В этом материале даем рекомендации, как не тратить время на совещания и составить правильный список дел.
Подписаться на канал «Деловая среда», чтобы читать полезные для бизнеса статьи.
Составляйте список дедлайнов вместо списка дел
Скорей всего, у вас есть список дел — в блокноте или органайзере, в заметках на телефоне или просто в голове. Бывает ли такое, что некоторые задачи переходят из списка в список уже несколько месяцев, а руки так и не доходят до их выполнения? Они висят мертвым грузом, намекая на вашу непродуктивность и лень. Избавиться от таких задач, а также сократить список дел проще, чем кажется.
Назначьте для каждой задачи из списка дедлайн. Это самый простой путь превращения списка дел в график и четкий план что и когда делать.
Например, если вы составляете коммерческое предложение для крупного клиента, укажите дату, когда вы его отправите. К этому сроку вы не только должны составить коммерческое предложение, но и учесть время, за которое дизайнер/помощник/фрилансер его оформит. Соответственно, у задачи появятся еще несколько дедлайнов:
- 1 — когда вы отдадите наброски дизайнеру,
- 2 — когда дизайнер пришлет готовый вариант,
- 3 — когда вы отправите дизайнеру правки,
- 4 — получите окончательный вариант коммерческого предложения и отправите клиенту.
Теперь вместо одной размытой задачи из списка у вас разработанный план с четкими сроками, по которому вы будете двигаться.
Если вы работаете в команде, важно, чтобы каждый ее участник видел задачи и дедлайны коллег. Это помогают сделать сервисы таск-трекеров — Trello, ПланФикс. В крайнем случае командный таск-трекер можно собрать и в таблице Excel или Google Sheets.
Главное преимущество установки дедлайнов для всех рабочих (да и не только) дел — снижение уровня стресса. Вы начнете контролировать происходящее и планировать свой день исходя из дедлайнов, так как у вас уже будет четкий график. Останется только его придерживаться и корректировать по ситуации.
Соблюдайте четыре базовых правила совещаний
Большинство совещаний — пустая трата времени. Они съедают время, превращаются в балаган и не приносят очевидных результатов. Чтобы продуктивно проводить совещания, не обязательно обладать знаниями уровня ядерной физики. Нужно всего лишь соблюдать основы.
Первое — планируя совещание определите цель. Она позволит составить повестку.
Второе — решите, кому точно стоит участвовать в обсуждении конкретного вопроса. Если определенные сотрудники должны быть в курсе совещания, но им не обязательно на нем присутствовать лично, предупредите их о предстоящем совещании и расскажите о решениях, принятых на нем.
Третье — в начале совещания оговорите его цель и сфокусируете собравшихся на поставленной задаче. Участники должны быть максимально вовлечены в обсуждение и поиск решения. Ваша задача добиться вовлечения.
Четвертое — не забудьте подвести итоги после обсуждения и немного порефлексировать. Ответьте на вопросы: «Все ли участники совещания действительно принимали в нем участие? Отвлекало ли что-то от главной цели и повестки дня?»
Хотите узнать больше рекомендаций и усилить свой бизнес? Читайте книгу БИЗНЕС-ХАКИ. Секретный опыт успешных предпринимателей России>>>
Читайте также:
Как предпринимателю не сойти с ума и найти баланс
Тайм-менеджмент для предпринимателей
7 лайфхаков для предпринимателей: от организации списка дел до вовлечения сотрудников
Как провести выходные с пользой для себя и бизнеса: 5 идей