По мнению некоторых авторов по теме, есть два типа прокрастинаторов: те, которые откладывают принятие решений, и те, которые откладывают принятие действий. Люди, которые избегают принимать решения, как правило, зависят от других и полагаются на них. Люди, которые избегают принимать меры, как правило, имеют проблемы с низкой самооценкой. Они способны принять решение, но никогда не следуют ему. Есть люди, которые попадают в обе эти категории.
В этой статье мы рассмотрим 5 способов исправить прокрастинацию.
1.Проведите учет, чтобы определить, сколько времени Вам нужно на определенные задачи.
Первое, что необходимо сделать, прежде чем стать более продуктивным, - это определить, как Вы работаете и сколько времени Вам требуется для выполнения определенных задач. Есть много людей, которые например говорят себе, что проверят социальные сети в течение двадцати минут, а по факту пропадают в них несколько часов.
Первый способ исправить это - начать учет своей деятельности. Поставьте себе задачу в течении двух дней записывать все, что делаете, с шагом в пятнадцать минут. И выберите для себя типичные рабочие дни, а не сумасшедший ненормальный день. Знание того, сколько времени на самом деле у вас уходит на выполнение определенных задач, поможет Вам выполнить Шаг 3 планирование дня.
2. Определите, когда выполняете самые важные задачи.
Теперь, когда Вы знаете, сколько времени требуется для выполнения определенных задач, необходимо узнать, когда Вы выполняете самые важные задачи. Вы относитесь к тому типу людей, которые готовы по утрам "свернуть горы", а к вечеру запас рабочей энергии иссякает? Или Вы из тех, кто любит поработать вечером, когда другие уже хотели бы отдыхать? Знание своего личного стиля работы и того, когда Вы наиболее продуктивны, поможет планировать свой день. Планируйте свои самые важные задачи на наиболее продуктивную часть дня. В течение наименее продуктивной части дня планируйте взаимодействие с социальными сетями и ответы на электронные письма и пр. Если Вы выполнили первый шаг по ведению учета, Вы должны увидеть, в какой период дня выполняли большую часть важной работы.
3. Планируйте свой день.
Теперь Вы знаете, сколько времени уходит на выполнение самых обычных задач и когда Вы наиболее продуктивны и работаете лучше всего. Давайте перейдем к тому, как планировать свой день так, чтобы Вы были абсолютно наиболее продуктивны.
Первое, что вам нужно сделать, это поместить Все задачи, абсолютно все в свой календарь. Если Вы знаете, что работаете больше всего и лучше всего до 14: 00, запланируйте это время дня для самых важных задач. Во наименее продуктивного времени запланируйте время на социальные сети, ответы на электронные письма или телефонные звонки, планирование будущих проектов и т.п.
Планируйте свое время так, как если бы Вы назначали встречу для этого проекта или задачи. Уделите себе 20-25 минут свободного от отвлекающих факторов времени для сосредоточения на этой единственной задаче. Как только закончите 20-25 минут фокусировки, сделайте пятиминутный или десятиминутный перерыв, чтобы переключиться на следующую задачу. Исследования показали, что внезапное переключение с одной задачи на другую, не давая мозгу времени на переход, может стоить до 40% вашего продуктивного времени.
При планировании времени в календаре используйте цветовых схемы. Отмечайте разными цветами самые важные задачи, наименее важные задачи, дела которые можно перенести и т.п. Это позволит увидеть, что является приоритетом, как только Вы посмотрите на свой календарь.
4. Как установить крайние сроки
Теперь, когда Вы знаете, как планировать свое время, давайте сделаем еще один шаг вперед и установим для себя крайние сроки для проектов и задач.
Первый шаг - убедиться, что Вы ставите перед собой разумную цель. Разумная цель является конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и своевременной. Ставя перед собой цель, задайте себе следующие вопросы:
- Кто задействован в задаче?
- Чего я хочу добиться?
- Где это будет происходить?
- Когда это произойдет?
- Какие требования для этого существуют?
- Почему я хочу установить этот крайний срок?
- Как я узнаю, когда это будет сделано?
Сопротивляйтесь желанию ставить перед собой слишком легкие цели. Ваши цели должны быть трудными, чтобы Вы постоянно росли сами и Ваши навыки. Помните, что цель может быть как высокой, так и реалистичной. Только Вы можете решить, насколько высокой должна быть цель. Если Вам не хватает навыков, необходимых для достижения цели, планируйте время для того, чтобы получить необходимые знания.
Последний шаг в достижении цели - начните создавать свой крайний срок, разбив проект на этапы. Так Вы поймете, сколько времени займет каждый шаг, а затем установить суб-крайний срок для каждого из этих шагов. Сосредоточьтесь на одном шаге, работайте над ним, пока он не будет завершен, а затем переходите к следующему шагу.
Когда вы устанавливаете временные рамки для своих целей, вернитесь к шагу 1, чтобы подсчитать, сколько времени потребуется для выполнения определенных задач. Знание этого поможет установить реалистичные временные рамки и убедиться, что Вы даете себе достаточно времени.
Если Вы работаете с командой или зависите от подрядчика, проконсультируйтесь с ними, прежде чем устанавливать свои временные рамки. Чрезвычайно важно в дальнейшем контролировать других участников проекта, на предмет исполнения сроков.
Наконец, всегда предполагайте, что у Вас будут проблемы в последнюю минуту и проблемы, которые потенциально могут отбросить проект или задачу назад. Планируйте свои крайние сроки так, чтобы дать себе некоторое пространство для маневра.
5. Составляйте списки
Теперь, когда Вы знаете, как правильно установить цель и сроки, перейдем к составлению списков. Ваш крайний срок - это общее представление о том, что нужно сделать к установленной дате. Построение списка поможет убедиться, что Вы выполняете все более мелкие задачи.
Когда Вы работаете над большим количеством задач, легко может случится ситуация, что некоторые из них Вы упустите. Существует несколько типов списков, которые необходимо создать.
Список основных целей
Главная цель - это долгосрочный список того, что вы хотите сделать за 90-180 дней. Подумайте о том, что Вы хотите сделать в ближайшие три-шесть месяцев, что окажет огромное влияние на вашу карьеру и вашу жизнь. Запишите, что и когда Вы хотите реализовать.
Еженедельный список проектов
Еженедельный список проектов состоит из разбитых элементов из вашего основного списка целей.
Ежедневный список дел
Ежедневный список дел должен состоять из задач, выполнение которых занимает не более нескольких часов. Не используйте ежедневный список дел в качестве места для размещения всех задач, над которыми вам нужно работать, это был бы бесконечный список. Используйте ежедневный список дел, чтобы разбить элементы вашего еженедельного списка проектов.
Создайте свой ежедневный список дел в конце дня перед отъездом. Посмотрите на свой список прошедшего дня. Было ли в этом списке что-то, чего вы не смогли выполнить? Если так, перенесите задачу в завтрашний ежедневный список.
Дополнительная информация.
По освещенному вопросу, автор рекомендует к прочтению следующую литературу (при заказе по ссылке, скидка на книги 10%):
1. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010.Глеб Архангельский
Спасибо, что дочитали статью до конца, надеюсь она была полезной!
Будет неплохо, если подпишитесь на канал.
Ваш покорный слуга, OlegH.