Опись вложения - документ, представляющий собой юридически значимое описание содержимого почтового отправления (письма, бандероли или посылки с объявленной ценностью). Этот документ активно используется юристами для подтверждения отправленных документов.
Простые и регистрируемые отправления
При направлении документов, например, при предъявлении претензии контрагенту, используют следующие почтовые отправления - простые и регистрируемые: заказные и ценные. Подтвердить факт отправки простого почтового отправления практически невозможно. Поэтому простыми письмами документы отправляют довольно редко. Для этого используют заказную и ценную корреспонденцию.
Подтвердить отправку заказного или ценного отправления можно квитанцией, выданной оператором отделения почтовой связи. В данном документе указывается номер РПО (регистрируемого почтового отправления), по которому можно отследить весь путь письма или бандероли на сайте Почты России. При этом заказное и ценное отправление можно отправить с уведомлением о вручении, на котором адресат распишется в получении, когда будет получать ваше письмо или бандероль. А само уведомление отправят вам обратно.
И только ценное почтовое отправление (с объявленной ценностью) в соответствии с пунктом 10 Правил оказания услуг почтовой связи (см. Приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234) позволяет использовать опись вложения.
Юридическое значение описи вложения
В судебной практике разъяснено, что почтовая квитанция при отсутствии описи вложения не признается безусловным доказательством факта направления и получения документов (Определение ВАС РФ от 19.08.2011 № ВАС-10046/11 по делу № А81-5075/2010, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 15.05.2014 № Ф07-1958/2014 по делу № А56-64701/2012, ФАС Уральского округа от 05.07.2011 № Ф09-9861/06 по делу № А76-7072/2006, Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.08.2013 № 09АП-25368/2013-ГК по делу № А40-168679/12).
Правильное заполнение описи вложения
Отвечая на вопрос, как правильно заполнить опись вложения, отметим, что существует утвержденная форма описи вложения, при заполнении которой отправитель указывает все пересылаемые предметы, их количество и объявленную ценность. Для предметов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк. Исправления не допускаются.
Для отправителя в описи вложения есть два блока, на заполнение которых нужно обратить особое внимание:
1. "Куда/Кому" - здесь необходимо правильно и наиболее полно указать ФИО/наименование адресата и его адрес. Не рекомендуем использовать сокращения.
2. "Наименование предметов" - здесь необходимо правильно и наиболее полно указать не только наименование отправляемого документа, но и его полные реквизиты и краткое юридически значимое содержание. Если документ состоит из нескольких строк, то желательно указать в данном блоке содержание всего документа.
Пример неправильного и правильного заполнения описи вложения
Допустим, нам необходимо направить продавцу некачественного товара претензию с отказом от договора купли-продажи и требованием возврата денежных средств.
Это можно сделать так (неправильно):
Или так (правильно):
Что дальше делать с описью вложения?
При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись. Один из экземпляров описи вкладывают в отправление, другой возвращают отправителю.
После такого удостоверения у вас на руках будет два документа, совокупность которых позволить доказать факт отправки конкретного документа:
1) почтовая квитанция с номером РПО;
2) опись вложения с юридически значимым описанием содержимого (документа).
Примечание: Необходимо учитывать, что при отправке письма с описью вложения обязательно оказывается услуга "Проверка соответствия вложения почтового отправления описи вложения", т.е. оператор почтовой связи сверяет опись вложения с содержимым. Стоимость тарифа зависит от региона отправки. Актуальную цену можно уточнить в любом почтовом отделении или на сайте Почты России.