимый ресурс компании. Особенно это важно для сферы услуг. Берегите свое время - автоматизируйте бизнес сегодня, чтобы не потерять деньги завтра! Как это сделать - расскажу в следующей статье.