Выписывать первичку можно по типовым формам или на бланках, разработанных компанией. Контролеры не требуют, чтобы компания подтверждала налоговые расходы исключительно унифицированными формами (письмо Минфина от 06.05.2013 № 03-03-06/1/15770). Но нужно применять типовые формы платежных поручений, расходных КО-2 и приходных КО-1 кассовых ордеров (информация Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, письмо ФНС от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941).
Вспомним обязательные реквизиты первичных документов. Эти знания помогут вам, если вы решите разработать собственные бланки. Документы без обязательных реквизитов опасны, они не подтверждают налоги и вычеты.
Какие реквизиты обязательно должны быть в первичном документе
Чтобы первичку можно было использовать для бухучета и для налогообложения, в ней должны быть указаны все обязательные реквизиты из пункта 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Всего их семь.
- Название документа. Формы первички компания утверждает самостоятельно. Поэтому теоретически назвать их можно как угодно. Но лучше не называть документы произвольно: накладная пусть остается накладной, а путевой лист — путевым листом (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.2013 № Ф03-2842/2013).
- Дата. Без этого реквизита нельзя понять, к какому периоду относится расход. А ошибка в дате приведет к тому, что расходы будут учтены не в том периоде, к которому относится документ.
- Название компании. Поставщики, выписывая документы, путают названия покупателей. Например, вместо «Стела» могут написать «Стелла» или наоборот. Такие ошибки несущественны. То же самое: указано полное или сокращенное название. Ведь это не мешает идентифицировать компанию, если все другие сведения — ИНН, адрес верные.
- Содержание факта хозяйственной жизни. Если речь идет о поставке товаров, в накладной укажите, какие именно товары поставлялись.
Если это работы или услуги, то в актах сдачи-приемки работ безопаснее расшифровать услуги. Либо сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг. Кроме того, в акте оговорите, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором (постановление ФАС Московского округа от 15.07.2011 № КА-А40/7114-11). - Натуральное или денежное измерение. В первичке можно указать денежную стоимость или натуральный измеритель (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). К примеру, в акте по услугам можно привести их стоимость. А при поставке товаров указывайте и рубли, и штуки — упаковки, комплекты.
- Должности. Во всех первичных документах указывайте должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления.
- Подписи. Подписи в договоре и первичке визуально должны быть одинаковыми, если эти документы подписывает одно и то же лицо. Также в документах должна быть расшифровка подписей.
Какие реквизиты несущественны
Несущественны все реквизиты, которые в Законе о бухучете не упомянуты. Например, если вы используете унифицированную форму товарной накладной, то поле «Грузоотправитель и его адрес» заполнять необязательно (письмо ФНС от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227).
Порядковый номер и печать также не являются обязательными реквизитами первички. Однако от нумерации документов лучше не отказываться.
Что касается печати, то, если компания использует свои бланки первички, печать можно не проставлять. Тогда зафиксируйте это правило в учетной политике.
Если же компания продолжает использовать унифицированные формы, на многих таких бланках печать предусмотрена. Поэтому безопаснее ее проставлять.